Régimen Disciplinario en la Empresa: Faltas y Sanciones a Trabajadores - Guía 2026

El régimen disciplinario es el conjunto de normas que determinan qué conductas de las personas trabajadoras constituyen una falta, qué sanciones corresponden a cada una y cómo debe imponerlas la empresa. Su base es el poder disciplinario, una facultad que el ordenamiento laboral reconoce a la empresa como complemento de su poder de dirección: si la empresa puede organizar el trabajo y dar instrucciones, también debe poder reaccionar cuando esas instrucciones o las obligaciones del contrato se incumplen.

Las obligaciones básicas del trabajador están en el artículo 5 del Estatuto: cumplir con las obligaciones de su puesto conforme a la buena fe y la diligencia, observar las medidas de prevención de riesgos, cumplir las órdenes e instrucciones de la empresa en el ejercicio regular de sus facultades directivas y no concurrir con la actividad de la empresa, entre otras. El incumplimiento culpable de estas obligaciones es lo que se denomina falta laboral.

Los principios que limitan el poder disciplinario

Aunque se trata de una relación entre particulares, los tribunales aplican al poder disciplinario principios inspirados en el derecho sancionador:

• Tipicidad: solo se pueden sancionar conductas previstas como falta en el convenio o en la ley, y solo con las sanciones previstas.
• Proporcionalidad: la sanción debe guardar relación con la gravedad de la conducta, sus circunstancias y sus consecuencias.
• Non bis in idem: no se puede sancionar dos veces el mismo hecho.
• Igualdad de trato: conductas iguales en circunstancias iguales deben recibir respuestas equivalentes.
• Seguridad jurídica: plazos de prescripción breves y requisitos de forma que permitan al trabajador defenderse.
• Revisión judicial: toda sanción puede revisarse ante la jurisdicción social.

Para qué sirve un régimen disciplinario bien gestionado

Más allá del castigo, el régimen disciplinario cumple una función preventiva y organizativa. Cuando las normas están claras, se comunican y se aplican de forma coherente, la mayoría de las conductas problemáticas se corrigen con una conversación o una amonestación. Las sanciones graves y el despido disciplinario deberían ser la excepción. Una política disciplinaria coherente también protege a la plantilla frente a conductas como el acoso, que exige respuestas firmes y documentadas; si este es tu caso, consulta nuestra guía sobre el protocolo de acoso laboral y sexual.

El núcleo del régimen disciplinario está en el artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores, que establece tres reglas básicas. Se completa con el artículo 60.2 (prescripción), el artículo 68 (garantías de los representantes), el artículo 54 (despido disciplinario) y los artículos 114 y 115 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social (impugnación).

Regla 1: la graduación la fija el convenio

El Estatuto no contiene un catálogo de faltas y sanciones (salvo las causas de despido disciplinario del artículo 54.2). Remite a la ley y, sobre todo, al convenio colectivo aplicable, que es donde se clasifican las faltas en leves, graves y muy graves y se asigna a cada grupo un abanico de sanciones. Por eso, antes de sancionar, hay que tener delante el capítulo de régimen disciplinario del convenio. Si tienes dudas sobre qué convenio se aplica a tu empresa, consulta nuestra guía de convenios colectivos.

Regla 2: revisión judicial y comunicación escrita

El artículo 58.2 establece que la valoración de las faltas y las sanciones impuestas son siempre revisables ante la jurisdicción social, y que la sanción de las faltas graves y muy graves requiere comunicación escrita al trabajador, haciendo constar la fecha y los hechos que la motivan. Para las faltas leves no se exige forma escrita, aunque es muy recomendable.

Regla 3: sanciones prohibidas

El artículo 58.3 prohíbe las sanciones que consistan en la reducción de la duración de las vacaciones u otra minoración de los derechos al descanso y la multa de haber. Ni siquiera el convenio puede establecerlas.

Prácticamente todos los convenios clasifican las faltas en tres grados: leves, graves y muy graves. La clasificación concreta de cada conducta varía de un convenio a otro: lo que en un sector es una falta leve (por ejemplo, un retraso aislado) puede ser grave en otro donde la puntualidad es crítica. Los ejemplos que siguen son orientativos y reflejan tipificaciones frecuentes, pero siempre debes comprobar la redacción exacta de tu convenio.

Las faltas muy graves y el artículo 54.2

Muchas faltas muy graves de los convenios coinciden con las causas de despido disciplinario del artículo 54.2 del Estatuto: faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad; indisciplina o desobediencia; ofensas verbales o físicas al empresario, a compañeros o a familiares que convivan con ellos; transgresión de la buena fe contractual y abuso de confianza; disminución continuada y voluntaria del rendimiento normal o pactado; embriaguez habitual o toxicomanía si repercuten negativamente en el trabajo; y acoso por razón de origen racial o étnico, religión o convicciones, discapacidad, edad u orientación sexual, así como el acoso sexual o por razón de sexo.

Que una conducta sea falta muy grave no obliga a despedir. El convenio suele prever para las faltas muy graves una escala que va desde la suspensión de empleo y sueldo hasta el despido, y la empresa debe elegir la sanción proporcionada.

Factores que agravan o atenúan

• Intencionalidad: no es lo mismo un error que una conducta deliberada.
• Reincidencia: muchos convenios elevan el grado de la falta si se repite dentro de un plazo determinado.
• Perjuicio causado: a la empresa, a clientes o a compañeros.
• Antigüedad y trayectoria: una trayectoria limpia puede justificar una respuesta menos severa.
• Puesto y responsabilidad: se exige más diligencia a quien ocupa puestos de confianza o de mando.
• Tolerancia previa de la empresa: si la conducta se ha consentido, conviene advertir antes de sancionar.

El convenio colectivo asigna a cada grado de falta un abanico de sanciones posibles. La empresa elige, dentro de ese abanico, la que considere proporcionada. Las escalas más habituales son similares en casi todos los sectores, aunque la duración de las suspensiones cambia mucho de un convenio a otro.

Sanciones habituales por grado de falta

La suspensión de empleo y sueldo

Es la sanción intermedia más utilizada. Durante los días de suspensión, el trabajador no presta servicios y no percibe salario. Es una causa de suspensión del contrato prevista en el artículo 45.1.h del Estatuto (razones disciplinarias). Conviene concretar en la carta los días exactos en que se cumplirá; algunos convenios regulan cuándo debe ejecutarse la sanción o permiten aplazarla. El tratamiento de esos días ante la Seguridad Social debe comunicarse correctamente a través del Sistema RED; consúltalo con tu gestoría.

Sanciones prohibidas

Tampoco son admisibles las sanciones encubiertas: cambiar a alguien de turno, de centro o de funciones como castigo, sin seguir el procedimiento disciplinario ni el de modificación de condiciones, puede considerarse una sanción atípica, e incluso vulnerar derechos fundamentales si es una represalia. Del mismo modo, la retirada de un complemento o incentivo solo es posible si sus propias reglas lo condicionan a requisitos que el trabajador ha dejado de cumplir.

El despido disciplinario, en dos líneas

El despido es la sanción máxima, reservada a incumplimientos graves y culpables. Tiene requisitos propios (carta con los hechos y la fecha de efectos, garantías para representantes y afiliados) y, según la doctrina reciente del Tribunal Supremo, con carácter general debe darse al trabajador la oportunidad de defenderse antes de despedirle. No lo desarrollamos aquí: tienes todo el detalle en nuestra guía sobre los tipos de despido en España.

La prescripción es la causa más frecuente por la que se anulan sanciones que estaban bien fundadas. El artículo 60.2 del Estatuto fija plazos muy cortos para que la empresa reaccione, con el objetivo de que el trabajador no viva bajo la amenaza indefinida de una sanción.

Dos plazos que corren a la vez

• Prescripción corta (10, 20 o 60 días): empieza a contar desde que la empresa tiene conocimiento de la falta. Se computa en días naturales.
• Prescripción larga (6 meses): empieza a contar desde que se cometió la falta, con independencia de cuándo la conozca la empresa.

La sanción debe imponerse antes de que venza cualquiera de los dos plazos. Si la empresa descubre en octubre una falta muy grave cometida en marzo, ya habrán pasado más de seis meses y no podrá sancionarla, aunque los 60 días desde el conocimiento no hayan transcurrido.

¿Qué significa "conocimiento de la empresa"?

Los tribunales entienden que el plazo corto empieza cuando la falta llega a conocimiento de quien tiene facultades para sancionar (dirección, RRHH o quien tenga atribuida esa competencia), y además ese conocimiento debe ser pleno, cabal y exacto de los hechos, no una simple sospecha. Que un compañero o un mando sin facultades sancionadoras lo supiera no siempre basta, aunque si el mando directo conocía la conducta y no la trasladó durante meses, el argumento de la empresa se debilita.

Faltas continuadas

En las conductas que se prolongan en el tiempo o que consisten en la suma de varios hechos (por ejemplo, una apropiación repetida o un número de retrasos en un mes), el plazo empieza a contar, con carácter general, desde el último hecho de la serie. Ojo: si el convenio tipifica "más de X faltas de puntualidad en un mes", el periodo de referencia es ese mes, y cada mes es una falta distinta.

La investigación y el expediente

Cuando la empresa necesita investigar para conocer los hechos con exactitud, el plazo corto no empieza hasta que tiene ese conocimiento cabal. Y cuando la ley o el convenio exigen tramitar un expediente contradictorio, la jurisprudencia viene admitiendo que su tramitación interrumpe la prescripción, siempre que no se dilate artificialmente. Pero el plazo de seis meses desde la comisión es un límite que conviene no apurar.

Calendario de plazos de un vistazo

En todos los casos, siempre que no hayan transcurrido seis meses desde que se cometió la falta. Como las reglas de cómputo pueden discutirse, lo prudente es no agotar el último día.

La ley exige pocos trámites para sancionar a un trabajador sin cargos de representación: básicamente, comunicación escrita con fecha y hechos para las faltas graves y muy graves. Pero que la ley exija poco no significa que convenga hacer poco. Un procedimiento ordenado te permite sancionar con seguridad y defender la sanción si se impugna.

El expediente contradictorio es un procedimiento previo a la sanción en el que se da al trabajador (y, en su caso, a otros órganos) la oportunidad de conocer los cargos y alegar antes de que la empresa decida. Para la mayoría de la plantilla es opcional, pero en algunos supuestos es un requisito de validez: si se omite, la sanción será nula.

¿Cuándo es obligatorio?

Las garantías de los representantes se extienden durante su mandato y, en algunos aspectos, durante el año siguiente a su expiración. Conviene tener siempre actualizada la relación de representantes legales y delegados sindicales de la empresa.

Cómo tramitar el expediente

La ley no regula el procedimiento en detalle, de modo que se aplican las reglas del convenio y, en su defecto, unas pautas mínimas que los tribunales consideran suficientes:

1. Escrito de apertura (pliego de cargos): hechos imputados con fechas, posible calificación y plazo para alegar.
2. Nombramiento de instructor si el convenio lo prevé o la empresa lo considera conveniente.
3. Traslado al interesado y al comité (o a los restantes delegados), con un plazo razonable para alegaciones, normalmente de unos días.
4. Práctica de pruebas propuestas por las partes, si son pertinentes.
5. Resolución motivada, con la sanción que se impone o el archivo.
6. Comunicación de la resolución al trabajador por escrito.

¿Merece la pena hacerlo aunque no sea obligatorio?

En faltas muy graves que pueden acabar en una suspensión larga, abrir un trámite de audiencia aunque no sea obligatorio tiene ventajas: permite conocer la versión del trabajador, detectar errores antes de sancionar y demostrar ante un juez que la decisión fue ponderada. El coste es mínimo si se hace con agilidad.

La carta de sanción es el documento clave del procedimiento: delimita los hechos por los que se sanciona y, si se impugna, la empresa no podrá alegar después hechos distintos. Por eso debe redactarse con precisión, sin generalidades y sin adjetivos innecesarios.

Contenido mínimo

• Identificación de la empresa y del trabajador, y fecha de la carta.
• Hechos concretos: qué ocurrió, cuándo (día y, si es relevante, hora) y dónde. Evita fórmulas como "su actitud es inadecuada" sin concretar.
• Calificación: el artículo del convenio que tipifica la falta y su grado.
• Sanción impuesta y, si es una suspensión, los días concretos de cumplimiento.
• Antecedentes relevantes, si se tienen en cuenta para la reincidencia y no están cancelados.
• Firma de quien tiene facultades disciplinarias y recibí del trabajador.

Modelo orientativo de amonestación por escrito

Errores frecuentes en las cartas

La amonestación verbal

Para faltas leves, la amonestación verbal es válida, pero no deja rastro. Si quieres que cuente a efectos de reincidencia, documéntala: una nota interna firmada por el responsable o un correo de seguimiento al trabajador resumiendo la conversación. Ten en cuenta que muchos convenios prevén la cancelación de las anotaciones de sanciones transcurrido un plazo, tras el cual no pueden computarse para la reincidencia.

Toda sanción puede ser revisada por la jurisdicción social. Conocer cómo funciona la impugnación ayuda a la empresa a preparar la sanción pensando desde el principio en cómo la defendería ante un juez.

Plazo y trámite previo

El trabajador dispone de 20 días hábiles desde la notificación de la sanción para presentar la demanda (artículo 114 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social). Con carácter general, antes debe presentar la papeleta de conciliación ante el servicio administrativo correspondiente, lo que suspende el cómputo del plazo. Es un plazo de caducidad: si transcurre, la sanción queda firme.

Qué debe probar cada parte

En el juicio, corresponde a la empresa probar la realidad de los hechos imputados en la carta y que estos encajan en la falta tipificada. No puede introducir hechos nuevos distintos de los comunicados. El trabajador, por su parte, puede aportar pruebas que desvirtúen los hechos o que demuestren defectos de forma o una vulneración de derechos fundamentales.

Posibles resultados

La garantía de indemnidad

Si el trabajador sancionado había presentado previamente una reclamación (por ejemplo, de horas extraordinarias o de igualdad salarial), una sanción poco fundamentada puede interpretarse como represalia. En ese escenario, si aporta indicios, la empresa deberá demostrar que la sanción obedece a causas reales y ajenas a la reclamación. Es otro motivo para documentar cada sanción con pruebas objetivas.

Estos ejemplos utilizan empresas ficticias y tipificaciones de convenio inventadas a efectos ilustrativos. La solución en tu caso dependerá de la redacción exacta de tu convenio.

Estos son los fallos que con más frecuencia llevan a que una sanción se revoque o se anule, junto con la forma de evitarlos.

El poder disciplinario es imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier organización, pero solo es eficaz si se ejerce con método. La ley deja al convenio la tipificación de faltas y sanciones, y fija unas reglas mínimas que no admiten excepciones: comunicación escrita con fecha y hechos en las faltas graves y muy graves, prohibición de multas y de reducción de descansos, prescripción a los 10, 20 o 60 días (y siempre a los 6 meses) y garantías reforzadas para los representantes.

Las empresas que gestionan bien su régimen disciplinario comparten algunos hábitos: conocen su convenio, revisan las incidencias con regularidad, actúan en plazo, documentan los hechos con pruebas objetivas y aplican criterios coherentes a toda la plantilla. Y entienden que la sanción es la última herramienta, no la primera: muchas conductas se corrigen con una conversación a tiempo.

En el terreno de la puntualidad y la asistencia, que concentra la mayoría de las incidencias, la diferencia entre una sanción sólida y una revocada suele estar en la calidad de la prueba.