Desplazar Trabajadores al Extranjero: Guía Legal y de Seguridad Social 2026

En el lenguaje cotidiano de las empresas se usan como sinónimos palabras como "desplazado", "expatriado", "comisión de servicio" o "asignación internacional". Jurídicamente no lo son. Antes de decidir qué papeles hay que tramitar, el primer paso es encuadrar correctamente la situación, porque de esa calificación dependen la ley laboral aplicable, el país donde se cotiza, dónde tributa el trabajador y qué comunicaciones exige el Estado de destino.

El desplazamiento temporal

Hablamos de desplazamiento temporal cuando la empresa española envía a un trabajador de su plantilla a prestar servicios en otro país durante un periodo limitado, con la intención clara de que regrese a su puesto en España al terminar. El contrato de trabajo español sigue vigente, la empresa española continúa siendo la empleadora, paga la nómina y ejerce el poder de dirección. Es el supuesto típico de los técnicos que montan instalaciones, los consultores que trabajan en proyectos de clientes extranjeros o el personal que da soporte a una filial durante unos meses.

En este escenario, siempre que se cumplan los requisitos, el trabajador puede seguir cotizando en España y la empresa debe respetar, además, una serie de condiciones mínimas del país de destino. Es el supuesto al que se dirigen el certificado A1 y la Directiva de desplazamiento de trabajadores.

La expatriación o traslado internacional

La expatriación implica una estancia larga o indefinida en el extranjero, normalmente con integración del trabajador en una entidad local (filial, sucursal o empresa del grupo). Lo habitual es que el contrato español se suspenda o se extinga y que el trabajador firme un contrato local, cotice en el sistema de Seguridad Social del país de destino y, en muchos casos, pase a ser residente fiscal allí. A veces se pacta un "contrato marco" o carta de expatriación que regula el regreso, la antigüedad y las condiciones de reincorporación.

El viaje de negocios

Una reunión con un cliente en Lisboa, una feria en Milán o una auditoría de dos días en Bruselas también son, técnicamente, trabajo realizado en otro Estado. Mucha gente piensa que estos viajes cortos no generan obligaciones, pero dentro de la Unión Europea el criterio general es que cualquier actividad laboral en otro Estado miembro debe ir acompañada del certificado A1, y algunos países lo comprueban con bastante rigor. Otra cuestión es si el viaje activa además las obligaciones de la Directiva de desplazamiento: muchos Estados excluyen las reuniones, ferias o formaciones de corta duración, pero no todos y no con los mismos criterios.

Si lo que te planteas no es enviar a alguien fuera, sino que una persona de tu plantilla trabaje en remoto desde otro país por decisión propia, la lógica es distinta y conviene revisar nuestra guía sobre nómadas digitales. Y si el cambio de centro es dentro de España, el marco aplicable es el de la movilidad geográfica del artículo 40 ET.

El punto de partida en la legislación española es el artículo 1.4 del Estatuto de los Trabajadores: la legislación laboral española se aplica al trabajo que presten los trabajadores españoles contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero, sin perjuicio de las normas de orden público del lugar de trabajo. A escala europea, el Reglamento (CE) 593/2008 (Roma I), en su artículo 8, establece que el contrato individual se rige por la ley elegida por las partes, pero esa elección no puede privar al trabajador de la protección de las normas imperativas de la ley que se aplicaría en defecto de elección, y precisa que el país de prestación habitual no cambia por el hecho de que el trabajador realice con carácter temporal su trabajo en otro país.

En la práctica, durante un desplazamiento temporal conviven dos capas: el contrato sigue rigiéndose por la ley española (y por el convenio colectivo aplicable en España), y sobre él se superponen las condiciones mínimas imperativas del país de destino que exige la Directiva de desplazamiento, que veremos más adelante. Si las condiciones del país de acogida son más favorables en las materias protegidas, prevalecen éstas.

El artículo 40.6 ET y los desplazamientos temporales

El artículo 40.6 ET regula los desplazamientos temporales que exigen que el trabajador resida en una población distinta de la de su domicilio habitual. Establece que la empresa debe abonar, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas; que el trabajador debe ser informado con antelación suficiente, nunca inferior a cinco días laborables si el desplazamiento supera los tres meses; y que en ese caso tendrá derecho a un permiso de cuatro días laborables en su domicilio de origen por cada tres meses de desplazamiento, sin computar los días de viaje, cuyos gastos corren a cargo de la empresa. Además, los desplazamientos que en un periodo de tres años superen los doce meses tienen el tratamiento de traslado.

La aplicación de este precepto a destinos internacionales es una cuestión delicada. Imponer unilateralmente a un trabajador un desplazamiento fuera de España, con todo lo que implica para su vida personal y familiar, es una fuente segura de conflicto, y la práctica prudente es pactarlo por escrito, salvo que el puesto ya incluya expresamente la movilidad internacional (comerciales de exportación, técnicos de montaje, auditores de grupo) y así conste en el contrato. Aun en esos casos, los mínimos del artículo 40.6 ET (preaviso, gastos, dietas y permisos de retorno) son una buena referencia de lo que el trabajador puede exigir.

La carta o anexo de desplazamiento

El instrumento práctico para ordenar todo esto es un anexo al contrato o carta de desplazamiento, firmado por ambas partes. Como mínimo debería recoger:

• País, ciudad y centro de trabajo o cliente donde se prestarán los servicios.
• Fecha de inicio y duración prevista, con el régimen de prórroga y la fecha de regreso.
• Funciones a desempeñar y persona responsable en destino.
• Salario, moneda de pago y, si procede, complementos por desplazamiento o por coste de vida.
• Dietas, alojamiento, transporte y viajes de retorno a cargo de la empresa.
• Jornada, horario y descansos aplicables, y cómo se registrará la jornada.
• Vacaciones: cuándo y dónde se disfrutan y quién paga el viaje.
• Seguro médico, asistencia en viaje y cobertura de accidentes.
• Régimen de Seguridad Social y tratamiento fiscal previsto (sin garantizar resultados fiscales que dependen de la situación personal del trabajador).
• Condiciones de repatriación anticipada y de reincorporación a su puesto en España.

Tiempo de trabajo y tiempo de viaje

Durante el desplazamiento siguen vigentes los límites de jornada y descanso de los artículos 34 a 38 ET, y en las materias que protege la Directiva, los del país de destino si son más favorables. Un punto que genera muchas dudas es si las horas de avión o tren cuentan como tiempo de trabajo. La respuesta depende de las circunstancias, y la hemos analizado con detalle en nuestra guía sobre tiempo de desplazamiento y tiempo de trabajo. Lo importante aquí es que tu política de viajes y tu sistema de registro horario traten esas horas de forma coherente.

La regla general en coordinación de sistemas de Seguridad Social es la lex loci laboris: se cotiza en el país donde se trabaja. Los desplazamientos temporales son precisamente la gran excepción a esa regla, porque obligar a dar de alta al trabajador en otro sistema por unos meses sería costoso y le perjudicaría en sus carreras de cotización. Pero la excepción solo funciona si existe una norma que la ampare, y esa norma cambia según el destino. Hay tres escenarios.

Escenario 1: Unión Europea, Espacio Económico Europeo y Suiza

Se aplican los Reglamentos (CE) 883/2004 y 987/2009. El artículo 12.1 del Reglamento 883/2004 dispone que el trabajador por cuenta ajena enviado por su empleador a otro Estado miembro para realizar un trabajo por cuenta de éste sigue sujeto a la legislación del Estado de envío, siempre que la duración previsible del trabajo no exceda de 24 meses y que no sea enviado en sustitución de otra persona desplazada. Además, según los criterios de la Comisión Administrativa de coordinación (Decisión A2), el trabajador debe haber estado sujeto a la legislación española inmediatamente antes del desplazamiento (se toma como referencia al menos un mes), la empresa debe desarrollar actividades sustanciales en España, más allá de la mera gestión interna, y debe mantenerse el vínculo orgánico entre la empresa y el trabajador durante todo el periodo.

Este mismo régimen se aplica a Islandia, Liechtenstein y Noruega (Espacio Económico Europeo) y a Suiza, en virtud de sus respectivos acuerdos con la Unión. La acreditación es el certificado A1, al que dedicamos la siguiente sección.

Escenario 2: países con convenio bilateral de Seguridad Social

España tiene suscritos convenios bilaterales con numerosos países de fuera de la UE, así como el Convenio Multilateral Iberoamericano de Seguridad Social. La mayoría incluyen una cláusula de desplazamiento temporal que permite mantener la cotización en España durante un periodo determinado, que varía de un convenio a otro, y muchos prevén prórrogas con autorización de ambas partes. El documento acreditativo es un certificado de desplazamiento específico de cada convenio, que expide también la Tesorería General de la Seguridad Social.

Ten en cuenta que no todos los convenios cubren todas las prestaciones: algunos solo coordinan pensiones y no la asistencia sanitaria o el desempleo, por lo que puede ser necesario completar con seguros privados. Tras la salida del Reino Unido de la UE, los desplazamientos a ese país se rigen por el Protocolo de coordinación de Seguridad Social del Acuerdo de Comercio y Cooperación UE-Reino Unido, que también contempla el mantenimiento de la legislación de origen durante un periodo limitado. Consulta siempre la lista actualizada de convenios y sus condiciones en la web de la Seguridad Social antes de planificar el desplazamiento.

Escenario 3: países sin convenio

Si el destino no tiene convenio con España, no hay mecanismo de coordinación. La normativa española prevé que los trabajadores trasladados al extranjero al servicio de empresas españolas puedan mantenerse en situación asimilada al alta (Orden de 27 de enero de 1982), de forma que la empresa sigue cotizando en España. Pero esa cotización no impide que el país de destino exija, conforme a su propia ley, la afiliación y cotización local. El resultado puede ser una doble cotización que hay que presupuestar desde el principio.

Asistencia sanitaria y accidentes de trabajo

En la UE, el trabajador desplazado con A1 tiene derecho a asistencia sanitaria en el país de destino con la Tarjeta Sanitaria Europea, y si se traslada con su familia para un periodo largo puede ser conveniente registrar el derecho en el sistema sanitario local mediante el formulario correspondiente (S1). Fuera de la UE, la cobertura depende del convenio y, en la práctica, casi todas las empresas contratan un seguro médico internacional.

Si el trabajador sufre un accidente mientras trabaja en el extranjero, puede calificarse como accidente de trabajo en misión, con las mismas obligaciones de comunicación que en España. Lo explicamos en nuestra guía sobre qué hacer ante un accidente de trabajo.

El documento portátil A1 es el certificado que acredita qué legislación de Seguridad Social se aplica a un trabajador que ejerce su actividad en un Estado miembro distinto del suyo. Lo emite la institución competente del Estado cuya legislación se aplica; en España, la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Mientras el A1 esté vigente, las instituciones del país de destino deben aceptarlo y no pueden exigir cotización local, salvo que se retire o se declare inválido por la institución emisora.

¿Cuándo es necesario?

• Desplazamientos temporales de hasta 24 meses a otro Estado de la UE, EEE o Suiza (art. 12 del Reglamento 883/2004).
• Actividad habitual en dos o más Estados (art. 13), por ejemplo comerciales o técnicos con una cartera de clientes en varios países.
• Viajes de negocios de corta duración: aunque en la práctica no todos los Estados lo controlan, el criterio general es que cualquier actividad laboral en otro Estado miembro debe ir amparada por un A1.
• Prórrogas excepcionales más allá de 24 meses, acordadas al amparo del artículo 16 del Reglamento.

Cómo solicitarlo: paso a paso

El certificado A1 resuelve la Seguridad Social, pero no dice nada de las condiciones laborales. De eso se ocupa la Directiva 96/71/CE sobre el desplazamiento de trabajadores efectuado en el marco de una prestación de servicios, profundamente reformada por la Directiva (UE) 2018/957, y completada por la Directiva 2014/67/UE, relativa a su garantía de cumplimiento. Cada Estado miembro la ha transpuesto a su derecho interno; en España, la norma de referencia para los trabajadores que otras empresas europeas desplazan aquí es la Ley 45/1999. Cuando es tu empresa la que desplaza hacia otro país, debes cumplir la ley de transposición de ese país.

El "núcleo duro" de condiciones

Durante el desplazamiento, la empresa debe garantizar al trabajador las condiciones del país de destino en las siguientes materias, cuando sean más favorables que las españolas:

Desplazamientos de larga duración: más de 12 meses

La reforma de 2018 introdujo un régimen reforzado para los desplazamientos largos. Cuando la duración efectiva supera los 12 meses, o los 18 meses si la empresa presenta una notificación motivada a la autoridad del país de destino, se aplican además casi todas las condiciones de trabajo del Estado de acogida, con excepciones como los procedimientos de celebración y extinción del contrato, las cláusulas de no competencia y los regímenes complementarios de pensiones. Para el cómputo se suman los periodos de los trabajadores que se suceden en el mismo puesto y en el mismo lugar realizando la misma tarea, para evitar que las rotaciones sirvan para eludir la norma.

No confundas estos plazos con los 24 meses del A1: son dos regímenes distintos. Un desplazamiento de 20 meses a Alemania puede mantenerse en la Seguridad Social española con A1 y, a la vez, quedar sometido a la práctica totalidad del derecho laboral alemán a partir del mes 12 o 18.

Para conocer la remuneración y las condiciones aplicables, cada Estado está obligado por la Directiva 2014/67/UE a publicar la información en un sitio web nacional oficial único. Es la primera fuente que debes consultar, y conviene complementarla con un asesor local cuando el desplazamiento sea largo o afecte a sectores con convenios de eficacia general complejos, como la construcción.

La Directiva 2014/67/UE permite a los Estados miembros imponer a la empresa que desplaza una serie de obligaciones administrativas para facilitar el control. Aunque cada país las ha concretado a su manera, el esquema es muy parecido en toda la Unión: una declaración previa, una persona de contacto y un conjunto de documentos a disposición de las autoridades.

La declaración previa de desplazamiento

La mayoría de los Estados exigen una declaración simple, normalmente en un portal electrónico, a más tardar al comienzo de la prestación de servicios. Francia, por ejemplo, la gestiona a través de su plataforma SIPSI; otros países tienen portales propios con nombres y requisitos distintos. El contenido mínimo que suele pedirse es:

• Identidad de la empresa que desplaza (razón social, NIF, domicilio).
• Número e identidad de los trabajadores desplazados.
• Persona de contacto designada en el país de destino o accesible para las autoridades.
• Duración prevista, con fechas de inicio y fin.
• Dirección o direcciones del lugar de trabajo.
• Naturaleza de los servicios que justifican el desplazamiento.
• En algunos países, datos del cliente o destinatario del servicio.

Documentos que debes conservar en destino

Durante el desplazamiento, y en muchos casos durante un tiempo después, las autoridades pueden exigir que la empresa tenga disponibles, en papel o en formato electrónico, documentos como estos (a veces traducidos al idioma oficial del país):

El registro de jornada, también fuera de España

La obligación del artículo 34.9 ET de registrar diariamente el inicio y la finalización de la jornada no desaparece porque el trabajador esté en otro país. Al contrario: los registros horarios son uno de los documentos que más piden las inspecciones de los países de destino para comprobar el respeto de sus tiempos máximos de trabajo y del pago de las horas extraordinarias. Con una solución de control horario que permita fichar desde el móvil, como Ikelma, el trabajador desplazado registra su jornada en tiempo real desde la obra o la oficina del cliente y la empresa puede exportar el informe en minutos si se lo requieren.

Persona de contacto

Muchos Estados exigen designar una persona de contacto que reciba y envíe documentos y notificaciones en nombre de la empresa, y que puede ser el propio jefe de equipo desplazado, un empleado del cliente o un representante profesional. Algunos piden además una persona de enlace con los interlocutores sociales (sindicatos) durante el periodo de prestación de servicios. Elige a alguien localizable y que conozca la documentación del expediente.

La pregunta fiscal clave es dónde es residente el trabajador. Según el artículo 9 de la Ley 35/2006 del IRPF (LIRPF), una persona es residente fiscal en España si permanece más de 183 días del año natural en territorio español, si radica aquí el núcleo principal o la base de sus actividades o intereses económicos, o, salvo prueba en contrario, si residen habitualmente en España su cónyuge no separado legalmente y sus hijos menores que dependan de ella. En la mayoría de desplazamientos temporales el trabajador sigue siendo residente en España y tributa aquí por su renta mundial, aunque el país de destino también pueda gravar los rendimientos obtenidos allí, en cuyo caso habrá que aplicar el convenio para evitar la doble imposición y la deducción por doble imposición internacional.

La exención del artículo 7.p LIRPF

El artículo 7.p LIRPF declara exentos los rendimientos del trabajo percibidos por trabajos efectivamente realizados en el extranjero, con un límite máximo de 60.100 euros anuales, siempre que se cumplan estos requisitos:

El régimen de excesos (art. 9 RIRPF)

Como alternativa, el Reglamento del IRPF declara exentos los excesos que perciba el personal destinado en el extranjero sobre las retribuciones totales que obtendría si estuviera destinado en España, como consecuencia de complementos por coste de vida, gastos de residencia u otros conceptos vinculados al destino. Este régimen es incompatible con la exención del artículo 7.p: el trabajador puede optar por el que le resulte más favorable, pero no aplicar los dos a la vez sobre las mismas rentas.

Dietas y gastos de viaje en el extranjero

Las asignaciones para gastos de manutención y estancia en el extranjero también pueden quedar exentas dentro de los límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF, que fija importes diarios específicos para desplazamientos fuera de España, distintos de los nacionales. Esos límites se revisan poco, pero conviene comprobarlos en la normativa vigente o en la web de la Agencia Tributaria antes de fijar la política de dietas. Ten en cuenta también que el exceso sobre esos importes tributa como rendimiento del trabajo.

Los siguientes ejemplos son ficticios y están simplificados para ilustrar cómo se combinan las reglas laborales, de Seguridad Social y fiscales. Las cifras son orientativas y en cada caso real deben revisarse con la normativa vigente y, cuando proceda, con un asesor del país de destino.

Esta lista resume todo lo anterior en tareas concretas. Puedes convertirla en una plantilla interna y asignar un responsable a cada punto (RRHH, administración, prevención, el responsable del proyecto).

Antes de la salida (de 4 a 6 semanas antes, si es posible)

Durante el desplazamiento

• Verificar mensualmente el registro de jornada, las horas extra y los descansos.
• Emitir nóminas con los conceptos de desplazamiento correctamente desglosados.
• Controlar las fechas críticas: mes 12, mes 18 y mes 24, y el vencimiento del A1.
• Comunicar cualquier cambio de fechas, destino o personas a la TGSS y al portal del país de destino.
• Gestionar vacaciones, permisos de retorno y festivos según lo pactado.
• Mantener el contacto periódico con la persona desplazada (seguimiento de bienestar y carga de trabajo).

Al regreso

• Cerrar el expediente con toda la documentación y conservarla el tiempo que exija la normativa aplicable.
• Comunicar la finalización del desplazamiento si es necesario.
• Facilitar al trabajador el certificado de días trabajados en el extranjero y retribuciones, útil para su declaración de la renta.
• Planificar su reincorporación y recoger feedback para mejorar la política de movilidad.

Desplazar trabajadores al extranjero ya no es algo reservado a las grandes multinacionales. Cada vez más pymes españolas prestan servicios fuera, y con ello asumen obligaciones que cruzan tres ámbitos: laboral, Seguridad Social y fiscal. La buena noticia es que el marco, especialmente dentro de la UE, es previsible: certificado A1 para la cotización, Directiva de desplazamiento para las condiciones laborales, declaración previa en el país de destino y, en el plano fiscal, la exención del artículo 7.p LIRPF o el régimen de excesos.

Lo que marca la diferencia es el método. Calificar correctamente cada situación, preparar la documentación antes de la salida, vigilar los umbrales de 12, 18 y 24 meses y mantener un registro fiable de la jornada y de los días trabajados fuera son las cuatro claves para evitar sanciones, dobles cotizaciones y conflictos con el trabajador.

Y no olvides a la persona. Un desplazamiento con condiciones claras, gastos cubiertos, seguimiento periódico y un regreso planificado es una herramienta poderosa de desarrollo profesional y de retención del talento. Mal gestionado, en cambio, es una de las vías más rápidas para perder a un buen profesional.