Retenciones de IRPF en la Nómina: Cálculo y Modelo 145 - Guía 2026
Cómo se calcula el tipo de retención del IRPF de cada trabajador, para qué sirve el modelo 145, qué tipos mínimos se aplican según el contrato, cuándo hay que regularizar y qué errores evitar.
Puntos clave de esta guía
El tipo de retención no es una tabla fija: se calcula para cada trabajador con el procedimiento de los arts. 82 a 86 del Reglamento del IRPF
El modelo 145 es la vía por la que el trabajador comunica su situación personal y familiar a la empresa
En contratos de duración inferior a un año el tipo mínimo es del 2%
La empresa debe regularizar el tipo cuando cambian el salario o la situación familiar (art. 87 RIRPF)
El trabajador puede pedir por escrito un tipo superior al que resulte del cálculo, nunca uno inferior
Las retenciones se ingresan con el modelo 111, se resumen en el modelo 190 y se acreditan con el certificado anual
Cada mes, la empresa descuenta de la nómina de cada trabajador un porcentaje en concepto de retención del IRPF y lo ingresa en Hacienda. Para el trabajador es un pago a cuenta de su declaración de la renta; para la empresa, una obligación formal en la que actúa como recaudadora de la Agencia Tributaria. Y aunque los programas de nóminas calculan el tipo de forma automática, entender cómo se llega a ese porcentaje es imprescindible para detectar errores, responder a las dudas de la plantilla y evitar sorpresas cuando llega la campaña de la renta.
En esta guía nos centramos solo en la retención: cómo se calcula el tipo, qué es el modelo 145 y cuándo hay que pedirlo, qué tipos mínimos se aplican según el contrato, cuándo hay que regularizar y cuáles son los errores más habituales. La estructura general de la nómina y el resto de conceptos los tienes en nuestra guía de nóminas. Y como la retención depende de lo que cobra cada persona, que a su vez depende de las horas trabajadas, un buen software de control horario es el primer paso para que las cifras cuadren.
1. Qué son las Retenciones de IRPF en la Nómina
La retención del IRPF es una cantidad que la empresa descuenta del salario del trabajador en el momento de pagarlo y que ingresa directamente en la Agencia Tributaria. Funciona como un pago a cuenta del impuesto anual: cuando el trabajador presenta su declaración de la renta, las retenciones soportadas durante el año se restan de la cuota que le corresponde pagar. Si se le ha retenido más de lo necesario, Hacienda le devuelve la diferencia; si se le ha retenido menos, tiene que pagarla.
El objetivo del sistema es que, para la mayoría de los asalariados, la retención anual se aproxime lo más posible al impuesto final. Por eso el porcentaje no es igual para todos: depende de cuánto se cobra, de la situación familiar y de otras circunstancias personales. Un tipo bien calculado evita que el trabajador se encuentre en junio con una declaración a pagar elevada.
La empresa como "retenedor"
El artículo 99 de la Ley 35/2006, del IRPF, obliga a las empresas y demás pagadores de rendimientos del trabajo a practicar retención e ingresarla en el Tesoro. La empresa no tiene ningún interés económico en la cuantía: se limita a calcular, retener e ingresar. Pero es responsable de hacerlo bien. Si retiene de menos, la Agencia Tributaria puede exigirle la diferencia, además de intereses y, en su caso, sanciones, sin perjuicio de que después pueda repercutírsela al trabajador.
Calcular
Determinar el tipo de cada trabajador con el procedimiento reglamentario y los datos del modelo 145.
Retener
Aplicar el tipo a las retribuciones de cada nómina y reflejarlo en el recibo de salarios.
Ingresar e informar
Ingresar lo retenido (modelo 111), presentar el resumen anual (modelo 190) y entregar el certificado al trabajador.
Qué rentas soportan retención
Están sujetos a retención los rendimientos del trabajo en general: salario base, complementos, horas extraordinarias, pagas extra, comisiones, bonus, atrasos, la parte de dietas que exceda de los límites exentos, las indemnizaciones por despido en lo que superen la cuantía exenta y las retribuciones en especie (en este caso mediante un "ingreso a cuenta" que asume la empresa o repercute al trabajador). No soportan retención las rentas exentas, como las dietas dentro de los límites reglamentarios. La tributación de dietas y kilometraje la explicamos en su guía específica.
Retención no es impuesto
Es habitual oír "me han subido el IRPF" cuando sube el tipo de retención. En realidad, el impuesto anual se determina en la declaración de la renta. Un tipo más alto significa pagar antes, no necesariamente pagar más. Explicarlo así a la plantilla evita muchas consultas.
Esta guía se centra en la mecánica de la retención. Si buscas la visión de conjunto del recibo de salarios (devengos, cotizaciones, deducciones), consulta nuestra guía completa de nóminas.
2. Marco Normativo de las Retenciones
Las reglas de la retención se reparten entre la Ley del IRPF, que fija la obligación y los principios, y su Reglamento, aprobado por el Real Decreto 439/2007, que contiene el procedimiento detallado. Conviene tener localizados estos preceptos, porque son los que se citan en cualquier consulta a la Agencia Tributaria.
| Norma | Contenido |
|---|---|
| Art. 99 LIRPF | Obligación de practicar retenciones e ingresos a cuenta |
| Art. 101 LIRPF | Importe de las retenciones; tipos fijos para consejeros y administradores y para cursos, conferencias y elaboración de obras |
| Art. 80 RIRPF | Importe de la retención sobre los rendimientos del trabajo |
| Art. 81 RIRPF | Límite excluyente de la obligación de retener según la situación familiar |
| Arts. 82 a 86 RIRPF | Procedimiento general: base para calcular el tipo, mínimo personal y familiar, cuota de retención y tipo de retención |
| Art. 87 RIRPF | Regularización del tipo de retención |
| Art. 88 RIRPF | Comunicación de datos del perceptor al pagador (modelo 145) |
| Art. 108 RIRPF | Obligaciones formales: declaraciones periódicas, resumen anual y certificado de retenciones |
Por qué las cifras cambian cada cierto tiempo
El procedimiento es estable, pero varias de sus magnitudes se actualizan con frecuencia: el límite excluyente de la obligación de retener, la reducción por obtención de rendimientos del trabajo o, en ocasiones, la propia escala. En los últimos años, las subidas del salario mínimo han obligado a modificar el reglamento para que quienes cobran el SMI no soporten retención. Por eso, en esta guía explicamos la mecánica y usamos cifras orientativas en los ejemplos, pero para los importes vigentes en 2026 remite siempre a la información oficial de la Agencia Tributaria y a su programa de cálculo de retenciones, que se actualiza cada vez que cambia la norma.
Territorios forales
En el País Vasco y Navarra rigen normas propias del IRPF, con tablas de retención distintas. Lo explicado aquí se refiere al territorio común. Si tienes trabajadores cuya residencia habitual está en territorio foral, revisa qué normativa se aplica y ante qué Hacienda se ingresan las retenciones.
La herramienta oficial
La Agencia Tributaria publica cada año un programa de ayuda (también disponible como servicio web) para calcular el tipo de retención a partir de los datos del trabajador. Aunque los programas de nóminas hacen el cálculo de forma automática, es útil para contrastar casos dudosos y para explicar a un trabajador cómo se ha llegado a su porcentaje.
Los dos actores
El pagador (la empresa) está obligado a calcular e ingresar. El perceptor (el trabajador) está obligado a comunicar sus datos con el modelo 145. Si el trabajador no comunica o comunica datos falsos, las consecuencias recaen en él; si la empresa calcula mal con datos correctos, recaen en la empresa.
3. Cómo se Calcula el Tipo de Retención Paso a Paso
El procedimiento general de los artículos 82 a 86 del Reglamento busca simular, de forma simplificada, el IRPF anual del trabajador por sus rendimientos del trabajo. Se hace una vez al inicio del año (o de la relación laboral) y se repite cuando hay que regularizar.
Cuantía total de retribuciones
Se suman todas las retribuciones dinerarias previsibles del año (salario, pagas extra, complementos fijos, variables previsibles), sin incluir atrasos de años anteriores ni la parte exenta de dietas. En contratos temporales, las del periodo de duración previsto.
Comprobar el límite excluyente
Si las retribuciones no superan el importe que fija el artículo 81 RIRPF según la situación familiar y el número de hijos, no se practica retención. Estos importes se han actualizado varias veces por las subidas del SMI: consulta los vigentes en la AEAT.
Base para calcular el tipo (art. 83 RIRPF)
Retribuciones menos: cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social; 2.000 euros de "otros gastos" (art. 19.2.f LIRPF), incrementados en casos de movilidad geográfica o discapacidad; la reducción por obtención de rendimientos del trabajo (art. 20 LIRPF), que solo opera en salarios bajos; y, en su caso, la pensión compensatoria al cónyuge fijada judicialmente.
Mínimo personal y familiar (art. 84 RIRPF)
Mínimo del contribuyente (5.550 euros, con incrementos por edad), por descendientes, por ascendientes y por discapacidad, según los datos del modelo 145. Los hijos se computan por mitad si conviven con ambos progenitores.
Cuota de retención (art. 85 RIRPF)
Se aplica la escala de retención a la base y se resta el resultado de aplicar la misma escala al mínimo personal y familiar. Si existen anualidades por alimentos a hijos fijadas judicialmente, el cálculo sigue reglas especiales. La cuota no puede superar el 43% de la diferencia entre las retribuciones y el límite excluyente aplicable.
Tipo de retención (art. 86 RIRPF)
Tipo = cuota / retribuciones × 100, redondeado a dos decimales. Se reduce en 2 puntos si el trabajador comunica que tiene derecho a la deducción por adquisición de vivienda habitual con financiación ajena (régimen transitorio para compras anteriores a 2013) y sus retribuciones no superan el límite reglamentario. Después se aplican los tipos mínimos.
La escala de retención
La escala del artículo 85.1 del Reglamento, aplicable en territorio común según la redacción vigente en los últimos ejercicios, es la siguiente. Compruébala en la normativa actualizada antes de usarla para cálculos reales.
| Base para calcular el tipo (hasta) | Cuota acumulada | Tipo del tramo siguiente |
|---|---|---|
| 0,00 € | 0,00 € | 19% |
| 12.450,00 € | 2.365,50 € | 24% |
| 20.200,00 € | 4.225,50 € | 30% |
| 35.200,00 € | 8.725,50 € | 37% |
| 60.000,00 € | 17.901,50 € | 45% |
| 300.000,00 € | 125.901,50 € | 47% |
Ejemplo rápido
Trabajador soltero, sin hijos, menor de 65 años, contrato indefinido, 30.000 € brutos anuales y cotizaciones de 1.950 € (6,50%). Base: 30.000 − 1.950 − 2.000 = 26.050 € (con este salario la reducción del art. 20 LIRPF es cero). Escala sobre la base: 4.225,50 + (26.050 − 20.200) × 30% = 5.980,50 €. Escala sobre el mínimo de 5.550 €: 1.054,50 €. Cuota: 4.926,00 €. Tipo: 4.926 / 30.000 = 16,42% (resultado orientativo).
El tipo se aplica a todo
Una vez calculado, el tipo se aplica a todas las retribuciones dinerarias de cada nómina (incluidas pagas extra y horas extraordinarias). No hay un tipo distinto para las horas extra: si aumentan mucho, lo que procede es regularizar el tipo general.
4. El Modelo 145: Comunicación de Datos del Trabajador
La empresa conoce el salario de cada trabajador, pero no tiene por qué saber si tiene hijos, si su cónyuge tiene ingresos, si paga una pensión compensatoria o si tiene una discapacidad. Esos datos influyen en el tipo de retención y los comunica el propio trabajador mediante el modelo 145, regulado en el artículo 88 del Reglamento del IRPF. No se presenta ante Hacienda: se entrega a la empresa, que lo conserva.
Qué datos recoge
| Apartado | Información | Efecto en la retención |
|---|---|---|
| Situación familiar | Monoparental, casado con cónyuge sin rentas superiores a 1.500 € o "otras situaciones" | Determina el límite excluyente de retener |
| Datos personales | Año de nacimiento, discapacidad y necesidad de ayuda de terceros, movilidad geográfica | Mínimo personal y gastos deducibles |
| Hijos y descendientes | Año de nacimiento o adopción, discapacidad, si se computan por entero | Mínimo por descendientes |
| Ascendientes | Mayores de 65 años o con discapacidad que conviven con el trabajador | Mínimo por ascendientes |
| Pensiones y anualidades | Pensión compensatoria al cónyuge y anualidades por alimentos a hijos fijadas judicialmente | Reducen la base o modifican el cálculo de la cuota |
| Vivienda habitual | Pagos por adquisición con financiación ajena con derecho a deducción (régimen transitorio) | Reducción de 2 puntos del tipo si se cumplen los requisitos |
Cuándo hay que pedirlo
- Al inicio de la relación laboral: debe formar parte de la documentación de alta de cualquier nueva incorporación.
- Cuando cambian las circunstancias: nacimiento de un hijo, separación, discapacidad sobrevenida, cambio de residencia por movilidad geográfica. El reglamento fija un plazo de diez días desde que se producen los cambios para comunicarlos.
- No es necesario renovarlo cada año si los datos no han cambiado: el comunicado sigue vigente.
Buena práctica
Envía a la plantilla un recordatorio a final de año para que actualice el 145 si su situación ha cambiado. Muchas desviaciones en la declaración de la renta vienen de hijos nacidos durante el año que nunca se comunicaron a la empresa.
Qué pasa si el trabajador no lo entrega
La empresa calcula el tipo sin tener en cuenta las circunstancias personales que no se le han comunicado: considera la situación más general, sin descendientes ni otras particularidades. El resultado suele ser un tipo más alto del que correspondería. No es un problema para la empresa, porque ha actuado correctamente con la información disponible, pero conviene advertírselo al trabajador.
Datos falsos
Si el trabajador comunica datos falsos, incorrectos o inexactos para obtener una retención menor, la responsabilidad es suya: la Ley General Tributaria tipifica como infracción la comunicación de datos falsos al pagador. La empresa no tiene obligación de verificar documentalmente lo que declara, aunque sí debe aplicar los datos comunicados.
Conservación y protección de datos
El modelo 145 debe conservarse a disposición de la Administración tributaria. Contiene datos personales y familiares sensibles (discapacidad, situación matrimonial, pensiones), por lo que debe guardarse con acceso restringido. Se puede firmar en papel o recogerse de forma electrónica, siempre que quede acreditada la identidad del firmante y la fecha.
Petición de un tipo superior (art. 88.5 RIRPF)
El trabajador puede pedir por escrito a la empresa que le aplique un tipo de retención superior al que resulte del cálculo, por ejemplo porque tiene otros ingresos y prefiere evitar una declaración a pagar. La empresa debe atender la petición. Lo que no puede pedir nunca es un tipo inferior al que resulta del procedimiento legal.
5. Tipos Mínimos y Tipos Fijos según el Contrato
El tipo calculado por el procedimiento general está sometido a varios suelos y, en algunos supuestos, se sustituye por un tipo fijo. Son los casos en los que más errores se cometen, porque los programas de nóminas los aplican correctamente solo si el contrato está bien configurado.
| Supuesto | Tipo | Comentario |
|---|---|---|
| Contratos o relaciones de duración inferior a un año | Mínimo 2% | Si el cálculo da menos (y se supera el límite excluyente), se aplica el 2% (art. 86.2 RIRPF) |
| Relaciones laborales especiales de carácter dependiente | Mínimo 15% | Con las excepciones que prevé el propio reglamento (art. 86.2 RIRPF) |
| Consejeros y administradores | 35% (19% si la entidad tiene una cifra de negocios inferior a 100.000 €) | Tipo fijo, por sus retribuciones como miembros del órgano de administración (art. 101.2 LIRPF) |
| Cursos, conferencias, coloquios, seminarios y elaboración de obras | 15% | Cuando se califican como rendimientos del trabajo |
| Atrasos de ejercicios anteriores | 15% | Por ejemplo, atrasos de convenio de un año ya cerrado |
| Trabajadores en Ceuta y Melilla con derecho a la bonificación | Mínimos reducidos | El reglamento prevé porcentajes inferiores para estos territorios |
El 2% de los contratos temporales
El supuesto más frecuente en pymes es el del contrato de duración inferior a un año: sustituciones, contratos por circunstancias de la producción o algunos contratos formativos. Para ellos, el cálculo se hace con las retribuciones previstas durante la duración del contrato y, si el tipo resultante es inferior al 2%, se aplica el 2%. Ahora bien, si las retribuciones no superan el límite excluyente del artículo 81, no hay retención alguna. Para repasar las modalidades contractuales, consulta la guía de tipos de contrato de trabajo.
Cuando el contrato se prorroga
Si un contrato de menos de un año se prorroga o se convierte en indefinido, desaparece la causa del mínimo del 2% y cambian las retribuciones previsibles: es un supuesto de regularización. Hay que recalcular el tipo en la primera nómina tras el cambio.
Fijos discontinuos
Los trabajadores fijos discontinuos tienen un contrato indefinido, aunque trabajen solo parte del año. Por tanto, no se les aplica el mínimo del 2% propio de los contratos de duración inferior al año. Su tipo se calcula con las retribuciones previsibles del año en función de los periodos de llamamiento esperados, y deberá regularizarse si la actividad real se aparta mucho de la prevista.
El límite del 43%
Para salarios que superan por poco el límite excluyente, el artículo 85.3 del Reglamento impide que la cuota de retención supere el 43% de la diferencia entre las retribuciones y dicho límite. Evita saltos bruscos: sin esta regla, cobrar un euro más que el límite supondría pasar de no tener retención a tener una retención considerable. Los programas de nóminas lo aplican automáticamente.
Revisa la configuración del contrato
Muchos errores de retención no vienen del cálculo, sino de cómo se dio de alta el contrato en el programa de nóminas: una fecha de fin mal puesta, un contrato indefinido marcado como temporal o un administrador dado de alta como trabajador común. Revisa estos datos en cada alta.
6. Regularizaciones del Tipo de Retención
El tipo se calcula a principio de año con una previsión. Si durante el año cambia algo relevante, la previsión deja de ser válida y hay que recalcular. Es lo que el artículo 87 del Reglamento llama regularización.
Cuándo hay que regularizar
| Causa | Ejemplo |
|---|---|
| Aumento o disminución de retribuciones | Subida salarial por convenio o promoción, reducción de jornada, paso a jornada completa |
| Prórroga o conversión de contratos temporales | Un contrato de seis meses que se prorroga o se convierte en indefinido |
| Cambio en la situación personal o familiar | Nacimiento o adopción de un hijo, reconocimiento de una discapacidad, cambio de la situación del cónyuge |
| Pensión compensatoria o anualidades por alimentos | Sentencia de divorcio que fija una pensión a favor del cónyuge |
| Cambio de residencia | Traslado a otro municipio que da derecho al incremento de gastos por movilidad geográfica, o cambio a o desde territorio foral |
| Deducción por vivienda habitual | El trabajador comunica que tiene derecho (o que lo ha perdido) a la reducción de 2 puntos por pagos de su vivienda adquirida antes de 2013 |
Cómo se regulariza
Recalcular el tipo anual
Con las nuevas retribuciones previstas para todo el año (las ya pagadas más las pendientes) y las nuevas circunstancias, se obtiene una nueva cuota anual.
Restar lo ya retenido
De la nueva cuota se resta la retención practicada hasta la fecha.
Repartir la diferencia
El resultado se divide entre las retribuciones pendientes hasta final de año. Así se obtiene el nuevo tipo que se aplica desde la regularización.
Aplicar desde la nómina correspondiente
La regularización se hace en la primera nómina que se pague tras producirse la causa (o tras recibir la comunicación del trabajador).
El efecto práctico es que, si a mitad de año el salario sube, el nuevo tipo será superior al que correspondería a ese salario en un año completo, porque tiene que "recuperar" la retención que faltó en los meses anteriores. Y al revés: si nace un hijo en octubre, el tipo de los meses restantes puede bajar notablemente, e incluso llegar a cero si ya se ha retenido lo suficiente.
Avisa al trabajador
Una subida brusca del tipo tras una regularización genera consultas inmediatas ("¿por qué cobro menos si me han subido el sueldo?"). Explicar antes de la nómina que el tipo aumenta para ajustar la retención anual ahorra muchas conversaciones.
Regularización voluntaria y en diciembre
Además de los supuestos obligatorios, muchas empresas revisan los tipos en la nómina de diciembre para ajustar diferencias acumuladas (por ejemplo, por horas extra o comisiones superiores a las previstas). No es una obligación general, pero ayuda a que la retención anual se acerque a la cuota real. Lo recomendable es hacerlo siguiendo la mecánica del artículo 87, de modo que el nuevo tipo responda a un recálculo completo y no a un ajuste a ojo.
Variables que dependen de las horas
En plantillas con muchas horas extraordinarias o complementos por turnos, la retribución real del año puede alejarse bastante de la prevista. Disponer de un registro de jornada fiable, como el de Ikelma, permite anticipar esos desvíos y regularizar a tiempo en lugar de hacerlo de golpe en diciembre.
7. Obligaciones de la Empresa: Modelos 111, 190 y Certificado
Retener es solo la mitad del trabajo. La empresa debe además ingresar lo retenido, informar a Hacienda del detalle anual y entregar a cada trabajador el justificante de lo que se le ha retenido. El artículo 108 del Reglamento del IRPF regula estas obligaciones formales.
| Obligación | Qué es | Plazo general |
|---|---|---|
| Modelo 111 | Declaración e ingreso de las retenciones del periodo (trabajo y actividades profesionales) | Trimestral: del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 20 de enero. Mensual para grandes empresas y otros supuestos: los 20 primeros días del mes siguiente |
| Modelo 190 | Resumen anual con el detalle por perceptor de retribuciones, retenciones y datos personales relevantes | En enero del año siguiente, junto con el último 111 |
| Certificado de retenciones | Documento para el trabajador con las retribuciones, retenciones, gastos deducibles y datos del año | Antes de que se abra el plazo de declaración del IRPF |
| Conservación del 145 | Guardar las comunicaciones de datos de los trabajadores | A disposición de la AEAT mientras puedan ser objeto de comprobación |
Coherencia entre nóminas, 111 y 190
La Agencia Tributaria cruza la información: la suma de las retenciones de los cuatro modelos 111 (o de los doce, si son mensuales) debe coincidir con el total del modelo 190, y los datos del 190 se trasladan a los borradores de la renta de cada trabajador. Un descuadre entre lo retenido en nómina, lo ingresado y lo declarado acaba generando requerimientos a la empresa y problemas a los trabajadores en su declaración.
Datos del 190 que importan al trabajador
Además de las cifras, el 190 incluye datos como la situación familiar, los hijos computados, la discapacidad o el tipo de contrato. Si están mal, la información que verá el trabajador en sus datos fiscales también lo estará. Revisa que coincidan con el último modelo 145 entregado.
Retribuciones en especie e ingresos a cuenta
Cuando el trabajador recibe retribuciones en especie (vehículo de empresa, vivienda, préstamos a interés inferior al legal, seguros fuera de los límites exentos), no hay dinero sobre el que retener. En su lugar, la empresa debe efectuar un ingreso a cuenta aplicando el tipo del trabajador al valor de la retribución, conforme al artículo 102 de la Ley del IRPF. Ese ingreso a cuenta lo asume la empresa o se repercute al trabajador, lo que también debe reflejarse en la nómina. Si tu empresa ofrece estos beneficios, revisa nuestra guía de retribución flexible.
Finiquito e indemnizaciones
En la liquidación final se aplica a los conceptos salariales el tipo vigente del trabajador, que en algunos casos conviene regularizar (por ejemplo, si el contrato termina mucho antes de lo previsto). La indemnización por despido o cese está exenta en la cuantía obligatoria establecida en el Estatuto de los Trabajadores o en su normativa de desarrollo, con el límite que fija el artículo 7.e) de la Ley del IRPF; solo la parte que exceda de lo exento está sujeta a retención.
Retener y no ingresar
Las cantidades retenidas no son de la empresa. Descontarlas al trabajador y no ingresarlas en plazo genera recargos, intereses y sanciones, y en casos graves puede tener relevancia penal. Si hay tensiones de tesorería, es una de las últimas partidas que deben dejarse de pagar.
Recuerda que la retención es solo una parte de lo que cuesta un empleado: las cotizaciones a cargo de la empresa son coste adicional, mientras que la retención sale del salario del trabajador. Lo explicamos en la guía sobre cómo calcular el coste de un trabajador.
8. Casos Prácticos de Cálculo y Regularización
Los casos son ficticios y los resultados, orientativos: usan la escala de retención vista antes, cotizaciones del trabajador del 6,50% y salarios en los que la reducción por rendimientos del trabajo es cero. Para cifras exactas en 2026, contrasta siempre con el programa de la Agencia Tributaria.
Caso 1: el mismo salario, distinta situación familiar
Dos técnicos de una ingeniería de 40 trabajadores cobran 30.000 € brutos anuales en 14 pagas. Ambos tienen contrato indefinido y menos de 65 años.
- Técnico A, sin hijos: base 26.050 €; cuota 5.980,50 − 1.054,50 = 4.926,00 €; tipo 16,42%; retención por paga: 2.142,86 × 16,42% ≈ 351,86 €.
- Técnico B, casado, dos hijos de 6 y 9 años que conviven con ambos progenitores (se computan por mitad): mínimo = 5.550 + (2.400 + 2.700) / 2 = 8.100 €; escala sobre el mínimo: 1.539,00 €; cuota 5.980,50 − 1.539,00 = 4.441,50 €; tipo 14,81%; retención por paga ≈ 317,36 €.
Si el técnico B no hubiera entregado el modelo 145, se le aplicaría el mismo tipo que al técnico A y soportaría unos 34 € más de retención en cada paga.
Caso 2: subida salarial en julio
El técnico A asciende en julio y su salario pasa a 36.000 € anuales. Hasta junio ha cobrado 15.000 € (incluida la paga extra de junio) con una retención acumulada de 2.463,00 €.
- Retribuciones previstas del año: 15.000 + 18.000 (seis meses y paga de diciembre al nuevo salario) = 33.000 €
- Base: 33.000 − 2.145 (cotizaciones) − 2.000 = 28.855 €
- Escala: 4.225,50 + (28.855 − 20.200) × 30% = 6.822,00 €; menos 1.054,50 = cuota 5.767,50 €
- Pendiente de retener: 5.767,50 − 2.463,00 = 3.304,50 €
- Nuevo tipo: 3.304,50 / 18.000 = 18,36%
El tipo regularizado (18,36%) es superior al que correspondería a 33.000 € en un año completo (17,48%), porque recupera lo no retenido en el primer semestre.
Caso 3: contrato temporal de cinco meses
Una empresa de logística contrata a un mozo de almacén por circunstancias de la producción durante cinco meses. Con las retribuciones previstas para ese periodo, el cálculo general da un tipo del 0,9% (supuesto para el ejemplo) y las retribuciones superan el límite excluyente.
Al tratarse de un contrato de duración inferior a un año, se aplica el 2% mínimo. Si al cuarto mes el contrato se convierte en indefinido, desaparece el mínimo y hay que regularizar con las retribuciones previstas para el año completo.
Caso 4: nacimiento de un hijo en octubre
Una trabajadora entrega en octubre un nuevo modelo 145 tras el nacimiento de su primer hijo. Hasta septiembre se le ha retenido conforme a un mínimo de 5.550 €.
Al recalcular, el mínimo aumenta (por descendiente menor de tres años, con el incremento correspondiente, computado por entero o por mitad según la convivencia) y la cuota anual baja. Como gran parte del año ya está retenido, el nuevo tipo para octubre a diciembre puede ser muy bajo o incluso cero. La trabajadora verá un aumento notable de su líquido en esos meses.
Caso 5: petición de tipo superior
Un comercial con un tipo calculado del 15,20% tiene además ingresos por alquiler y pide por escrito que se le retenga un 20%.
La empresa debe aplicar el 20% desde la nómina siguiente. El 190 recogerá la retención realmente practicada. No podría, en cambio, aceptar una petición de bajar al 10%.
Comprobación rápida
Ante cualquier duda de un trabajador, compara el tipo de su nómina con el resultado del programa de la AEAT introduciendo los mismos datos. Si coinciden, el problema no es el cálculo, sino los datos de partida.
9. Errores Habituales con las Retenciones
Estos son los fallos que más consultas generan en la campaña de la renta y que más requerimientos provocan a las empresas.
1. No pedir el modelo 145 en el alta
Sin 145, el tipo se calcula sin circunstancias familiares. El trabajador soporta más retención de la necesaria y, si después lo entrega, hay que regularizar.
2. No regularizar tras una subida salarial
Mantener el tipo de enero tras un ascenso en verano genera una retención insuficiente y una declaración a pagar para el trabajador.
3. Olvidar el 2% en contratos cortos
Un contrato temporal configurado como indefinido en el programa de nóminas puede quedar con retención cero cuando le corresponde el mínimo del 2%.
4. Mantener el 2% tras la conversión a indefinido
El error inverso: el contrato se convierte en indefinido, pero nadie recalcula y el tipo mínimo se arrastra todo el año.
5. Aplicar un tipo inferior a petición del trabajador
El trabajador puede pedir más retención, nunca menos. Aceptar un tipo inferior al legal deja a la empresa expuesta a la diferencia.
6. Retener sobre dietas exentas o no retener sobre el exceso
Las dietas dentro de los límites no soportan retención; la parte que los excede, sí. Mezclar ambas cosas descuadra el 190.
7. Tratar a los administradores como trabajadores comunes
Las retribuciones por la condición de consejero o administrador llevan un tipo fijo del 35% (o 19%), no el tipo calculado.
8. Atrasos del año anterior al tipo general
Los atrasos imputables a ejercicios anteriores se retienen al 15%, y además el trabajador puede tener que presentar una declaración complementaria del año al que corresponden.
9. Descuadres entre 111, 190 y nóminas
Correcciones de nóminas que no se trasladan a los modelos, o modelos complementarios que nadie presenta, acaban en requerimientos.
10. Entregar el certificado tarde
Los trabajadores lo necesitan para revisar su borrador. Debe estar disponible antes del inicio de la campaña de la renta.
El error de fondo
Casi todos estos errores tienen un origen común: datos de partida mal configurados (contrato, 145, retribuciones previstas) o cambios durante el año que no llegan a nóminas. Un circuito claro de comunicación entre RRHH y quien elabora las nóminas previene la mayoría.
10. Preguntas Frecuentes
¿Quién decide el porcentaje de IRPF de mi nómina?
Nadie lo decide a discreción: la empresa lo calcula aplicando el procedimiento de los artículos 82 a 86 del Reglamento del IRPF a tus retribuciones previstas y a los datos personales y familiares que le hayas comunicado en el modelo 145.
¿Es obligatorio entregar el modelo 145?
Comunicar los datos es una obligación del trabajador cuando quiere que se tengan en cuenta sus circunstancias. Si no lo entrega, la empresa calculará el tipo sin ellas, normalmente con un resultado más alto. No es una sanción, pero puede suponer una retención mayor de la necesaria durante el año.
¿Puedo pedir que me retengan menos?
No. El trabajador solo puede pedir por escrito un tipo superior al que resulta del cálculo (art. 88.5 RIRPF). Si crees que tu tipo es demasiado alto, revisa que la empresa tenga tu modelo 145 actualizado.
¿Por qué me ha subido el IRPF si me han subido el sueldo a mitad de año?
Porque la empresa tiene que regularizar: recalcula la retención anual con el nuevo salario y reparte lo que falta por retener entre los meses que quedan. Por eso el tipo de esos meses es más alto que el que correspondería a un año completo con el nuevo salario.
¿Cuál es la retención mínima en un contrato temporal?
Para contratos o relaciones de duración inferior a un año, el tipo no puede ser inferior al 2%, salvo que las retribuciones no superen el límite excluyente de la obligación de retener, en cuyo caso no hay retención.
¿Qué retención se aplica a un administrador de la sociedad?
Por sus retribuciones como miembro del órgano de administración, un tipo fijo del 35%, o del 19% si la entidad tiene una cifra de negocios inferior a 100.000 euros (art. 101.2 LIRPF). Si además trabaja con contrato laboral por funciones distintas, esa parte sigue el procedimiento general.
¿Cuándo debe entregar la empresa el certificado de retenciones?
Antes de que se abra el plazo de presentación de la declaración del IRPF. Muchas empresas lo entregan en enero o febrero, tras presentar el modelo 190.
Si me retienen de menos, ¿quién paga la diferencia?
En la declaración de la renta el trabajador paga su impuesto real, descontando lo retenido. Pero si la retención fue inferior a la legal por un error de la empresa, la Agencia Tributaria puede exigir a la empresa la retención no practicada, con intereses y posibles sanciones.
11. Conclusión: Datos Correctos, Retenciones Correctas
La retención del IRPF parece una cifra que el programa de nóminas calcula solo, y en buena medida es así. Pero el programa solo calcula bien si recibe bien los datos: el tipo de contrato, las retribuciones previstas, la situación familiar del modelo 145 y los cambios que se producen durante el año. Cuando alguno de esos datos falla, el error se arrastra mes a mes hasta que aflora en la declaración de la renta del trabajador o en un requerimiento de Hacienda a la empresa.
Entender la mecánica (base, mínimo personal y familiar, escala, tipo, mínimos legales y regularización) permite al departamento de personal detectar a tiempo esas desviaciones, explicar con claridad a la plantilla por qué su retención sube o baja y cumplir con las obligaciones formales sin sobresaltos.
Puntos de control
- Modelo 145 firmado en cada alta y recordatorio anual de actualización.
- Tipo de contrato y fecha de fin bien configurados en el programa de nóminas.
- Regularización en la primera nómina tras subidas, prórrogas o cambios familiares.
- Tipos fijos para administradores, cursos y atrasos de ejercicios anteriores.
- Cuadre periódico entre nóminas, modelos 111 y modelo 190.
- Certificados de retenciones entregados antes de la campaña de la renta.
- Consulta del programa de la AEAT ante cualquier duda sobre cifras de 2026.
Una retención bien calculada es una buena noticia invisible: el trabajador no se lleva sorpresas en junio y la empresa no recibe requerimientos. Todo empieza por datos fiables: de contrato, de situación familiar y de horas efectivamente trabajadas.
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Directora de Ikelma | Especialista en Derecho Laboral y Estrategia de RRHH
Con más de 15 años de experiencia asesorando a empresas en la modernización de sus marcos laborales, Irene ayuda a los departamentos de personal a entender y aplicar con rigor las obligaciones fiscales de la nómina, como las retenciones del IRPF.
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