Dietas y Kilometraje de Empleados: Importes Exentos y Tributación 2026

Antes de hablar de importes, conviene aclarar el vocabulario, porque en la práctica se mezclan conceptos que tienen tratamientos distintos.

Naturaleza laboral: no son salario

Desde el punto de vista laboral, el artículo 26.2 del Estatuto de los Trabajadores establece que no tienen la consideración de salario las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral. Las dietas y los gastos de desplazamiento son, por tanto, compensaciones de gastos, no retribución del trabajo. Por eso no computan, en principio, para calcular indemnizaciones por despido ni otras percepciones vinculadas al salario.

Además, el artículo 40.6 ET obliga a la empresa a abonar los gastos de viaje y las dietas cuando realiza desplazamientos temporales de trabajadores que exigen que residan en otra población, y muchos convenios colectivos fijan importes de dietas y precios por kilómetro que la empresa debe respetar como mínimo.

Naturaleza fiscal: rendimiento del trabajo con excepciones

En el IRPF, en cambio, el punto de partida es el contrario. El artículo 17.1.d) de la Ley del IRPF considera rendimientos del trabajo las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que se establezcan reglamentariamente. Ese desarrollo reglamentario es el artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007), que fija los requisitos y los importes exentos.

Lo que no es una dieta

• El desplazamiento de casa al centro de trabajo habitual: no es un gasto de locomoción exento; si la empresa lo paga, es salario (salvo que encaje en otras figuras, como el transporte colectivo o la tarjeta de transporte público dentro de la retribución flexible).
• Las comidas en el propio municipio de trabajo: no son manutención exenta por desplazamiento; la vía para ellas es, en su caso, la fórmula indirecta de comedor de empresa o tarjeta restaurante.
• Los pluses fijos "de dieta" que se cobran haya o no desplazamiento: son salario.

El artículo 9 del Reglamento del IRPF establece unos requisitos comunes y otros específicos para cada tipo de gasto. Si no se cumplen, la cantidad abonada tributa íntegramente como rendimiento del trabajo, aunque esté por debajo de los importes máximos.

Relación con el tiempo de trabajo

Que un desplazamiento genere dietas exentas no dice nada sobre si el tiempo de viaje es tiempo de trabajo: son cuestiones diferentes, una fiscal y otra laboral. La segunda la analizamos en nuestra guía sobre tiempo de desplazamiento y tiempo de trabajo. Lo que sí comparten es la necesidad de registrar bien cuándo y dónde se ha trabajado.

El artículo 9 del Reglamento del IRPF fija unos importes diarios máximos exentos para los gastos de manutención, que distinguen entre desplazamientos con y sin pernocta y entre territorio español y extranjero. Dentro de estos límites, el trabajador no tiene que justificar el importe concreto gastado en comidas, aunque sí debe acreditarse la realidad del desplazamiento.

Con o sin pernocta

El límite con pernocta se aplica cuando el trabajador duerme en un municipio distinto del de su trabajo habitual y de su residencia. Si el desplazamiento se hace en el día, con regreso a casa, se aplica el límite sin pernocta. En los desplazamientos de varios días, el tratamiento del día de salida y del día de regreso puede generar dudas; la Dirección General de Tributos ha dictado consultas sobre esta cuestión, por lo que, si tu política paga importes cercanos a los límites, conviene revisar el criterio con tu asesoría.

¿Y si el convenio fija importes superiores?

Puede ocurrir que el convenio colectivo obligue a pagar dietas superiores a los límites fiscales (por ejemplo, 60 euros por día con pernocta en España). La empresa debe pagar lo que dice el convenio, pero solo la parte que no excede del límite reglamentario está exenta. El exceso (en el ejemplo, 6,66 euros diarios) es rendimiento del trabajo: tributa en el IRPF, está sujeto a retención y cotiza a la Seguridad Social.

Dieta a tanto alzado o gasto justificado

Hay dos formas habituales de compensar la manutención:

• Dieta diaria a tanto alzado: la empresa paga una cantidad fija por día de desplazamiento, sin pedir tickets. Exenta hasta los límites, siempre que se acredite el desplazamiento.
• Reembolso de gastos justificados: el trabajador presenta los tickets y la empresa reembolsa lo gastado. A efectos fiscales, la exención de la manutención sigue limitada a los importes diarios del Reglamento, aunque el gasto real sea mayor.

Para los desplazamientos al extranjero, recuerda que pueden existir además otras exenciones específicas, como la de trabajos realizados en el extranjero del artículo 7.p) de la Ley del IRPF, que explicamos en nuestra guía sobre desplazamiento de trabajadores al extranjero.

A diferencia de la manutención, para los gastos de estancia el Reglamento del IRPF no fija un importe máximo: están exentos los importes que se justifiquen. Es decir, si el trabajador pernocta en un hotel por motivos de trabajo, el coste del alojamiento justificado con factura no tributa, sea cual sea su precio, siempre que se cumplan el resto de requisitos.

Formas de pago habituales

Régimen especial para conductores de transporte de mercancías

El Reglamento contempla una excepción para los conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera: se consideran exentos los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios si corresponden a desplazamientos en territorio español, o de 25 euros diarios en el extranjero, sin necesidad de justificar su importe. Es una regla pensada para quienes pernoctan en la cabina del camión o en áreas de servicio, donde obtener factura es difícil. Si el conductor se aloja en un hotel y lo justifica, se aplica la regla general del importe justificado.

Alojamientos de larga duración

En proyectos largos, es frecuente alquilar un apartamento en lugar de pagar hotel. A efectos fiscales, la exención se refiere a gastos de estancia en "hoteles y demás establecimientos de hostelería", y el límite de nueve meses en un mismo municipio sigue aplicándose. El tratamiento de alquileres de vivienda para trabajadores desplazados puede generar dudas y debe analizarse con la asesoría fiscal, especialmente cuando la estancia se prolonga.

Los gastos de locomoción son los que más se utilizan en el día a día de comerciales, técnicos y personal de servicios. El Reglamento distingue según el medio de transporte.

Transporte público

Si el trabajador utiliza transporte público (tren, avión, autobús, metro, taxi), está exento el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente, sin límite cuantitativo. Lo habitual es que la empresa compre directamente los billetes o los reembolse contra justificante.

Vehículo propio

Si el trabajador utiliza su propio vehículo, está exenta la cantidad que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. Este importe se elevó desde los 0,19 euros anteriores mediante la Orden HFP/792/2023, con efectos desde el 17 de julio de 2023.

Si la empresa paga más de 0,26 euros

Muchos convenios o políticas internas fijan un precio por kilómetro superior. Es perfectamente legal, pero el exceso sobre 0,26 euros tributa como rendimiento del trabajo y cotiza. Por ejemplo, si la empresa paga 0,30 euros por kilómetro, 0,04 euros de cada kilómetro son salario a efectos fiscales y de cotización.

Cómo justificar los kilómetros

• Una hoja de liquidación por desplazamiento o mensual, con fecha, origen, destino, motivo (cliente, obra, visita) y kilómetros.
• Los kilómetros deben ser razonables respecto del trayecto. Las herramientas de cálculo de rutas ayudan a estandarizarlos.
• Documentación de soporte: agenda de visitas, partes de trabajo, órdenes de servicio, registros de fichaje con ubicación.
• Los tickets de peaje y aparcamiento.

Vehículo de empresa

Si el trabajador utiliza un vehículo de la empresa, no hay kilometraje que compensar: la empresa asume directamente los costes. Otra cuestión es si el trabajador puede usar ese vehículo también para fines particulares, en cuyo caso puede existir una retribución en especie, que tiene sus propias reglas de valoración y no es objeto de esta guía.

Además de las reglas generales, el artículo 9 del Reglamento del IRPF contempla algunas situaciones particulares que conviene conocer.

Traslado con cambio de residencia

Cuando el trabajador es trasladado de puesto a un municipio distinto y el traslado exige un cambio de residencia, están exentas las asignaciones destinadas a compensar los gastos de locomoción y manutención del trabajador y de sus familiares durante el traslado, así como los gastos de traslado de su mobiliario y enseres. En cambio, otras compensaciones por traslado (por ejemplo, una cantidad para gastos de instalación o un complemento por cambio de residencia) tributan. Desde el punto de vista laboral, el traslado se rige por el artículo 40 ET, que reconoce al trabajador una compensación por gastos en los términos pactados.

Desplazamientos de más de nueve meses

Si un trabajador permanece en un mismo municipio por un periodo continuado superior a nueve meses, las asignaciones de manutención y estancia dejan de estar exentas, porque se entiende que el desplazamiento ha perdido su carácter temporal. Las vacaciones o una baja médica no interrumpen el cómputo. Si un proyecto va a durar más, conviene planificarlo desde el inicio y revisar con la asesoría desde qué momento se aplica la tributación y cómo se reflejará en la nómina, para que no sea una sorpresa para el trabajador.

Desplazamientos al extranjero

Se aplican los límites específicos para el extranjero (91,35 euros con pernocta y 48,08 euros sin pernocta) y la regla del importe justificado para el alojamiento. Además, durante desplazamientos dentro de la UE, la Directiva de desplazamiento de trabajadores puede obligar a reembolsar los gastos de viaje, alojamiento y manutención según la normativa del país de destino. Y si el trabajador presta servicios para una entidad no residente, puede ser de aplicación la exención del artículo 7.p) de la Ley del IRPF.

Trabajadores con centro de trabajo móvil o itinerante

El Reglamento contiene también una regla específica para los trabajadores contratados específicamente para prestar servicios en empresas con centros de trabajo móviles o itinerantes (por ejemplo, en determinadas actividades de montaje o espectáculos), cuyas asignaciones de desplazamiento pueden quedar exentas dentro de los límites reglamentarios. Si tu actividad encaja en este supuesto, revisa los requisitos con tu asesoría.

Otras figuras que no son dietas

Cotización: mismos límites que en el IRPF

El artículo 147.2 de la Ley General de la Seguridad Social excluye de la base de cotización las asignaciones para gastos de locomoción cuando se utilice transporte público y se justifique con factura, y las demás asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y de residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa del IRPF. Es decir, la Seguridad Social se remite a los mismos límites y requisitos que hemos visto: lo que está exento en el IRPF tampoco cotiza, y el exceso cotiza.

Cómo reflejarlo en la nómina

Las dietas y gastos de locomoción se incluyen en el apartado de percepciones no salariales de la nómina. La práctica recomendable es separar en conceptos distintos:

• Dietas exentas (hasta el límite reglamentario).
• Exceso de dietas sujeto (tributa, se le aplica retención y cotiza).
• Kilometraje exento (hasta 0,26 euros por kilómetro).
• Exceso de kilometraje sujeto.
• Suplidos (billetes, hoteles, peajes reembolsados), si se pagan a través de la nómina.

Si quieres repasar la estructura completa de la nómina y el tratamiento de cada apartado, consulta nuestra guía completa de nóminas.

Retenciones e información anual

Las cantidades exentas no se someten a retención. El exceso sí, como cualquier otro rendimiento del trabajo. En la declaración informativa anual de retenciones (modelo 190), las asignaciones exentas para gastos de locomoción, manutención y estancia se declaran con una clave y subclave específicas (en la estructura actual del modelo, la clave L con su subclave correspondiente), separadas de las retribuciones dinerarias. Comprueba las instrucciones del modelo vigentes en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, porque los diseños de registro se actualizan.

La acreditación del día, el lugar y el motivo del desplazamiento es la piedra angular de la exención. En las comprobaciones, la discusión rara vez gira en torno a los importes; casi siempre se centra en si la empresa puede demostrar que los desplazamientos existieron. Este es un procedimiento sencillo para tenerlo bajo control.

¿Quién debe probar?

El Reglamento atribuye al pagador la acreditación del día, lugar y motivo. En la práctica, la Agencia Tributaria puede dirigirse tanto a la empresa como al trabajador en una comprobación, y los tribunales han tenido que precisar en distintas ocasiones el reparto de esa carga de la prueba. Para la empresa, la conclusión práctica es sencilla: si no conserva la documentación, el riesgo de que la dieta se considere salario es alto.

Los siguientes ejemplos son ficticios y utilizan los importes del artículo 9 del Reglamento del IRPF vigentes a la fecha de esta guía. Asumimos que en todos se cumplen los requisitos de desplazamiento real y acreditación.

Las dietas y el kilometraje permiten compensar a los trabajadores por los gastos que les ocasionan los desplazamientos sin que esa compensación tribute ni cotice, siempre dentro de los límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF: 0,26 euros por kilómetro con vehículo propio, 53,34 o 26,67 euros diarios de manutención en España según haya o no pernocta, 91,35 o 48,08 euros en el extranjero, y el importe justificado de transporte público y alojamiento.

La exención no es automática. Exige desplazamientos reales a municipios distintos, respetar el límite de nueve meses y, sobre todo, que la empresa pueda acreditar el día, el lugar y el motivo de cada viaje. Lo que exceda de los límites o no se pueda justificar es salario a efectos fiscales y de cotización, con el riesgo de regularización que ello implica.

Una política escrita, hojas de liquidación ordenadas, conceptos de nómina bien separados y un registro de jornada que refleje dónde trabaja cada persona cada día son las herramientas que convierten un área de riesgo en un proceso controlado.