1. ¿Qué es (y qué no es) el Registro Retributivo?

Imagina que pudieras tener una radiografía completa y detallada de la estructura salarial de tu empresa. Un mapa que te mostrara no solo cuánto cobra cada persona, sino cómo se distribuyen esas retribuciones entre hombres y mujeres, entre diferentes departamentos y entre puestos de similar responsabilidad. Eso es, en esencia, el Registro Retributivo.

Se trata de un documento obligatorio que debe recoger, de forma sistemática y transparente, toda la información sobre las retribuciones de la plantilla, incluyendo al personal directivo y los altos cargos. Su objetivo principal es garantizar la transparencia retributiva y hacer efectivo el principio fundamental de "a trabajo de igual valor, igual salario", permitiendo a la empresa y a los representantes de los trabajadores identificar, analizar y, en su caso, corregir posibles brechas salariales de género.

Lo que SÍ es el Registro Retributivo:

Un documento obligatorio: Para el 100% de las empresas en España, desde el 14 de abril de 2021.
Una herramienta de diagnóstico: Permite analizar las retribuciones de forma agregada y promediada, no individual.
Un instrumento para la igualdad: Su fin último es garantizar la transparencia y la igualdad retributiva entre hombres y mujeres.
Un documento vivo: Debe actualizarse, como mínimo, una vez al año.

Lo que NO es el Registro Retributivo:

Una lista de salarios individuales: No es una tabla con el nombre y el sueldo de cada empleado. La información siempre es promediada y disociada.
Un documento público: No es de acceso libre. Su consulta está restringida a la empresa, la RLT y, de forma limitada, a los trabajadores.
Un sustituto de la Auditoría Retributiva: Si tu empresa tiene 50 o más trabajadores, además del registro, necesitas una Auditoría Retributiva, que es un análisis mucho más profundo.
Un mero trámite administrativo: Concebirlo así es un grave error. Es una herramienta estratégica de gestión de personas.

2. El Marco Legal: RD 902/2020 y el Estatuto de los Trabajadores

Para entender la importancia del Registro Retributivo, es crucial conocer el marco normativo que lo sustenta. No es una ocurrencia aislada, sino la culminación de un largo camino legislativo en pro de la igualdad.

"El empresario está obligado a pagar por la prestación de un trabajo de igual valor la misma retribución, satisfecha directa o indirectamente, y cualquiera que sea la naturaleza de la misma, salarial o extrasalarial, sin que pueda producirse discriminación alguna por razón de sexo en ninguno de los elementos o condiciones de aquella." — Artículo 28.1 del Estatuto de los Trabajadores

El pilar fundamental es el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores, que consagra el principio de igualdad de remuneración por un trabajo de igual valor. Sin embargo, durante años, este principio fue de difícil aplicación por la falta de herramientas que permitieran medir y comparar ese "igual valor".

Aquí es donde entra en juego el Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres. Este RD es la pieza clave que desarrolla el artículo 28 y establece los instrumentos necesarios para hacerlo efectivo. Sus dos grandes herramientas son:

El Registro Retributivo: Obligatorio para todas las empresas.
La Auditoría Retributiva: Obligatoria para las empresas que elaboren un Plan de Igualdad.

Este RD no solo define qué es el registro, sino que detalla su contenido mínimo, los criterios de valoración de puestos, los derechos de acceso a la información y las consecuencias de detectar una brecha salarial significativa. Es, por tanto, la norma de cabecera que toda empresa debe conocer y aplicar.

Contexto Europeo: Directiva 2023/970

Esta normativa española se enmarca en un contexto europeo más amplio, impulsado por la Directiva (UE) 2023/970 de Transparencia Retributiva, que los Estados miembros deben transponer antes de junio de 2026. Esta directiva va a reforzar aún más las obligaciones de transparencia, por lo que estar al día con el RD 902/2020 es también prepararse para el futuro.

3. ¿Quién está Realmente Obligado? Todas las Empresas, Sin Excepción

Aquí es donde se acaban las excusas y las interpretaciones. La norma es cristalina: TODAS las empresas, independientemente de su tamaño, forma jurídica o sector de actividad, están obligadas a tener un Registro Retributivo. Esto incluye:

Grandes corporaciones y multinacionales.
Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES).
Microempresas (menos de 10 trabajadores).
Startups en fase inicial.
Autónomos con un solo trabajador a su cargo.
Asociaciones, fundaciones y entidades sin ánimo de lucro.

Fecha de entrada en vigor

La obligación entró en vigor el 14 de abril de 2021, por lo que a día de hoy, si tienes personal contratado y no tienes tu registro, estás en situación de incumplimiento. El registro debe incluir a la totalidad de la plantilla, incluyendo al personal directivo y altos cargos.

4. Desglosando la Nómina: ¿Qué Conceptos se Incluyen en el Registro?

Para hacer un registro correcto, es vital entender qué se considera retribución. La ley obliga a incluir la totalidad de las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie. Esto se divide en dos grandes grupos:

A) Salario

Salario Base: La parte fija de la retribución por unidad de tiempo o de obra.
Complementos Salariales: Cantidades adicionales que se añaden al salario base. Pueden ser:
- Personales: Como la antigüedad, títulos, idiomas, etc.
- De puesto de trabajo: Como la penosidad, toxicidad, peligrosidad, turnicidad, nocturnidad, etc.
- Por calidad o cantidad de trabajo: Primas, incentivos, bonus por objetivos, comisiones, etc.
Pagas Extraordinarias: Las gratificaciones extraordinarias que se abonan a lo largo del año.

B) Percepciones Extrasalariales

Son cantidades que no tienen la consideración de salario porque no retribuyen directamente el trabajo, sino que compensan gastos o proporcionan beneficios sociales. También deben incluirse en el registro. Algunos ejemplos son:

Dietas de viaje.
Plus de transporte y plus de distancia.
Coche de empresa.
Seguro médico o de vida.
Tickets restaurante o guardería.
Planes de pensiones.

5. El Contenido Mínimo del Registro: ¿Qué Datos Debo Incluir?

El RD 902/2020 establece un contenido mínimo que el registro debe contemplar. No basta con una simple lista de sueldos. La información debe estar promediada y desglosada para permitir un análisis real. Concretamente, debe incluir:

Los valores medios (media aritmética y mediana) de los salarios.
Los valores medios de los complementos salariales.
Los valores medios de las percepciones extrasalariales.

Y toda esta información debe estar desagregada por sexo y distribuida según el sistema de clasificación profesional de la empresa, que puede ser:

Grupos profesionales.
Categorías profesionales.
Niveles o puestos de trabajo.

Objetivo del desglose

El objetivo es poder comparar las retribuciones de hombres y mujeres que realizan trabajos de igual valor. Sin este desglose, el registro carece de utilidad para detectar posibles discriminaciones.

6. La Valoración de Puestos de Trabajo (VPT): El Corazón del Sistema

Este es el concepto más importante y el que más dudas genera. Para poder comparar lo que es comparable y cumplir con el principio de "a trabajo de igual valor, igual salario", es imprescindible realizar una Valoración de Puestos de Trabajo (VPT). La VPT es un procedimiento técnico y objetivo que permite determinar el valor relativo de cada puesto en la organización.

El RD 902/2020 establece que la valoración debe basarse en cuatro criterios fundamentales:

Naturaleza de las funciones o tareas: La complejidad, la responsabilidad, la iniciativa, etc.
Condiciones educativas: Los conocimientos y la titulación requeridos para el puesto.
Condiciones profesionales y de formación: La experiencia y la formación específica necesarias.
Condiciones laborales y factores relacionados con el desempeño: El esfuerzo, la penosidad, el ambiente de trabajo, etc.

Sin VPT no hay Registro Válido

Un error muy común es agrupar los puestos por su denominación (ej. "Administrativo Senior" vs. "Técnico de Soporte Senior") sin haber realizado una VPT previa. Si no puedes demostrar con un método objetivo que esos puestos tienen un valor diferente, no podrás justificar una diferencia salarial. Sin una VPT, tu registro retributivo carece de fundamento y no será válido ante una Inspección de Trabajo.

Ejemplo de Factores en una VPT

Para un puesto de "Contable Senior", algunos factores a evaluar podrían ser:

Conocimientos (Naturaleza de las funciones): Nivel de conocimiento de normativa fiscal, contabilidad analítica, etc. (Puntuación: 8/10)
Experiencia (Condiciones profesionales): Años de experiencia requeridos en puesto similar. (Puntuación: 7/10)
Responsabilidad (Naturaleza de las funciones): Nivel de responsabilidad sobre la veracidad de los estados financieros. (Puntuación: 9/10)
Esfuerzo Mental (Condiciones laborales): Nivel de concentración requerido para evitar errores. (Puntuación: 8/10)

7. La Brecha Salarial del 25%: La Línea Roja que Exige una Justificación

El RD 902/2020 establece un umbral de alerta. Si el Registro Retributivo muestra una diferencia porcentual de al menos el 25% en las retribuciones medias de hombres y mujeres en un puesto o grupo de igual valor, la empresa está obligada a incluir en el propio registro una justificación de que dicha diferencia no responde a motivos de sexo.

Esta justificación debe ser sólida, objetiva y no discriminatoria. No basta con decir "es que los hombres tienen más antigüedad". Hay que demostrarlo con datos. Algunas posibles justificaciones podrían ser:

Diferencias en el desempeño, acreditadas por un sistema de evaluación objetivo.
Diferencias en la antigüedad o la experiencia, si son relevantes para el puesto.
Diferencias en la disponibilidad horaria o la realización de turnos.

Consecuencia de no justificar

La ausencia de justificación o una justificación insuficiente se considerará un indicio de discriminación salarial, lo que puede dar lugar a sanciones muy graves de hasta 225.018€.

8. ¿Quién Puede Ver mi Registro? El Acceso de la RLT y los Trabajadores

La transparencia es el objetivo, pero con límites para proteger la confidencialidad. El acceso al registro está claramente regulado y depende de si la empresa tiene Representación Legal de los Trabajadores (RLT) o no:

Con RLT (Comité de empresa, delegados de personal)

La RLT tiene derecho a acceder al contenido íntegro del registro. Esto significa que pueden ver todos los datos promediados y desglosados. La empresa debe facilitarles el acceso con una antelación de, al menos, 10 días a su firma.

Sin RLT

Los trabajadores pueden solicitar el acceso, pero solo a las diferencias porcentuales que existan en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres. No tienen derecho a ver los datos absolutos ni los datos de otros puestos o categorías. La información se les debe facilitar a través de una comunicación escrita, sin necesidad de entregarles el documento completo.

9. Registro vs. Auditoría Retributiva: No Son lo Mismo

Es uno de los errores más comunes. Aunque ambos instrumentos buscan la igualdad retributiva, no son lo mismo y no tienen las mismas implicaciones. El Registro Retributivo es el "hermano pequeño" de la Auditoría Retributiva.

Aspecto	Registro Retributivo	Auditoría Retributiva
Obligatoriedad	Todas las empresas (desde 1 trabajador)	Solo empresas obligadas a tener Plan de Igualdad (50+ trabajadores)
Contenido	Diagnóstico de la situación (valores medios)	Diagnóstico + Plan de Acción para corregir desigualdades
Vigencia	Actualización anual	La misma que el Plan de Igualdad (máx. 4 años)
Complejidad	Media	Alta (requiere un análisis estadístico y causal profundo)

En resumen

Todas las empresas hacen el Registro. Las que además tienen Plan de Igualdad, usan ese registro como base para hacer la Auditoría, que es un análisis mucho más completo y que obliga a tomar medidas correctoras.

10. La Herramienta IR! del Ministerio: ¿Es Obligatoria? ¿Cómo Funciona?

Para facilitar la tarea, el Ministerio de Trabajo y Economía Social, junto con el Instituto de las Mujeres, ha desarrollado una herramienta gratuita y de uso voluntario llamada IR! (Instrumento de Registro Retributivo). Se trata de un fichero de Microsoft Excel que guía a las empresas en la recopilación y el cálculo de los datos necesarios.

¿Es obligatorio usarla?

No. Su uso es totalmente voluntario. Las empresas pueden utilizar sus propios sistemas (un Excel a medida, un software de RRHH, etc.) siempre y cuando el documento final cumpla con todos los requisitos de contenido y desglose que exige el RD 902/2020.

La herramienta IR! puede ser un buen punto de partida, especialmente para PYMES con pocos recursos, pero a menudo se queda corta para empresas con estructuras salariales complejas. Un software de RRHH especializado, como el que ofrecemos en Ikelma, automatiza la extracción de datos, facilita la valoración de puestos y genera el registro de forma mucho más eficiente y fiable.

11. Guía Práctica: Cómo Implementar tu Registro Retributivo en 7 Pasos

Pasemos a la acción. Elaborar el registro puede parecer abrumador, pero si sigues un proceso ordenado, es perfectamente manejable. Aquí tienes una guía paso a paso:

1

Definir el Periodo de Referencia y Recopilar los Datos

El periodo de referencia es, por ley, el año natural completo anterior. Si estás haciendo el registro en 2026, los datos deben ser del 1 de enero al 31 de diciembre de 2025. Debes extraer de tu sistema de nóminas un listado exhaustivo con todos los conceptos retributivos de cada empleado durante ese año, tanto salariales como extrasalariales. Un error común es usar datos mensuales o solo el salario base. Necesitas los importes brutos anuales de cada concepto para cada persona.

2

Realizar la Valoración de Puestos de Trabajo (VPT)

Este es el paso más crítico y el que diferencia un registro válido de uno que no lo es. Debes usar un método analítico y objetivo para evaluar y puntuar cada puesto. Uno de los más comunes es el de puntuación por factores. Consiste en definir una serie de factores, asignarles una ponderación y puntuar cada puesto en cada factor. La suma de las puntuaciones te dará el "valor" de cada puesto. Este paso requiere conocimientos técnicos y es muy recomendable contar con asesoramiento externo.

3

Calcular los Valores Medios (Media y Mediana)

Una vez tienes los datos y los grupos, llega el momento de los cálculos. Para cada grupo de igual valor, debes calcular la media aritmética y la mediana de las retribuciones totales, desagregadas por sexo. ¿Por qué ambas? Porque la media puede estar distorsionada por valores extremos, mientras que la mediana te da el valor central, siendo a menudo más representativa de la realidad.

4

Analizar las Brechas y Preparar la Justificación

Con los promedios calculados, determina la brecha porcentual en cada grupo. La fórmula es: ((Retribución Hombres - Retribución Mujeres) / Retribución Hombres) * 100. Si en algún grupo esta brecha es igual o superior al 25%, debes iniciar una investigación interna para entender las causas y preparar una justificación detallada, objetiva y basada en datos.

5

Elaborar el Documento Final del Registro

Ahora toca plasmar todo en un documento formal. No hay un formato oficial, pero debe ser claro y completo. Debe incluir una descripción de la VPT utilizada, las tablas con los datos de retribución media y mediana por grupos y sexo, las brechas calculadas para cada grupo y la justificación detallada para aquellas brechas que superen el 25%. Es recomendable que el documento tenga fecha y esté firmado por la dirección.

6

Gestionar el Acceso y la Consulta con la RLT

La transparencia con la RLT es obligatoria. Debes convocarles con una antelación mínima de 10 días a la firma del registro para darles acceso a su contenido íntegro. No se trata solo de enseñarles el documento, sino de abrir un espacio para que puedan analizarlo y hacer preguntas. Su firma no es necesaria para la validez del registro, pero su consulta sí.

7

Planificar la Actualización y la Mejora Continua

El registro no es un documento estático. Tiene una vigencia anual, por lo que debes planificar su actualización cada año. Los resultados del registro deben servir para tomar decisiones: ¿necesitamos revisar la política de complementos? ¿Hay que ajustar la valoración de ciertos puestos? ¿Qué medidas podemos tomar para reducir las brechas detectadas? El registro es el punto de partida, no el final del camino.

12. Herramienta de Autodiagnóstico: ¿Cumple tu Empresa?

Antes de ponerte manos a la obra, es útil hacer un pequeño autodiagnóstico. Responde a estas preguntas para saber cuál es tu punto de partida:

□ ¿Tienes un documento formal denominado "Registro Retributivo"?
□ ¿Cubre el periodo del año natural anterior completo?
□ ¿Incluye a TODA la plantilla, desde el becario hasta el CEO?
□ ¿Has realizado una Valoración de Puestos de Trabajo objetiva y documentada?
□ ¿El registro contiene los valores medios (media y mediana) de salario, complementos y percepciones extrasalariales, desagregados por sexo y grupos de igual valor?
□ ¿Has consultado el contenido del registro con la RLT con 10 días de antelación?
□ Si tienes brechas superiores al 25%, ¿has incluido una justificación detallada y objetiva en el documento?

Resultado

Si has respondido "No" a alguna de estas preguntas, tienes trabajo por hacer y estás en riesgo de sanción. Es momento de actuar.

13. El Régimen Sancionador: Las Consecuencias de Incumplir

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social está vigilando activamente el cumplimiento de esta obligación. No tener el Registro Retributivo, tenerlo incorrectamente o negarse a facilitar el acceso a la RLT puede salir muy caro. Las sanciones se regulan en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS):

Infracción grave (Art. 7.13 LISOS)

Se considera infracción grave "no cumplir las obligaciones que en materia de planes y medidas de igualdad establecen el Estatuto de los Trabajadores o el convenio colectivo que sea de aplicación". Esto incluye no tener el Registro Retributivo.

Multa: de 751€ a 7.500€

Infracción muy grave (Art. 8.12 LISOS)

Si, además de no tener el registro, se demuestra que existe discriminación salarial por razón de sexo, la infracción pasa a ser muy grave.

Multa: de 7.501€ a 225.018€

Más allá de la multa: El Coste Reputacional

Una sanción por discriminación salarial tiene un impacto que va mucho más allá de lo económico. Puede dañar gravemente la imagen de la empresa, dificultar la atracción de talento (especialmente femenino) y generar un clima laboral de desconfianza. El coste reputacional puede ser mucho mayor que la propia multa.

14. Casos Prácticos: Del Análisis a la Acción

Veamos cómo se aplica todo esto en la práctica con algunos ejemplos reales anonimizados.

Caso 1: La Startup Tecnológica y el Plus de "Flexibilidad"

Una startup de 30 empleados realiza su primer registro. Detecta que en el grupo de "Desarrolladores Senior", la brecha salarial es del 28% a favor de los hombres. Al investigar, descubre que todos los hombres cobran un "plus de flexibilidad" de 300€/mes. La justificación de la empresa es que "están más dispuestos a quedarse fuera de hora". Sin embargo, no existe un sistema de control horario que lo demuestre objetivamente. La RLT denuncia la situación. La empresa, para evitar una sanción, decide eliminar el plus y subir el salario base a todo el grupo, eliminando la brecha.

Caso 2: La Empresa Industrial y los Puestos Feminizados

Una empresa industrial de 150 empleados realiza su Auditoría Retributiva. La VPT determina que los puestos de "Operario de Montaje" (mayoritariamente hombres) y "Operaria de Control de Calidad" (mayoritariamente mujeres) tienen exactamente el mismo valor. Sin embargo, el salario base de los montadores es un 18% superior. La empresa no puede justificar esta diferencia por motivos objetivos. Se trata de un caso claro de discriminación indirecta por infravaloración de un puesto feminizado. El Plan de Acción de la Auditoría obliga a la empresa a equiparar progresivamente los salarios de ambos puestos en un plazo de 2 años.

Caso 3: La Consultora y la Brecha Justificada

Una consultora de 80 empleados detecta una brecha del 35% en el grupo de "Consultor Senior" a favor de los hombres. La empresa inicia una investigación y prepara una justificación sólida para la Inspección: 1) La media de antigüedad de los hombres en el puesto es de 8 años, frente a 3 de las mujeres. 2) El sistema de bonus por objetivos, que es objetivo y transparente, ha beneficiado más a los hombres ese año por el cierre de dos grandes proyectos que lideraban. 3) Tres de los cinco hombres del grupo tienen un nivel de inglés C2 certificado, un requisito valorado en la VPT para proyectos internacionales, frente a una de las cuatro mujeres. La justificación es aceptada porque se basa en datos objetivos, medibles y no discriminatorios.

15. Más Allá del Cumplimiento: El Impacto Estratégico del Registro

Como hemos insistido, el registro no es solo un papel para evitar multas. Si se utiliza de forma inteligente, puede tener un impacto muy positivo en la gestión de personas y en la estrategia de la empresa:

Mejora del Employer Branding

Una empresa que demuestra con datos su compromiso con la igualdad se convierte en un imán para el talento. El salario emocional incluye trabajar en una empresa justa y transparente.

Reducción de la Rotación

Un sistema retributivo justo y transparente aumenta la satisfacción y el compromiso de la plantilla, reduciendo la fuga de empleados.

Optimización de la Estructura Salarial

El análisis te permite detectar ineficiencias y optimizar tu presupuesto salarial, asegurando que pagas de forma competitiva y coherente.

Mitigación de Riesgos Legales

Un registro bien hecho es tu mejor defensa ante posibles denuncias por discriminación.

16. Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Tengo que entregar el registro a la Inspección de Trabajo si no me lo piden?

No. No tienes que enviarlo a ningún organismo de forma proactiva. Pero sí tienes la obligación de tenerlo elaborado, actualizado y a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social por si te lo solicitan en el transcurso de una inspección.

¿Qué pasa si solo tengo un empleado o todos mis empleados son del mismo sexo?

También estás obligado a tener el registro. El documento reflejará la información de esa única persona o de ese único sexo, y obviamente no habrá brecha salarial que analizar. Pero la obligación de tener el documento formalmente elaborado persiste.

¿Puedo usar la herramienta IR! del Ministerio y ya está?

Puedes usarla, pero no es una solución mágica. La herramienta es una simple hoja de cálculo que te ayuda con los cálculos, pero no realiza la Valoración de Puestos de Trabajo, que es la parte más compleja. Si no haces una VPT correcta, los datos que introduzcas en la herramienta no serán válidos. Es una ayuda, no un sustituto del análisis.

¿Qué periodo de tiempo debe abarcar el registro?

El periodo de referencia es siempre el año natural anterior. Es decir, el registro que se elabora en 2026 debe contener los datos retributivos del 1 de enero al 31 de diciembre de 2025.

17. Conclusión: De Obligación a Oportunidad Estratégica

El Registro Retributivo ha llegado para quedarse. Verlo como un mero trámite burocrático es un error que puede salir muy caro. La verdadera visión estratégica consiste en entenderlo como lo que es: una oportunidad de oro para analizar tu política salarial, detectar inequidades (a menudo inconscientes), y demostrar con hechos tu compromiso con la igualdad y la transparencia.

Una empresa que se toma en serio la igualdad retributiva no solo cumple con la ley y evita sanciones. Es una empresa que atrae y retiene al mejor talento, que mejora su clima laboral, que refuerza su marca empleadora y que, en definitiva, es más justa y competitiva.

El Registro Retributivo es la primera piedra de un edificio mucho más grande: el de una cultura corporativa basada en la equidad y la confianza. No dejes que sea un documento olvidado en un cajón. Úsalo, analízalo y actúa. En Ikelma, estamos convencidos de que la igualdad es rentable. Te ayudamos a navegar la complejidad del RD 902/2020 y a convertir esta obligación en una poderosa ventaja competitiva.