Canal de Denuncias Obligatorio 2026: Guía Completa de la Ley 2/2023 (Whistleblowing)

Un Canal de Denuncias (o, como lo denomina la ley, un "Sistema Interno de Información") es un cauce de comunicación seguro diseñado para que los empleados y otras personas relacionadas con una organización puedan informar, de manera confidencial o anónima, sobre posibles irregularidades, conductas ilícitas o infracciones normativas cometidas en el seno de la misma.

El objetivo principal es doble: por un lado, proteger al informante (conocido en la jerga como "whistleblower") de posibles represalias; y por otro, permitir que la propia empresa sea la primera en conocer la existencia de un problema para poder investigarlo y solucionarlo internamente, antes de que escale y cause un daño mayor a su reputación o a sus finanzas.

Implantar un Canal de Denuncias eficaz no debe verse solo como una obligación legal, sino como una herramienta estratégica de buen gobierno corporativo. Fomenta una cultura de transparencia y ética, disuade de la comisión de irregularidades, reduce el riesgo de sanciones y crisis reputacionales, y demuestra el compromiso de la dirección con el cumplimiento normativo (compliance).

La obligación de implantar un Canal de Denuncias en España emana de dos normas fundamentales que toda empresa debe conocer:

1. Directiva (UE) 2019/1937 (Directiva Whistleblowing): Aprobada en 2019, esta directiva europea estableció por primera vez un marco común para la protección de los denunciantes en toda la Unión Europea. Su objetivo era garantizar que las personas que informaran sobre infracciones del Derecho de la Unión en áreas como la contratación pública, los servicios financieros, la seguridad de los productos o la protección del medio ambiente, tuvieran unos estándares mínimos de protección frente a represalias.
2. Ley 2/2023, de 20 de febrero: Es la ley española que transpone la Directiva Whistleblowing a nuestro ordenamiento. Sin embargo, la ley española es más ambiciosa que la directiva: no solo obliga a proteger a quienes denuncien infracciones del Derecho de la UE, sino que amplía el ámbito de aplicación a las infracciones penales y administrativas graves o muy graves del ordenamiento jurídico español.

Una de las preguntas más importantes es: ¿está mi empresa obligada a implantar un Canal de Denuncias? La Ley 2/2023 establece claramente qué entidades del sector privado y público deben contar con un Sistema Interno de Información.

Obligados en el Sector Privado (Art. 10)

Deben tener un Canal de Denuncias todas las siguientes personas físicas o jurídicas del sector privado:

• Personas físicas o jurídicas que tengan contratados a 50 o más trabajadores.
• Empresas de cualquier tamaño que operen en los sectores de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente.
• Empresas sujetas a la normativa de la UE en estas materias, independientemente de su tamaño.
• Todos los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y las fundaciones que de ellos dependan, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

Obligados en el Sector Público (Art. 13)

La obligación es aún más amplia en el sector público. Deben tener un Canal de Denuncias TODAS las entidades que lo integran, sin excepción por tamaño:

• La Administración General del Estado, las Administraciones autonómicas y las entidades que integran la Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones...).
• Organismos y entidades públicas vinculadas o dependientes.
• Autoridades administrativas independientes y el Banco de España.
• Universidades públicas.
• Corporaciones de Derecho Público (Colegios Profesionales, Cámaras de Comercio...).
• Fundaciones del sector público.
• Sociedades mercantiles con participación pública superior al 50%.

Es fundamental destacar que los plazos que la Ley 2/2023 otorgó para implantar los Sistemas Internos de Información ya han finalizado. Esto significa que cualquier empresa obligada que aún no disponga de un canal de denuncias conforme a la ley está en situación de incumplimiento y se expone a graves sanciones.

El artículo 2 de la Ley 2/2023 establece un amplio abanico de acciones u omisiones que pueden ser objeto de denuncia a través del canal. La protección se extiende a quienes informen sobre:

La ley otorga protección a un círculo muy amplio de personas que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional. No es necesario ser empleado para estar protegido. El artículo 3 de la ley protege a:

Además, la protección no se limita al informante. También se extiende a:

• Personas que asisten al informante en el proceso (representantes legales, compañeros...).
• Personas del entorno del informante que puedan sufrir represalias, como familiares o compañeros de trabajo.
• Personas jurídicas propiedad del informante o para las que trabaje.

No basta con poner una dirección de correo electrónico. La ley es muy estricta con los requisitos que debe cumplir el Sistema Interno de Información para ser válido. Debe ser un sistema seguro, confidencial y accesible.

La ley crea una nueva figura fundamental: el Responsable del Sistema Interno de Información. Es la persona o el órgano encargado de la gestión diligente del canal y de la tramitación de las investigaciones. Su nombramiento debe ser comunicado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.).

La ley establece un procedimiento claro y con plazos estrictos para la gestión de las comunicaciones recibidas a través del canal interno.

Aunque la ley prioriza el uso del canal interno, el informante siempre tiene la opción de acudir directamente a un canal externo si lo considera más apropiado, por ejemplo, si cree que el canal interno no es eficaz o si teme represalias.

Canal Externo de Información

El principal canal externo es la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), un nuevo organismo estatal encargado de recibir y tramitar denuncias y de ejercer la potestad sancionadora. Las Comunidades Autónomas también pueden crear sus propias autoridades análogas.

Revelación Pública

Como último recurso, la ley también protege a las personas que hagan una revelación pública (por ejemplo, a la prensa) de la información, pero solo bajo condiciones muy estrictas:

• Si ha denunciado primero por vía interna y externa sin que se tomaran medidas.
• Si tiene motivos razonables para pensar que existe un peligro inminente o manifiesto para el interés público (una emergencia, un daño irreversible...).
• Si al acudir al canal externo existe un riesgo de represalias o hay pocas probabilidades de que se dé un seguimiento eficaz a la denuncia.

Este es el corazón de la ley. El artículo 35 prohíbe expresamente cualquier acto que constituya o pueda constituir una represalia contra las personas que presentan una comunicación. La lista de represalias prohibidas es muy amplia e incluye tanto las más obvias como otras más sutiles.

Una de las grandes novedades de la ley es la inversión de la carga de la prueba. Si un informante sufre un perjuicio (por ejemplo, un despido) después de haber presentado una denuncia, se presumirá que ha sido una represalia. Será la empresa la que deba probar que la medida se basó en motivos debidamente justificados y ajenos a la denuncia.

La Ley 2/2023 establece un régimen sancionador muy duro para disuadir del incumplimiento. Las sanciones varían en función de si el infractor es una persona física o jurídica y de la gravedad de la infracción.

¿Qué se considera una infracción muy grave?

Se consideran infracciones muy graves, sancionables con hasta 1 millón de euros para las empresas:

• No disponer de un Sistema Interno de Información conforme a la ley.
• Adoptar cualquier tipo de represalia contra los informantes.
• Vulnerar las garantías de confidencialidad y anonimato.
• Comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad.

Si tu empresa está obligada y aún no ha implementado el canal, o si quieres asegurarte de que el tuyo cumple con la ley, estos son los pasos fundamentales a seguir:

1. Toma de decisión y aprobación por la dirección: El órgano de administración debe aprobar la implantación del sistema como una decisión estratégica.
2. Nombramiento del Responsable del Sistema: Designar a la persona o al órgano que se encargará de la gestión, garantizando su independencia.
3. Elección de la herramienta: Decidir si se utilizará un software específico (lo más recomendable para garantizar la seguridad y la trazabilidad) o medios más tradicionales. Valorar la externalización de la gestión.
4. Redacción del procedimiento: Elaborar un documento que regule el uso del canal, el procedimiento de investigación, los plazos y los derechos de las partes. Este procedimiento debe ser aprobado por la dirección.
5. Comunicación y formación: Informar a toda la plantilla de la existencia del canal, de su finalidad y de cómo utilizarlo. Es fundamental formar a los directivos y mandos intermedios sobre la prohibición de represalias.
6. Puesta en marcha y publicidad: Hacer el canal accesible, por ejemplo, a través de un enlace visible en la intranet o en la página web de la empresa.

Para entender mejor el funcionamiento y la importancia del Canal de Denuncias, analicemos tres escenarios hipotéticos pero realistas en los que esta herramienta resulta crucial.

La implantación del Canal de Denuncias, lejos de ser un mero trámite burocrático, representa un cambio de paradigma en la gestión empresarial. La Ley 2/2023 no solo impone una obligación, sino que ofrece a las organizaciones una poderosa herramienta para fortalecer su integridad, gestionar sus riesgos y proteger su activo más valioso: su reputación.

Ver el Canal de Denuncias únicamente como un coste o una carga es una visión cortoplacista. Una implementación correcta y una gestión diligente convierten esta obligación legal en una inversión estratégica con un retorno claro:

• Detección temprana de riesgos: Permite identificar y neutralizar problemas internos antes de que se conviertan en crisis públicas, sanciones millonarias o procesos judiciales.
• Fomento de una cultura ética: Envía un mensaje inequívoco a toda la organización: la dirección no tolera las conductas ilícitas y se compromete con la transparencia.
• Mejora de la reputación: Genera confianza entre empleados, clientes, proveedores e inversores, posicionando a la empresa como una entidad responsable.
• Reducción de costes: Prevenir el fraude, la corrupción o los accidentes laborales es infinitamente más rentable que gestionar sus consecuencias.

En definitiva, el Canal de Denuncias es un pilar fundamental del compliance y una pieza clave en la construcción de empresas más resilientes, éticas y sostenibles a largo plazo. Ignorar esta realidad ya no es una opción; abrazarla como una oportunidad es el camino de las organizaciones que aspiran a liderar en el siglo XXI. Un buen software de control horario puede ayudarte a gestionar tu plantilla y saber exactamente cuándo superas el umbral de los 50 trabajadores.

La implementación de un Canal de Denuncias no es un proyecto que termina con la elección de un software y la redacción de un protocolo. Su verdadero éxito y su máximo potencial se alcanzan cuando se integra plenamente en la cultura de la empresa, transformando la manera en que los empleados perciben la ética y la responsabilidad.

Del Miedo a la Confianza

Tradicionalmente, la figura del "chivato" ha tenido una connotación negativa. Los empleados a menudo temen ser señalados, aislados o castigados por informar sobre las malas prácticas de sus compañeros o superiores. La Ley 2/2023 y un Canal de Denuncias bien implementado buscan revertir esta percepción, creando un entorno de seguridad psicológica donde informar no es un acto de traición, sino de lealtad hacia la integridad de la empresa.

Cuando los empleados ven que sus preocupaciones son tomadas en serio, que las investigaciones se llevan a cabo de forma justa y profesional, y que la empresa actúa de manera decisiva contra las irregularidades, la confianza en la dirección se fortalece. Se pasa de una cultura del miedo y el silencio a una cultura de la confianza y la transparencia.

Un Diálogo Abierto sobre la Ética

El Canal de Denuncias abre la puerta a un diálogo continuo sobre lo que está bien y lo que está mal dentro de la empresa. Las formaciones asociadas al canal, los dilemas que se plantean y los casos que se resuelven (siempre de forma anónima y agregada) sirven como material pedagógico para toda la plantilla.

El Canal de Denuncias no es una isla. Se integra y se retroalimenta con otros elementos clave del universo del Compliance, creando un ecosistema de control y buen gobierno mucho más robusto. Entender estas sinergias es vital para maximizar su eficacia.

Una visión integral del compliance permite que estos elementos no funcionen como silos, sino como un sistema interconectado. Por ejemplo, una denuncia sobre irregularidades en la contratación puede destapar no solo un problema de fraude, sino también una vulnerabilidad en el modelo de prevención de delitos y una posible discriminación que afecte al Plan de Igualdad.

Implementar un Canal de Denuncias eficaz va más allá de cumplir con un checklist legal. Las empresas se enfrentan a varios desafíos prácticos que, si no se gestionan adecuadamente, pueden convertir el canal en una herramienta ineficaz o incluso contraproducente.

Principales Desafíos

Buenas Prácticas Recomendadas

• Comunicación Proactiva y Constante: No basta con anunciar el canal una vez. Hay que recordar su existencia periódicamente y reforzar constantemente el mensaje de "tolerancia cero" con las represalias.
• Formación Específica y por Niveles: La formación debe adaptarse. La alta dirección necesita entender el riesgo estratégico. Los mandos intermedios deben ser formados exhaustivamente en la prohibición de represalias.
• Externalizar la Gestión: Para la mayoría de las pymes, externalizar la recepción y gestión de las denuncias a un tercero experto es la mejor opción. Garantiza independencia, profesionalidad y confidencialidad.
• Realizar Auditorías Periódicas: Es recomendable revisar el funcionamiento del sistema al menos una vez al año. Analizar el número de denuncias, los tiempos de resolución y los temas más recurrentes.
• Integrar el Canal en el Onboarding: Incluir una explicación detallada sobre el Canal de Denuncias y la cultura ética de la empresa en el proceso de incorporación de los nuevos empleados.

La Ley 2/2023 no es el final del camino, sino el principio de una nueva era en la transparencia y la responsabilidad corporativa. La tendencia a nivel global es clara: cada vez se exigirá un mayor nivel de escrutinio sobre la forma en que operan las empresas, no solo por parte de los reguladores, sino también de los inversores, los consumidores y la sociedad en general.

Podemos esperar que en los próximos años la normativa de whistleblowing se vaya refinando. La jurisprudencia irá matizando aspectos clave, como qué constituye exactamente una represalia o los límites de la protección. Además, es probable que la tecnología juegue un papel cada vez más importante, con plataformas de denuncia más sofisticadas que utilicen inteligencia artificial para la clasificación inicial de las alertas o blockchain para garantizar una trazabilidad inmutable de las evidencias.