Plan de Igualdad 2026: Guía Completa sobre Obligaciones, Registro y Sanciones

Un Plan de Igualdad es un conjunto ordenado de medidas, adoptadas después de realizar un diagnóstico de situación, tendentes a alcanzar en la empresa la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres y a eliminar la discriminación por razón de sexo. Así lo define el artículo 46 de la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres. En otras palabras, es una hoja de ruta que guía a la empresa hacia un entorno laboral más justo, equitativo y libre de discriminación.

El objetivo principal de un Plan de Igualdad no es solo cumplir con la ley, sino también generar un cambio cultural profundo en la organización. Se trata de identificar las barreras, tanto visibles como invisibles, que dificultan la igualdad real y efectiva, y de diseñar acciones concretas para derribarlas. Estas barreras pueden manifestarse en cualquier ámbito de la gestión de personas: en los procesos de selección, en la clasificación profesional, en la formación, en la promoción, en las condiciones de trabajo, en la retribución o en la conciliación de la vida personal, familiar y laboral.

Un Plan de Igualdad bien diseñado y ejecutado no solo beneficia a las trabajadoras, sino a toda la empresa. Fomenta un mejor clima laboral, aumenta la motivación y el compromiso de la plantilla, mejora la imagen y la reputación de la empresa, atrae y retiene el talento, y puede incluso mejorar la productividad y los resultados económicos. En definitiva, la igualdad no es solo una cuestión de justicia social, sino también de inteligencia empresarial.

Principios rectores de un Plan de Igualdad

La elaboración y aplicación de un Plan de Igualdad debe regirse por una serie de principios fundamentales que garantizan su eficacia y legitimidad. El primero y más importante es el principio de negociación: el plan debe ser negociado con la representación legal de las personas trabajadoras. No es un documento que la empresa pueda imponer unilateralmente. Esta negociación asegura que el plan responda a las necesidades reales de la plantilla y genera un mayor compromiso con su cumplimiento.

El segundo principio es la transversalidad de género (gender mainstreaming), que implica integrar la perspectiva de género en todas las políticas y decisiones de la empresa, no solo en aquellas relacionadas directamente con la gestión de personas. Se trata de analizar cómo cada decisión puede afectar de forma diferente a mujeres y hombres y de tomar medidas para evitar impactos negativos.

Otros principios importantes son la participación de toda la plantilla en el proceso, la transparencia en la comunicación de los objetivos y resultados, la evaluación continua para medir el impacto de las medidas y corregir desviaciones, y la sostenibilidad en el tiempo, asegurando que el compromiso con la igualdad se mantenga más allá de la vigencia del plan. Un buen software de control horario puede ayudar a gestionar y documentar muchas de estas medidas.

La obligación de elaborar y aplicar un Plan de Igualdad no afecta a todas las empresas por igual. La normativa establece tres supuestos principales en los que una empresa está obligada a tener un plan. El más conocido es el que se basa en el tamaño de la plantilla, pero no es el único. Es fundamental que cada empresa verifique si se encuentra en alguna de estas situaciones para evitar posibles sanciones.

1. Obligación por número de trabajadores

Desde el 7 de marzo de 2022, todas las empresas que tengan 50 o más personas en plantilla están obligadas a tener un Plan de Igualdad. Esta obligación se introdujo de forma progresiva:

• Desde el 7 de marzo de 2020: Empresas de más de 150 trabajadores.
• Desde el 7 de marzo de 2021: Empresas de más de 100 y hasta 150 trabajadores.
• Desde el 7 de marzo de 2022: Empresas de 50 a 100 trabajadores.

Es crucial entender que una vez que una empresa alcanza el umbral de 50 trabajadores, nace la obligación de negociar, elaborar y aplicar el plan. Esta obligación se mantiene incluso si posteriormente la plantilla desciende por debajo de 50, hasta que finalice la vigencia del plan acordado (que no puede ser superior a cuatro años).

2. Obligación por convenio colectivo

Independientemente del tamaño de su plantilla, una empresa puede estar obligada a tener un Plan de Igualdad si así lo establece el convenio colectivo que le sea de aplicación. Muchos convenios sectoriales o de empresa han introducido esta obligación para empresas de menos de 50 trabajadores como una medida para fomentar la igualdad en su ámbito. En estos casos, el propio convenio suele establecer las particularidades del plan, como su contenido, vigencia o procedimiento de negociación.

3. Obligación por sanción de la autoridad laboral

El tercer supuesto se da cuando la autoridad laboral (la Inspección de Trabajo y Seguridad Social) impone la elaboración de un Plan de Igualdad como una sanción accesoria tras constatar la existencia de una discriminación por razón de sexo. En estos casos, la Inspección puede sustituir las sanciones económicas por la obligación de elaborar y aplicar un plan, fijando los plazos y condiciones para ello. Esta medida tiene un carácter reparador y busca corregir las prácticas discriminatorias detectadas.

Calcular correctamente el número de personas en plantilla es el primer paso y uno de los más importantes para determinar si una empresa está obligada a tener un Plan de Igualdad. El Real Decreto 901/2020 establece unas reglas muy claras para este cómputo, que buscan reflejar la realidad de la fuerza laboral de la empresa más allá de los contratos indefinidos a tiempo completo. Se debe tener en cuenta la plantilla total de la empresa, incluyendo todos sus centros de trabajo.

Claves del cómputo

La regla más llamativa es que cada persona con contrato a tiempo parcial computa como una persona más, con independencia del número de horas que trabaje. Esto significa que un trabajador con un contrato de 10 horas semanales cuenta lo mismo que uno de 40 horas. Esta medida busca evitar que las empresas utilicen la contratación a tiempo parcial para eludir la obligación de tener un Plan de Igualdad.

Otra regla importante es la inclusión de los contratos temporales que se hayan extinguido en los seis meses anteriores al momento del cómputo. Por cada 100 días trabajados por estos contratos (sumando todos los contratos extinguidos), se computará una persona más. Esto pretende reflejar la plantilla real de empresas con alta rotación o estacionalidad.

¿Cuándo hay que hacer el cómputo?

Las empresas deben realizar este cómputo al menos dos veces al año: el 30 de junio y el 31 de diciembre. Si en cualquiera de estas dos fechas la empresa alcanza o supera el umbral de 50 trabajadores, nace la obligación de iniciar la negociación del Plan de Igualdad. El plazo para constituir la comisión negociadora es de tres meses desde ese momento.

La elaboración de un Plan de Igualdad es un proceso estructurado que consta de varias fases, cada una con sus propios objetivos y requisitos. No se trata de un documento que se pueda redactar de la noche a la mañana, sino que requiere un análisis riguroso, una negociación constructiva y un compromiso firme por parte de la empresa y de la representación de los trabajadores. El proceso completo, desde que nace la obligación hasta que el plan está registrado, no puede durar más de un año.

Fase 1: Compromiso y Constitución de la Comisión Negociadora

El proceso se inicia con una declaración formal de la dirección de la empresa, manifestando su compromiso con la igualdad y su intención de elaborar un Plan de Igualdad. A continuación, se convoca a la representación legal de los trabajadores para constituir la Comisión Negociadora, que será el órgano encargado de negociar tanto el diagnóstico como el plan. El plazo para constituir esta comisión es de tres meses desde que nace la obligación.

Fase 2: Diagnóstico de Situación

Esta es la fase más laboriosa y crucial. Consiste en realizar una "radiografía" de la empresa desde una perspectiva de género, recopilando y analizando datos cuantitativos y cualitativos sobre al menos nueve áreas obligatorias (selección, formación, retribuciones, etc.). El objetivo es identificar las posibles desigualdades, brechas y barreras que existen en la empresa. Este diagnóstico debe ser negociado y acordado por la Comisión Negociadora.

Fase 3: Diseño y Negociación del Plan

Con los resultados del diagnóstico sobre la mesa, la Comisión Negociadora debe diseñar el Plan de Igualdad. Esto implica definir los objetivos que se quieren alcanzar, las medidas concretas que se van a implementar para lograrlos, el calendario de actuación, los recursos (humanos y materiales) que se van a destinar y los indicadores que se utilizarán para medir el éxito de cada medida. Todo el contenido del plan debe ser negociado y acordado por ambas partes.

Fase 4: Implantación y Registro

Una vez aprobado y firmado el plan, comienza su implantación. La empresa debe comunicar el plan a toda la plantilla y poner en marcha las medidas acordadas según el calendario establecido. Además, dispone de un plazo de 15 días desde la firma para solicitar su inscripción en el Registro de Convenios y Acuerdos Colectivos (REGCON). El registro es un trámite obligatorio que dota de publicidad y validez al plan.

Fase 5: Seguimiento y Evaluación

El Plan de Igualdad no es un documento estático. Debe ser un instrumento vivo que se someta a un seguimiento y evaluación continuos. Se debe constituir una Comisión de Seguimiento (que puede ser la misma Comisión Negociadora) que se encargará de velar por el cumplimiento del plan, medir el grado de consecución de los objetivos a través de los indicadores definidos y proponer mejoras o correcciones. Se recomienda realizar evaluaciones intermedias (anuales) y una evaluación final al término de la vigencia del plan.

La Comisión Negociadora es el corazón del proceso de elaboración del Plan de Igualdad. Es el órgano paritario donde la empresa y la representación de los trabajadores dialogan, analizan y acuerdan tanto el diagnóstico como las medidas que conformarán el plan. Su correcta constitución y funcionamiento son requisitos indispensables para la validez del plan. Un plan que no haya sido negociado con la representación legal de los trabajadores es nulo.

Composición de la parte social

La composición de la parte social de la comisión varía en función de si la empresa tiene o no representación legal de los trabajadores (RLT), es decir, comité de empresa o delegados de personal.

1. Empresas CON Representación Legal de los Trabajadores (RLT): La negociación corresponde al comité de empresa, a los delegados de personal o a las secciones sindicales si las hay y suman la mayoría de los miembros del comité. La composición de la parte social debe ser proporcional a la representatividad de cada sindicato. Si la empresa tiene varios centros de trabajo, negociará el comité intercentros si existe y tiene competencias para ello.

2. Empresas SIN Representación Legal de los Trabajadores (RLT): En este caso, la parte social de la comisión estará formada por los sindicatos más representativos y representativos del sector al que pertenezca la empresa. La empresa debe convocarlos para que formen una comisión sindical. Esta comisión tendrá un máximo de 6 miembros (o 13 si hay centros con y sin RLT) y su composición será proporcional a la representatividad de cada sindicato en el sector. Si ningún sindicato responde a la convocatoria en 10 días, la empresa no puede elaborar el plan unilateralmente; debe insistir o buscar vías de mediación.

El deber de negociar de buena fe

Ambas partes, empresa y representación de los trabajadores, tienen el deber de negociar de buena fe con vistas a la consecución de un acuerdo. Esto implica facilitar la información necesaria, realizar propuestas realistas, escuchar los argumentos de la otra parte y mostrar una voluntad real de llegar a un consenso. El acuerdo final requiere la conformidad de la empresa y de la mayoría de la representación de los trabajadores que componen la comisión.

En caso de desacuerdo persistente, las partes pueden acudir a los sistemas de solución autónoma de conflictos (como la mediación o el arbitraje) previstos en los convenios colectivos o en los acuerdos interprofesionales. El objetivo es siempre intentar desbloquear la negociación y alcanzar un acuerdo que permita la aprobación y registro del plan.

El Diagnóstico de Situación es el pilar sobre el que se construye todo el Plan de Igualdad. Sin un buen diagnóstico, el plan será un mero documento de intenciones sin impacto real. Consiste en una investigación exhaustiva de la situación de la empresa en materia de igualdad, recopilando y analizando datos cuantitativos y cualitativos para identificar las posibles desigualdades, brechas, barreras y áreas de mejora. Este diagnóstico debe ser negociado en el seno de la Comisión Negociadora.

El Real Decreto 901/2020 establece que el diagnóstico debe extenderse a, como mínimo, las siguientes nueve áreas:

Análisis de cada área

Para cada una de estas áreas, la Comisión Negociadora debe recopilar datos desagregados por sexo y analizarlos para detectar posibles desigualdades. Por ejemplo:

• Selección: ¿Hay sesgos de género en las ofertas de empleo? ¿El porcentaje de mujeres y hombres contratados es equilibrado? ¿Se utilizan criterios de selección objetivos?
• Clasificación y promoción: ¿Existen categorías profesionales masculinizadas o feminizadas? ¿Las mujeres y los hombres tienen las mismas oportunidades de ascender? ¿Qué es el "techo de cristal" en la empresa?
• Formación: ¿Acceden mujeres y hombres a la formación en la misma medida? ¿La formación ofrecida responde a las necesidades de ambos?
• Retribuciones: Aquí es donde entra en juego la auditoría retributiva, que analiza las posibles brechas salariales entre mujeres y hombres que realizan trabajos de igual valor.
• Conciliación: ¿Quién solicita mayoritariamente las excedencias, reducciones de jornada o permisos para el cuidado de hijos o familiares? ¿La empresa fomenta la corresponsabilidad? Un buen control horario puede ayudar a gestionar estas medidas.
• Prevención del acoso: ¿Existe un protocolo de prevención y actuación frente al acoso sexual y por razón de sexo? ¿La plantilla lo conoce?

Fuentes de información

Para realizar el diagnóstico, la empresa debe facilitar a la Comisión Negociadora toda la información necesaria. Las fuentes de información pueden ser muy variadas: registros de personal, contratos de trabajo, nóminas, registros de formación, encuestas de clima laboral, entrevistas con la plantilla, etc. Es fundamental garantizar la confidencialidad de los datos personales durante todo el proceso.

Una vez realizado y negociado el diagnóstico, la Comisión Negociadora debe diseñar el Plan de Igualdad. El Real Decreto 901/2020 establece un contenido mínimo obligatorio que todo plan debe incluir para ser válido y poder ser registrado. Este contenido asegura que el plan sea una herramienta completa, coherente y eficaz.

De los objetivos a las medidas

La parte central del plan es la que conecta los problemas detectados en el diagnóstico con soluciones concretas. Para cada desigualdad identificada, se debe formular un objetivo de mejora (por ejemplo, "reducir la brecha salarial en un 5% en dos años" o "aumentar la presencia de mujeres en puestos directivos en un 10% en cuatro años").

Para cada objetivo, se deben diseñar una o varias medidas o acciones concretas. Por ejemplo, para reducir la brecha salarial, las medidas podrían ser: revisar el sistema de complementos salariales, realizar una nueva valoración de puestos de trabajo o impartir formación en negociación salarial a las trabajadoras. Cada medida debe tener asignado un responsable, un plazo de ejecución y unos indicadores de seguimiento.

La Auditoría Retributiva o salarial es una de las piezas clave del Plan de Igualdad y una de las principales novedades introducidas por el Real Decreto 902/2020. Es obligatoria para todas las empresas que elaboren un Plan de Igualdad y tiene como objetivo comprobar si el sistema retributivo de la empresa cumple con el principio de igualdad de retribución por trabajos de igual valor. Su finalidad es identificar, corregir y prevenir las diferencias salariales injustificadas entre mujeres y hombres.

Fases de la Auditoría Retributiva

La auditoría retributiva implica dos partes fundamentales:

1. Diagnóstico de la situación retributiva: Esta fase incluye una evaluación de los puestos de trabajo y un análisis detallado de los datos del registro retributivo. La evaluación de puestos tiene como objetivo determinar el "valor" de cada puesto en la organización, basándose en criterios objetivos y no discriminatorios como la titulación, la experiencia, la responsabilidad o el esfuerzo. El objetivo es poder comparar puestos que, aunque tengan nombres diferentes, aporten un valor similar a la empresa.

Una vez realizada la valoración de puestos, se analizan las retribuciones asociadas a cada uno, utilizando los datos del registro retributivo. Se calculan las medias y medianas de las retribuciones totales y de cada complemento salarial, desagregadas por sexo y por grupos profesionales, categorías o puestos de igual valor. Si se detecta una brecha salarial superior al 25% en algún puesto o categoría, la empresa debe justificar que esa diferencia no responde a motivos de género.

2. Plan de actuación para la corrección de desigualdades: Si la auditoría detecta desigualdades retributivas, la empresa debe establecer un plan de actuación para corregirlas. Este plan debe incluir objetivos, medidas concretas, un cronograma y un sistema de seguimiento. Por ejemplo, si se detecta que un complemento salarial beneficia sistemáticamente a los hombres, el plan podría proponer su rediseño o eliminación.

A diferencia del Plan de Igualdad y la auditoría retributiva (obligatorios solo para empresas de 50 o más trabajadores), el Registro Retributivo es una obligación que afecta a TODAS las empresas, independientemente de su tamaño, desde abril de 2021. Se trata de un documento en el que deben constar los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de toda la plantilla, desagregados por sexo.

Contenido del Registro Retributivo

El registro debe incluir los valores medios (media aritmética y mediana) de las retribuciones de toda la plantilla, correspondientes a un año natural. La información debe estar desagregada por sexo y distribuida por:

• Grupos profesionales.
• Categorías profesionales.
• Niveles.
• Puestos de trabajo iguales o de igual valor.

Para cada una de estas agrupaciones, se deben desglosar los diferentes conceptos retributivos: salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales. Además, si en una empresa de 50 o más trabajadores la brecha salarial supera el 25%, el registro debe incluir una justificación de que esa diferencia no obedece a motivos de género.

Acceso al Registro Retributivo

Los trabajadores tienen derecho a acceder al contenido del registro retributivo a través de su representación legal. Si no existe RLT, los trabajadores solo podrán acceder a las diferencias porcentuales que existan en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, pero no a los datos promediados respecto a las cuantías efectivas de las retribuciones.

Una vez que el Plan de Igualdad ha sido negociado y firmado por la Comisión Negociadora, el último paso formal es su inscripción obligatoria en el Registro de Convenios y Acuerdos Colectivos de Trabajo, más conocido como REGCON. Este es un registro público, gestionado por el Ministerio de Trabajo y las autoridades laborales de las comunidades autónomas, en el que se depositan todos los convenios y acuerdos colectivos, incluyendo los planes de igualdad.

¿Por qué es importante el registro?

El registro en REGCON no es un mero trámite. Cumple varias funciones esenciales. En primer lugar, dota de validez y presunción de legalidad al plan. La autoridad laboral revisa que el plan cumpla con los requisitos formales y de contenido mínimo antes de proceder a su registro. Si detecta alguna deficiencia, puede requerir su subsanación.

En segundo lugar, garantiza la publicidad y transparencia del plan. Al ser un registro público, cualquier persona (trabajadores, sindicatos, clientes, proveedores, etc.) puede acceder al contenido del plan y conocer el compromiso de la empresa con la igualdad. Esto refuerza el control social sobre el cumplimiento de las medidas.

Finalmente, el registro es un requisito indispensable para que la empresa pueda acceder a determinadas subvenciones, bonificaciones o contratos con la administración pública, que a menudo exigen tener un Plan de Igualdad registrado y en vigor.

El Plan de Igualdad no es un documento eterno. Tiene una vigencia determinada, que debe ser acordada por la Comisión Negociadora y no puede ser superior a cuatro años. Una vez finalizado este periodo, la empresa debe negociar un nuevo plan, que partirá de un nuevo diagnóstico de situación para evaluar los avances conseguidos y establecer nuevos objetivos.

Además de la vigencia máxima, el plan debe incluir un sistema de seguimiento y evaluación que permita medir su eficacia de forma continua. Se debe constituir una Comisión de Seguimiento (que normalmente es la misma Comisión Negociadora) que se reunirá periódicamente (por ejemplo, cada seis meses o cada año) para analizar el grado de cumplimiento de las medidas y el impacto que están teniendo.

Revisión obligatoria del Plan

Aunque el plan tenga una vigencia de hasta cuatro años, existen ciertas circunstancias que obligan a su revisión y modificación antes de que finalice su periodo. El Real Decreto 901/2020 establece que el plan deberá ser revisado cuando:

• Se ponga de manifiesto su falta de adecuación a los requisitos legales o su insuficiencia para alcanzar los objetivos propuestos.
• Se produzcan cambios sustanciales en la empresa (fusiones, absorciones, modificaciones de plantilla) que afecten a la situación de igualdad.
• Una resolución judicial condene a la empresa por discriminación y exija la revisión del plan.
• Se detecten nuevas necesidades o se ponga de manifiesto la necesidad de incluir nuevas medidas.

No tener un Plan de Igualdad cuando se está obligado a ello, o tenerlo pero no aplicarlo correctamente, puede acarrear importantes sanciones para la empresa. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica estos incumplimientos como infracciones graves o muy graves, con multas que pueden llegar a ser muy cuantiosas.

Otras consecuencias del incumplimiento

Además de las multas económicas, el incumplimiento de la obligación de tener un Plan de Igualdad puede tener otras consecuencias muy negativas para la empresa:

• Pérdida automática de ayudas y bonificaciones: La empresa puede perder el acceso a cualquier tipo de ayuda, subvención o bonificación de la Seguridad Social.
• Prohibición de contratar con la Administración Pública: No tener un Plan de Igualdad puede ser causa de exclusión en los procesos de licitación pública.
• Daño reputacional: El incumplimiento de la normativa de igualdad puede afectar gravemente a la imagen de la empresa ante clientes, proveedores y la sociedad en general.
• Conflictividad laboral: La ausencia de un plan puede generar un mal clima laboral y aumentar la conflictividad con la plantilla y los sindicatos.

Aunque a menudo se confunde con el Plan de Igualdad, el Protocolo para la prevención y actuación frente al acoso sexual y por razón de sexo es una obligación independiente y que afecta a TODAS las empresas, independientemente de su tamaño. Mientras que el Plan de Igualdad solo es obligatorio para empresas de 50 o más trabajadores, el Protocolo de Acoso es obligatorio incluso para una empresa con un solo trabajador.

El artículo 48 de la Ley Orgánica de Igualdad establece que las empresas "deberán promover condiciones de trabajo que eviten el acoso sexual y el acoso por razón de sexo y arbitrar procedimientos específicos para su prevención y para dar cauce a las denuncias o reclamaciones que puedan formular quienes hayan sido objeto del mismo". Este "procedimiento específico" es lo que conocemos como Protocolo de Acoso.

Relación con el Plan de Igualdad

En las empresas que tienen Plan de Igualdad, el Protocolo de Acoso forma parte del contenido obligatorio del plan. De hecho, la prevención del acoso es una de las nueve áreas que deben analizarse en el diagnóstico. Sin embargo, en las empresas de menos de 50 trabajadores que no tienen Plan de Igualdad, el Protocolo de Acoso debe existir como un documento independiente y ser negociado con la representación legal de los trabajadores (si la hay).

El Distintivo "Igualdad en la Empresa" (DIE) es un reconocimiento de excelencia que otorga el Ministerio de Igualdad a aquellas empresas que destacan de forma relevante y especialmente significativa en la aplicación de políticas de igualdad de trato y de oportunidades con sus trabajadores y trabajadoras. No es una obligación, sino un sello de calidad voluntario que acredita el compromiso real de la empresa con la igualdad.

Requisitos para optar al DIE

Para poder optar al DIE, la empresa debe cumplir una serie de requisitos, entre los que se encuentran: tener un Plan de Igualdad registrado y en vigor (si está obligada a ello), estar al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social, no haber sido sancionada por infracciones graves o muy graves en materia de igualdad, y presentar una memoria detallada de las políticas y medidas de igualdad implantadas. El Ministerio de Igualdad convoca anualmente el procedimiento para la concesión del distintivo.

Para entender mejor las obligaciones relacionadas con el Plan de Igualdad, veamos algunos casos prácticos que se pueden dar en el día a día de una empresa.