Descripción de Puestos de Trabajo: Cómo Redactarla con Plantilla 2026

La descripción de puesto de trabajo (DPT) es el documento que explica por qué existe un puesto, qué resultados se esperan de él, qué tareas lo componen, en qué condiciones se desempeña y qué necesita saber y saber hacer la persona que lo ocupa. Describe el puesto, no a la persona: debe seguir siendo válida aunque cambie quien lo ocupa.

Conviene distinguirla de otros documentos con los que se suele confundir. La oferta de empleo es una pieza de comunicación externa, más breve y comercial, que se construye a partir de la descripción. El perfil de competencias se centra en los comportamientos observables que diferencian un desempeño bueno de uno excelente. Y la categoría o grupo profesional del convenio colectivo es una clasificación jurídica general que agrupa muchos puestos distintos. La DPT es el puente entre todos ellos.

Para qué sirve en la práctica

Una descripción bien hecha no es burocracia: es una herramienta que se reutiliza en casi todos los procesos de personas. Estos son sus usos principales:

En empresas pequeñas, donde una misma persona asume tareas muy variadas, la tentación es pensar que no hace falta describir nada. Es justo al revés: cuanto más polivalente es un puesto, más importante es dejar por escrito cuál es su núcleo, qué tareas son ocasionales y cuáles corresponden en realidad a otro rol. Eso evita sobrecargas, reclamaciones de categoría superior y malentendidos cuando la empresa crece.

Por último, la DPT es un documento vivo. Debe revisarse cuando cambia la organización, cuando se introduce una nueva tecnología, cuando el puesto queda vacante y, como mínimo, con una periodicidad fija (anual o bienal) que la empresa decida. Un catálogo de puestos desactualizado puede ser incluso contraproducente si se aporta en una inspección o en un juicio y no refleja la realidad.

Ninguna norma laboral española obliga, con carácter general, a tener un documento llamado «descripción de puesto de trabajo». Pero varias obligaciones legales son muy difíciles de cumplir sin él, y en algunos casos la ley exige expresamente analizar o valorar los puestos. Estas son las referencias que conviene conocer.

Clasificación profesional (art. 22 ET)

El artículo 22 del Estatuto de los Trabajadores establece que el sistema de clasificación profesional se fija mediante grupos profesionales por negociación colectiva o acuerdo con los representantes. Cada grupo agrupa aptitudes profesionales, titulaciones y contenido general de la prestación. Además, el art. 22.4 obliga a que, por acuerdo entre trabajador y empresa, se asigne al trabajador un grupo profesional y se establezca el contenido de la prestación laboral, que puede abarcar todas las funciones del grupo o solo algunas.

La descripción de puesto concreta ese «contenido de la prestación». Si las funciones descritas no encajan con el grupo asignado, se abre la puerta a reclamaciones de clasificación profesional o de diferencias salariales. Consulta siempre el convenio aplicable; si necesitas repasarlo, tienes nuestra guía de convenios colectivos.

Movilidad funcional (art. 39 ET)

El art. 39 ET permite a la empresa encomendar funciones dentro del grupo profesional sin más límites que la titulación y la dignidad del trabajador. Encargar funciones superiores durante más de seis meses en un año u ocho en dos años permite al trabajador reclamar el ascenso si el convenio no dispone otra cosa, y en todo caso tiene derecho a la diferencia salarial. Una DPT clara ayuda a saber cuándo se está dentro del puesto y cuándo se están pidiendo funciones de otro grupo.

Igualdad retributiva (art. 28 ET y RD 902/2020)

El art. 28.1 ET obliga a pagar la misma retribución por un trabajo de igual valor, y define este concepto en función de la naturaleza de las funciones, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas, los factores relacionados con el desempeño y las condiciones laborales. El Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, desarrolla esta idea (art. 4) y exige que las empresas con plan de igualdad incluyan una auditoría retributiva con evaluación de puestos de trabajo (art. 8). Sin descripciones, esa valoración no tiene base.

Prevención de riesgos laborales

La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales obliga a evaluar los riesgos considerando la naturaleza de la actividad y las características de los puestos de trabajo (art. 16) y a informar a cada trabajador de los riesgos de su puesto (art. 18). La descripción de puesto no sustituye a la evaluación de riesgos, pero ambas deben estar alineadas: si la DPT dice que el puesto conduce un vehículo o manipula cargas, la evaluación tiene que contemplarlo.

No discriminación en el acceso al empleo

El art. 4.2.c y el art. 17 ET prohíben la discriminación en el empleo, y la Ley 15/2022, integral para la igualdad de trato y la no discriminación, extiende la protección a nuevas causas. El art. 16.1.c de la LISOS (RDL 5/2000) tipifica como infracción muy grave establecer, en ofertas o procesos de selección, condiciones que constituyan discriminación. Como la oferta de empleo nace de la DPT, los requisitos deben estar justificados por el puesto, como verás en la sección de lenguaje inclusivo.

No existe un formato único, pero las descripciones útiles comparten una estructura muy parecida. Lo importante es que todas las de tu empresa sigan la misma plantilla, para poder compararlas y valorarlas con criterios homogéneos. Esta tabla resume los bloques recomendados y el error típico en cada uno.

¿Debe incluir el salario?

La DPT interna no suele incluir la cifra salarial concreta, sino el grupo profesional y, si existe, la banda salarial asociada al puesto. Así el documento no queda desfasado cada vez que se actualizan las tablas del convenio. Si estás diseñando bandas, puedes apoyarte en la guía de política retributiva y bandas salariales. Ten en cuenta, además, que la Directiva (UE) 2023/970 de transparencia retributiva prevé que los candidatos reciban información sobre la retribución inicial o su banda; revisa en qué situación está su transposición en España en la fecha en que publiques tus ofertas.

Condiciones de trabajo: no te olvides del tiempo

El bloque de condiciones suele ser el más descuidado y, sin embargo, es el que más discusiones evita. Indica si el puesto trabaja a turnos, si hay disponibilidad o guardias, si existe distribución irregular de la jornada, si es compatible con el teletrabajo y en qué proporción, y si requiere desplazamientos. Esa información debe coincidir con la que luego configuras en el cuadrante y en el sistema de registro de jornada; con Ikelma, por ejemplo, puedes asignar horarios y turnos por puesto o equipo para que la planificación respete lo descrito.

La misión y las funciones son el corazón de la descripción. Si están bien escritas, el resto del documento casi se deduce solo; si están mal, ni los requisitos ni los KPIs tendrán sentido.

La misión: para qué existe el puesto

La misión responde a una pregunta sencilla: ¿qué dejaría de ocurrir, o qué saldría mal, si este puesto no existiera? Se redacta en una o dos frases, con la estructura «verbo + qué + para qué + dentro de qué marco».

Las funciones: verbo de acción + objeto + finalidad

Cada función debe describir un resultado, no un gesto. La fórmula que mejor funciona es verbo de acción en infinitivo + objeto sobre el que actúa + finalidad o estándar. Por ejemplo: «Conciliar mensualmente los extractos bancarios con la contabilidad para detectar y corregir descuadres antes del cierre».

• Usa verbos precisos: planificar, elaborar, verificar, negociar, supervisar, coordinar, atender, registrar, analizar. Evita «colaborar en», «ayudar a» o «participar en» salvo que sea exactamente eso.
• Agrupa tareas en funciones: «archivar facturas», «escanear facturas» y «registrar facturas» forman una sola función: gestionar el ciclo documental de facturas de proveedor.
• Limita el número: entre cinco y diez funciones principales. Si salen veinte, probablemente mezclas niveles o describes dos puestos.
• Ordena por importancia: primero las que más contribuyen a la misión, no las más frecuentes.
• Indica el peso aproximado: un porcentaje de dedicación orientativo (por ejemplo, 30 %) ayuda en la valoración y en la planificación de cargas.

La cláusula de «otras funciones»

Es habitual cerrar la lista con «y cualesquiera otras funciones que le sean encomendadas por su superior». No es ilegal, pero tampoco da carta blanca: la movilidad funcional tiene los límites del art. 39 ET (grupo profesional, titulación, dignidad). Una fórmula más honesta y defendible es: «Otras tareas afines a su grupo profesional y a la misión del puesto que le encomiende su responsable».

Responsabilidades y autonomía

Junto a las funciones, especifica el nivel de autonomía: qué puede decidir sin consultar, qué debe proponer y qué solo ejecuta. Incluye límites cuantitativos cuando existan (importe máximo de compra, descuentos comerciales autorizados, número de personas a cargo) y responsabilidades sobre activos o información sensible: caja, datos personales de clientes, llaves, vehículos. Este bloque pesa mucho en la valoración del puesto, porque la responsabilidad es uno de los factores que más diferencian unos puestos de otros.

El bloque de requisitos es el que más impacto tiene en la selección y, a la vez, el que más riesgos legales y de negocio concentra. Pedir de más reduce la base de candidatos, encarece el puesto y puede ser discriminatorio; pedir de menos llena la entrevista de perfiles que no encajan.

Imprescindibles frente a deseables

Separa siempre los requisitos en dos columnas. Un requisito imprescindible es aquel sin el cual la persona no puede desempeñar el puesto desde el primer día o en un plazo razonable de formación; un requisito deseable suma puntos pero no elimina. La pregunta de control es: «¿descartaría a una candidata excelente en todo lo demás por no cumplir esto?». Si la respuesta es no, es deseable.

Competencias: pocas, definidas y con nivel

Las competencias describen cómo se hace bien el trabajo. El error clásico es copiar una lista genérica que vale para cualquier puesto. Elige entre tres y seis competencias realmente diferenciales para ese rol, define qué significan en tu empresa y fija el nivel esperado (por ejemplo, de 1 a 4). «Orientación al cliente» no significa lo mismo en un puesto de soporte técnico que en uno de compras.

Si tu empresa ya trabaja con un diccionario de competencias, la DPT solo debe referenciarlo e indicar los niveles. Si todavía no lo tiene, puedes empezar con el enfoque de nuestra guía de gestión por competencias, que explica cómo construir el diccionario y los niveles de comportamiento.

Requisitos físicos y de salud

Si el puesto tiene exigencias físicas reales (levantar cargas, trabajar en altura, turnos nocturnos), descríbelas como exigencias del puesto, no como características de la persona. Así podrás valorar adaptaciones razonables para personas con discapacidad, que la ley obliga a considerar, y enlazar con la vigilancia de la salud cuando proceda. Nunca pidas datos de salud en la fase de candidatura: es información de categoría especial según el RGPD.

Incluir indicadores en la descripción de puesto es lo que la convierte en una herramienta de gestión y no solo en un documento administrativo. Los KPIs traducen la misión en algo observable: si la misión es «garantizar la facturación en plazo y sin errores», los indicadores lógicos serán el porcentaje de facturas emitidas en plazo y la tasa de errores o rectificativas.

Criterios para elegir buenos KPIs

• Influibles: la persona que ocupa el puesto debe poder modificarlos con su trabajo. Un administrativo no controla las ventas totales de la empresa.
• Pocos: entre tres y cinco. Más indicadores diluyen la atención.
• Equilibrados: combina cantidad, calidad, plazo y, cuando aplique, satisfacción del cliente interno o externo.
• Medibles con datos existentes: si no hay forma de obtener el dato sin un esfuerzo desproporcionado, el KPI no se usará.
• Estables: en la DPT se recoge el indicador; la meta concreta de cada año se fija en el sistema de objetivos o evaluación.

Ejemplos de KPIs por tipo de puesto

KPIs y datos de tiempo de trabajo

Algunos de los indicadores más objetivos proceden de datos que la empresa ya genera por obligación legal: el registro de jornada, las ausencias o la cobertura de turnos. Para un puesto de coordinación, por ejemplo, el porcentaje de turnos cubiertos sin recurrir a horas extraordinarias es un buen indicador de planificación. Con un sistema como Ikelma esos datos están disponibles sin hojas de cálculo paralelas. Eso sí: utiliza el registro horario para medir la organización del trabajo, no para controlar de forma desproporcionada a las personas, y respeta siempre la información previa a la plantilla sobre el uso de los datos.

Para conectar estos indicadores con el ciclo anual de objetivos y la conversación de evaluación, consulta nuestra guía de evaluación del desempeño. La DPT aporta la referencia estable; la evaluación, la conversación periódica sobre resultados y desarrollo.

La forma en que se describe un puesto influye en quién se siente llamado a presentarse. Un texto con sesgos no solo reduce la diversidad de candidaturas: si se traslada a una oferta de empleo, puede constituir una infracción. Por eso conviene revisar la DPT con criterios de inclusión antes de aprobarla.

Denominación del puesto

Utiliza denominaciones neutras o desdobladas: «Personal de limpieza», «Responsable de almacén», «Técnico/a de nóminas», «Equipo de recepción». Evita los títulos en masculino genérico para puestos tradicionalmente masculinizados (y viceversa, como «secretaria» o «limpiadora»). Las denominaciones neutras también facilitan agrupar puestos en el registro retributivo sin arrastrar estereotipos.

Recursos para un texto inclusivo

Expresiones a eliminar

Lo que dice la ley

El art. 17.1 ET declara nulas las decisiones unilaterales de la empresa que den lugar a discriminaciones directas o indirectas. La Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, prohíbe la discriminación en el acceso al empleo (art. 5) y la Ley 15/2022 amplía las causas protegidas e incluye expresamente el acceso al empleo en su ámbito. En el plano sancionador, el art. 16.1.c LISOS considera infracción muy grave establecer condiciones discriminatorias mediante publicidad u otros medios en los procesos de selección.

Solo cabe una diferencia de trato basada en una característica personal cuando, por la naturaleza de la actividad o el contexto, esa característica constituya un requisito profesional esencial y determinante, el objetivo sea legítimo y el requisito proporcionado. Son supuestos excepcionales que conviene documentar con asesoramiento.

Un último consejo: pide a dos personas de perfiles distintos (por ejemplo, alguien del propio departamento y alguien ajeno) que lean la descripción y señalen lo que no entiendan o les parezca excluyente. Es la forma más barata de detectar sesgos que quien redacta no ve.

Elaborar el catálogo de puestos de una empresa es un pequeño proyecto. Si se hace bien la primera vez, mantenerlo después es sencillo. Este es el proceso que recomendamos, tanto para describir un puesto aislado como para abordar toda la organización.

Plantilla de descripción de puesto

Puedes copiar esta estructura en tu procesador de textos o en tu software de RRHH:

Este ejemplo corresponde a una empresa ficticia de distribución alimentaria con 120 trabajadores repartidos en dos centros. Los datos de convenio y bandas son ilustrativos: adáptalos al convenio colectivo que te resulte de aplicación.

A partir de esta descripción, la oferta de empleo se redacta en minutos: misión reformulada en tono atractivo, cuatro o cinco funciones, requisitos imprescindibles, lo que ofrece la empresa (incluida la banda o retribución si se publica) y el proceso de selección. Y el plan de acogida puede tomar las funciones como guion de las primeras semanas, tal como explicamos en la guía de onboarding.

Las dos aplicaciones con más retorno de una buena descripción son la selección de personal y la valoración de puestos. Veamos cómo aprovecharla en cada una sin duplicar trabajo.

En la selección

La DPT proporciona los tres ingredientes de un proceso objetivo: los criterios de cribado (requisitos imprescindibles), los criterios de evaluación (competencias con su nivel) y las situaciones reales sobre las que preguntar en la entrevista (funciones principales). Con ella puedes construir una matriz de valoración en la que cada entrevistador puntúa lo mismo, lo que reduce sesgos y permite justificar la decisión si una persona candidata la cuestiona.

No vamos a repetir aquí las fases del proceso de selección, que ya están desarrolladas en nuestra guía del proceso de selección de personal. Lo importante es que todas ellas partan del mismo documento.

En la valoración de puestos

Valorar un puesto significa asignarle un peso relativo dentro de la organización según factores objetivos. El método más extendido en pymes es el de puntos por factores: se eligen unos factores, se reparte un peso entre ellos y se puntúa cada puesto en cada factor. El RD 902/2020 exige que estos factores sean adecuados, completos (que cubran todas las condiciones relevantes del puesto) y objetivos, y que no infravaloren tareas tradicionalmente feminizadas, como las de cuidado o atención.

El cálculo es sencillo: para recepción, (2 × 0,30) + (2 × 0,25) + (3 × 0,20) + (2 × 0,15) + (4 × 0,10) = 0,60 + 0,50 + 0,60 + 0,30 + 0,40 = 2,40. Las puntuaciones permiten agrupar puestos de igual valor y comprobar si sus retribuciones son coherentes. Fíjate en que el puesto de almacén puntúa más que el de recepción por esfuerzo físico y condiciones; si recepción estuviera mejor pagado sin otra justificación objetiva, habría que analizarlo.

Las puntuaciones solo son tan buenas como las descripciones que las sostienen. Por eso la valoración debe hacerla un pequeño comité (RRHH, una jefatura de cada área y, si es posible, la representación de la plantilla) leyendo las DPT, no basándose en la impresión que tengan de las personas que ocupan cada puesto.

La mayoría de los catálogos de puestos que fracasan lo hacen por los mismos motivos. Revisa esta lista antes de dar por cerradas tus descripciones.

La descripción de puestos de trabajo es la pieza sobre la que se apoyan la selección, la acogida, la evaluación, la formación, la retribución y la igualdad. Cuando falta, cada proceso se improvisa; cuando existe y está al día, todos ganan coherencia y la empresa puede explicar sus decisiones con criterios objetivos.

Para que funcione, recuerda los principios que hemos visto: describe el puesto y no a la persona, redacta una misión clara, agrupa tareas en funciones con verbo, objeto y finalidad, separa requisitos imprescindibles de deseables y justifícalos, elige pocas competencias bien definidas y KPIs que el puesto pueda influir. Revisa el texto con perspectiva inclusiva y comprueba siempre el encaje con el grupo profesional del convenio.

No hace falta abordar todo el catálogo de golpe. Empieza por los puestos con más personas, más rotación o más reclamaciones sobre funciones, utiliza la plantilla de esta guía y programa revisiones periódicas. En pocos meses tendrás una base sólida para tu registro retributivo, tu plan de igualdad y tus procesos de selección.