Prescripción y Caducidad en Derecho Laboral: Plazos Clave para Empresas 2026

Prescripción y caducidad son dos instituciones que limitan en el tiempo el ejercicio de los derechos. Ambas responden a la misma idea, la seguridad jurídica: las situaciones no pueden quedar abiertas indefinidamente. Pero funcionan de forma muy distinta, y confundirlas es un error frecuente con consecuencias importantes.

Las normas que regulan los plazos laborales

Los plazos más importantes están en el Estatuto de los Trabajadores (arts. 59 y 60), en la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social (LRJS, Ley 36/2011), que fija plazos específicos para determinadas modalidades procesales, y en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, RDL 5/2000) para las infracciones de la empresa. Supletoriamente se aplica el Código Civil, sobre todo en materia de interrupción de la prescripción (art. 1973 CC).

Por qué le importa a la empresa

• Como parte demandada: para saber si una reclamación llega a tiempo y qué periodo puede abarcar.
• Como parte que sanciona: para no perder la posibilidad de sancionar una falta por esperar demasiado.
• Frente a la Administración: para saber durante cuánto tiempo puede ser revisada por la Inspección de Trabajo o la Seguridad Social.
• En la gestión documental: para decidir cuánto tiempo debe conservar nóminas, registros y contratos.

A lo largo de la guía verás que el mismo hecho puede estar sometido a varios plazos distintos. Por ejemplo, unas horas extraordinarias impagadas pueden reclamarse por el trabajador durante un año (prescripción) y, a la vez, constituir una infracción que la Inspección puede sancionar durante tres años.

Conocer la duración del plazo es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es saber desde cuándo se cuenta (el llamado dies a quo) y qué días se cuentan. Un error en cualquiera de las dos cosas puede hacer que una acción se considere presentada a tiempo o fuera de plazo.

Plazos en días hábiles

Los plazos de caducidad más relevantes (despido, sanciones, modificación sustancial, movilidad geográfica, derechos de conciliación) se cuentan en días hábiles. No computan sábados, domingos ni festivos (nacionales, autonómicos y locales del lugar donde se ejercita la acción) y, conforme a la normativa procesal, tampoco los días 24 y 31 de diciembre. Agosto, que es inhábil para la mayoría de actuaciones judiciales, sí es hábil para las modalidades procesales urgentes como el despido (art. 43.4 LRJS).

Plazos en años o meses

Los plazos de prescripción del art. 59 ET se expresan en años y se computan de fecha a fecha: un plazo de un año que empieza el 15 de marzo vence el 15 de marzo del año siguiente. Los plazos de prescripción de faltas del art. 60 ET se cuentan en días naturales, según la interpretación mayoritaria, porque no se trata de plazos procesales.

La fecha de inicio (dies a quo)

Ejemplo de cómputo en días hábiles

Un despido con efectos de un viernes, en un periodo sin festivos: el primer día hábil es el lunes siguiente. Contando cinco días hábiles por semana, el día 20 coincide con el viernes de la cuarta semana posterior al despido. Si en ese intervalo hay un festivo, el plazo se alarga un día hábil más.

El art. 59.3 ET establece que el ejercicio de la acción contra el despido o la resolución de contratos temporales caducará a los veinte días siguientes de aquel en que se hubiera producido. Los días son hábiles y el plazo es de caducidad a todos los efectos. El art. 103.1 LRJS reproduce la misma regla en el ámbito procesal.

A qué extinciones se aplica

• Despido disciplinario (art. 54 ET).
• Despido por causas objetivas (art. 52 ET), en su impugnación individual.
• Extinción de contratos temporales cuando el trabajador considera que no concurre la causa o que el contrato era en realidad indefinido.
• No llamamiento de un fijo discontinuo, que se trata como despido a efectos de impugnación.
• Despido tácito (por ejemplo, la empresa deja de dar trabajo y de pagar), con la dificultad añadida de fijar la fecha de inicio.

Suspensión por la papeleta de conciliación

La presentación de la papeleta de conciliación (o la solicitud de mediación ante el sistema extrajudicial competente) suspende el plazo. Según el art. 65.1 LRJS, el cómputo se reanuda al día siguiente de intentada la conciliación o transcurridos quince días hábiles desde su presentación sin que se haya celebrado. El trabajador dispone entonces de los días que le quedaban. El funcionamiento detallado de este trámite lo explicamos en la guía sobre la papeleta de conciliación y el SMAC.

Error sobre el empresario demandado

Si el trabajador demanda por error a quien no era su empresario (algo frecuente en grupos de empresas, contratas o sucesiones), el art. 103.2 LRJS permite que, cuando se descubra la verdadera identidad del empresario, el plazo de caducidad se compute desde ese momento. Una razón más para que la documentación entregada al trabajador (contrato, nóminas, carta de despido) identifique con claridad a la empresa empleadora.

Otras decisiones con 20 días hábiles

El art. 59.4 ET extiende la regla de caducidad de 20 días hábiles a las acciones contra las decisiones empresariales en materia de movilidad geográfica y modificación sustancial de condiciones de trabajo, contados desde el día siguiente a la notificación de la decisión, tras el periodo de consultas si lo hubo. Si quieres repasar ese procedimiento, consulta la guía de modificación sustancial de condiciones de trabajo.

Lo que debe hacer la empresa

• Fijar con claridad en la carta la fecha de efectos del despido y conservar prueba de la entrega.
• Registrar la fecha en que recibe la papeleta y la fecha de celebración del acto.
• Al recibir la demanda, comprobar con la asesoría el cómputo completo antes de preparar la defensa de fondo.

Las reclamaciones de cantidad son las más frecuentes en la jurisdicción social: salarios impagados, diferencias de convenio, pagas extraordinarias, horas extraordinarias, pluses, vacaciones no disfrutadas en el finiquito. Todas ellas se rigen por el plazo de prescripción de un año.

Las dos reglas del art. 59 ET

La consecuencia práctica más importante es que, en las cantidades periódicas, cada mensualidad tiene su propio plazo. El salario de enero prescribe un año después de la fecha en que debió pagarse; el de febrero, un año después de la suya, y así sucesivamente. Por eso se dice que en una reclamación salarial «solo se puede reclamar el último año», aunque es más exacto decir que se pueden reclamar las cantidades cuyo plazo de un año no haya vencido o haya sido interrumpido.

Casos particulares

• Horas extraordinarias: cada mes en que debieron abonarse inicia su propio plazo. La prueba suele girar en torno al registro de jornada, que la empresa debe conservar cuatro años (art. 34.9 ET). Si necesitas repasar este concepto, consulta la guía de horas extraordinarias.
• Pagas extraordinarias: el plazo comienza en la fecha de devengo y pago fijada por el convenio.
• Liquidación y finiquito: las cantidades que debían abonarse al terminar el contrato (vacaciones no disfrutadas, partes proporcionales) prescriben al año desde la extinción.
• Diferencias por funciones superiores: la reclamación económica alcanza al último año, aunque la situación de hecho venga de antes.
• Indemnización por fin de contrato temporal: desde la fecha de extinción.

Vacaciones: un régimen específico

El derecho a disfrutar las vacaciones está ligado al año natural: como regla, las no disfrutadas antes del 31 de diciembre se pierden, salvo las excepciones del art. 38.3 ET (incapacidad temporal, embarazo, parto, lactancia, permisos de nacimiento) o lo que diga el convenio. Para discutir la fecha de disfrute, el art. 125 LRJS prevé una modalidad procesal urgente: la demanda debe presentarse en 20 días desde que el trabajador conoce la fecha fijada o, si no está fijada, al menos dos meses antes de la fecha de disfrute pretendida. Las vacaciones no disfrutadas al extinguirse el contrato se compensan en dinero y siguen la regla del año.

Además del despido y de las cantidades, hay otras acciones con plazos propios que la empresa debe conocer porque condicionan cuánto tiempo puede estar abierta una decisión.

Impugnación de sanciones: 20 días hábiles

El art. 114 LRJS establece que el trabajador podrá impugnar la sanción dentro de los veinte días hábiles siguientes a su notificación. Es un plazo de caducidad. Si no impugna a tiempo, la sanción queda firme, aunque podría volver a discutirse indirectamente si se utiliza después como antecedente de un despido.

Derechos de conciliación de la vida personal, familiar y laboral

Las discrepancias sobre reducción de jornada, concreción horaria, adaptación de jornada del art. 34.8 ET o permisos de cuidado se tramitan por la modalidad del art. 139 LRJS, con un plazo de 20 días hábiles desde que la empresa comunica su negativa o su disconformidad con la propuesta del trabajador. Es un procedimiento urgente y preferente.

Clasificación profesional

La acción para que se reconozca un grupo o categoría superior mientras el contrato está vigente no tiene un plazo especial: puede ejercitarse mientras persista la situación. Lo que sí está limitado es el efecto económico: las diferencias salariales solo podrán reclamarse respecto del periodo no prescrito.

Daños derivados de accidente de trabajo o enfermedad profesional

La reclamación de indemnización por daños y perjuicios frente a la empresa por un accidente de trabajo se sujeta al plazo de un año del art. 59 ET. Según la jurisprudencia, el plazo no empieza a correr hasta que el trabajador conoce el alcance definitivo de sus secuelas, normalmente con el alta definitiva o con la resolución firme sobre la incapacidad permanente. Por eso estas reclamaciones pueden llegar bastante tiempo después del accidente.

Tutela de derechos fundamentales

Cuando la vulneración se produce a través de una decisión con plazo propio (por ejemplo, un despido o una sanción), se aplica el plazo de esa modalidad. Para otras lesiones, el art. 179.2 LRJS remite al plazo general aplicable a la acción, computado desde que pudo ejercitarse; si la conducta lesiva es continuada, la jurisprudencia admite su impugnación mientras se mantenga.

Este es el plazo que más afecta a la empresa como parte activa. Si un trabajador comete una falta y la empresa tarda demasiado en sancionarla, pierde la posibilidad de hacerlo. El art. 60.2 ET establece un doble plazo.

El doble plazo: corto y largo

• Plazo corto (10, 20 o 60 días): se cuenta desde la fecha en que la empresa tuvo conocimiento de la comisión de la falta.
• Plazo largo (6 meses): en todo caso, la falta prescribe a los seis meses de haberse cometido, aunque la empresa no la conociera.

Faltas continuadas y ocultación

Cuando la falta consiste en una conducta continuada (por ejemplo, apropiaciones reiteradas o un fraude sostenido en el tiempo), los tribunales han considerado en muchos casos que el plazo de seis meses no empieza hasta que cesa la conducta. Y cuando el trabajador oculta deliberadamente los hechos aprovechando su puesto, también se ha admitido que el plazo largo se cuente desde que se descubren. Son criterios jurisprudenciales que dependen de cada caso: no conviene confiar en ellos sin asesoramiento.

El expediente contradictorio y la prescripción

Cuando la ley o el convenio exigen un expediente contradictorio (por ejemplo, para sancionar a representantes de los trabajadores, art. 68.a ET), su incoación puede interrumpir la prescripción si se tramita sin dilaciones. En cambio, abrir un expediente meramente formal para ganar tiempo no evita la prescripción. Revisa lo que dice tu convenio.

El registro de jornada como prueba y como alerta

Las faltas de puntualidad y asistencia son las más frecuentes y las que más fácilmente prescriben, porque se toleran día a día. Un sistema de registro como Ikelma permite detectar a tiempo los patrones de retrasos o ausencias injustificadas, contrastar la información con la persona y, si procede, actuar dentro del plazo. Además, el registro fechado sirve de prueba de los hechos y del momento en que la empresa pudo conocerlos. Para la tipificación y graduación de las faltas, consulta la guía del régimen disciplinario.

La empresa no solo se enfrenta a reclamaciones de sus trabajadores. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede actuar sobre hechos pasados, y la Tesorería General de la Seguridad Social puede reclamar cotizaciones no ingresadas. Cada ámbito tiene su plazo.

Infracciones en el orden social (art. 4 LISOS)

Estos plazos se cuentan desde la fecha de la infracción y se interrumpen por las actuaciones inspectoras con conocimiento formal de la empresa, entre otras causas previstas en la normativa. En infracciones continuadas (por ejemplo, no llevar registro de jornada durante años), el plazo no empieza a correr mientras persiste la conducta.

Deudas por cotizaciones (art. 24 LGSS)

La obligación de pago de las deudas con la Seguridad Social (cuotas y conceptos de recaudación conjunta) prescribe a los cuatro años desde la fecha en que debieron ingresarse. La prescripción se interrumpe por cualquier actuación de la Administración con conocimiento formal del deudor, por la interposición de reclamaciones o recursos y por cualquier actuación del deudor dirigida al pago o liquidación de la deuda. Las cuantías concretas de recargos e intereses dependen de cada caso y se publican en la normativa de la Seguridad Social.

Prestaciones y recargo de prestaciones

El derecho de los trabajadores al reconocimiento de las prestaciones de la Seguridad Social prescribe, con carácter general, a los cinco años (art. 53 LGSS), con excepciones como la jubilación. El recargo de prestaciones por falta de medidas de seguridad en un accidente de trabajo (art. 164 LGSS), que recae exclusivamente sobre la empresa infractora, se rige también por el plazo de cinco años según la doctrina mayoritaria. Es una razón más para conservar la documentación preventiva durante largo tiempo.

Infracciones del trabajador ante la Administración

La LISOS también tipifica infracciones de los trabajadores (por ejemplo, compatibilizar indebidamente prestaciones por desempleo con un trabajo), sujetas a sus propios plazos. Para la empresa, su relevancia práctica es que la Inspección puede pedirle información sobre periodos pasados: tener los registros de jornada y altas en orden facilita la respuesta. Si quieres saber cómo se desarrolla una actuación, tienes la guía de la Inspección de Trabajo.

Saber cuándo un plazo se ha interrumpido o suspendido es tan importante como conocer su duración. Es aquí donde se ganan y se pierden muchas reclamaciones.

Interrupción de la prescripción

El art. 1973 del Código Civil, aplicable supletoriamente, establece que la prescripción de las acciones se interrumpe por tres vías:

Suspensión de la caducidad

La caducidad, en principio, no se interrumpe. Pero la ley prevé supuestos de suspensión, en los que el plazo se detiene y, cuando se reanuda, continúa por donde iba:

• Papeleta de conciliación o solicitud de mediación (art. 65.1 LRJS): se reanuda al día siguiente del intento de conciliación o a los 15 días hábiles desde su presentación sin celebrarse.
• Reclamación administrativa previa, en los supuestos en que se exige frente a administraciones públicas (art. 73 LRJS).
• Error en la identidad del empresario (art. 103.2 LRJS), que desplaza el inicio del cómputo.

Consejos para la empresa

Si estás negociando con un trabajador despedido, no asumas que la negociación detiene el plazo: no lo hace. Y si es la empresa quien negocia el pago de una deuda, ten presente que un documento de reconocimiento reinicia el año de prescripción. Antes de enviar compromisos por escrito, valora su efecto con tu asesor.

Por otro lado, cuando la empresa recibe una reclamación fehaciente de un trabajador, conviene registrar la fecha de recepción. Si más adelante se discute la prescripción, esa fecha será determinante.

Esta tabla reúne los plazos más utilizados en la gestión laboral de una empresa. Es una herramienta de consulta rápida: en casos concretos, especialmente si hay convenio con reglas propias o hechos continuados, consulta con tu asesoría.

Si utilizas esta tabla para tus procedimientos internos, añade una columna con el responsable de controlar cada plazo en tu empresa (RRHH, asesoría, dirección) y otra con el sistema donde se registra la fecha de inicio.

Veamos cómo se aplican los plazos en tres situaciones habituales de una empresa ficticia de logística con 80 trabajadores. Las fechas son ilustrativas y se asume, salvo que se diga otra cosa, que no hay festivos intermedios.

Conocer los plazos no sirve de mucho si la empresa no tiene un sistema para controlarlos y para conservar las pruebas que necesitará. Estas son las medidas mínimas que recomendamos.

Plazos orientativos de conservación

En materia de tiempo de trabajo, un sistema como Ikelma conserva los fichajes, los cambios realizados y su motivo, las vacaciones y las ausencias de cada persona, de manera que puedes consultar y exportar cualquier periodo dentro del plazo legal sin depender de hojas de papel o de ficheros dispersos.

Prescripción y caducidad determinan cuánto tiempo puede estar abierta una reclamación, una sanción o una infracción. Para la empresa, dominarlas significa dos cosas: defenderse cuando una acción llega tarde y actuar a tiempo cuando es ella quien debe sancionar o reclamar.

Los plazos esenciales son pocos: 20 días hábiles para el despido y otras decisiones empresariales relevantes, un año para las reclamaciones salariales, 10, 20 o 60 días (con el límite de seis meses) para sancionar faltas, y tres o cuatro años para las infracciones administrativas y las deudas con la Seguridad Social. Lo complejo está en el cómputo, en las fechas de inicio y en los actos que interrumpen o suspenden los plazos.

Por eso la clave es organizativa: responsables claros, fechas registradas, un calendario de vencimientos y una política de conservación documental. Con un registro de jornada digital y fiable, la empresa dispone además de la prueba que más se discute en los conflictos de horas, puntualidad y descansos.