Alta y Baja de Trabajadores en la Seguridad Social: Plazos y Trámites 2026

En el lenguaje cotidiano se habla de "dar de alta" a un trabajador como si fuera un único trámite, pero el sistema distingue varios actos encadenados. Entenderlos evita confusiones con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

El Código de Cuenta de Cotización

El CCC identifica a la empresa como sujeto que cotiza en una provincia concreta. Una empresa con centros en varias provincias tendrá, en general, un CCC en cada una. También puede necesitar códigos distintos para colectivos con peculiaridades de cotización. Cada alta se vincula a un CCC, y es el CCC el que determina, entre otros datos, la actividad económica y el epígrafe de accidentes de trabajo por defecto.

Quién está obligado

En el Régimen General, la obligación de solicitar la afiliación (si el trabajador no está afiliado), el alta, las variaciones y la baja corresponde a la empresa. El trabajador puede instar su alta directamente si la empresa no la tramita, y la Tesorería puede hacerla de oficio cuando detecta el incumplimiento, por ejemplo tras una actuación de la Inspección. Pero que el trabajador pueda hacerlo no exime a la empresa de su responsabilidad.

Por qué el alta es tan importante

El alta activa la protección del trabajador: si sufre un accidente el primer día, la cobertura depende de que esté de alta. También activa la obligación de cotizar y es la referencia que utilizan la Inspección de Trabajo y la Tesorería para cruzar datos con otras fuentes, como el registro de jornada, las nóminas o las comunicaciones de contratos. Un trabajador que ficha pero no está de alta es la prueba más evidente de una irregularidad.

Las obligaciones de afiliación, alta y baja se regulan principalmente en la Ley General de la Seguridad Social y, con mucho más detalle, en un reglamento específico. A ello se suman las normas que regulan los medios electrónicos y la comunicación de contratos.

La regla clave: artículo 32 del RD 84/1996

El artículo 32.3 del Reglamento fija los plazos que vertebran todo el sistema. Las solicitudes de alta deben presentarse con carácter previo al comienzo de la prestación de servicios, y nunca antes de los 60 días naturales anteriores al inicio previsto. Las solicitudes de baja y de variaciones de datos deben presentarse dentro de los tres días naturales siguientes al cese o a la variación.

Efectos del alta y de la baja

El alta presentada en plazo surte efectos desde el día en que se inicia la actividad. El alta presentada fuera de plazo, en general, solo produce efectos desde el día en que se presenta para determinadas prestaciones, aunque la obligación de cotizar existe desde el inicio real del trabajo. En cuanto a la baja, si no se comunica o se comunica tarde, la obligación de cotizar se mantiene hasta que la Tesorería tiene conocimiento del cese, salvo que la empresa acredite que el trabajo terminó antes.

Sistemas especiales

Algunos colectivos tienen particularidades: trabajadores agrarios por cuenta ajena, empleados de hogar o artistas, entre otros. En esta guía nos centramos en el Régimen General común. Si tu empresa contrata colectivos encuadrados en sistemas especiales, revisa sus reglas específicas de alta, baja y cotización.

Estos son los plazos que el departamento de personal debe tener siempre a la vista. Conviene integrarlos en el procedimiento de incorporación y de salida para que no dependan de la memoria de nadie.

El alta "previa": qué significa en la práctica

"Antes del inicio" quiere decir antes de que el trabajador empiece a prestar servicios, no antes de que acabe el día. Si una persona empieza a trabajar el lunes a las 8:00, el alta debe estar presentada antes de esa hora. Lo más prudente es tramitarla el día laborable anterior. Que el inicio sea en fin de semana o festivo no justifica presentar el alta después: los servicios electrónicos permiten tramitarla con antelación, hasta 60 días antes.

Los tres días de la baja

Son tres días naturales, no hábiles: cuentan sábados, domingos y festivos. Si un trabajador cesa un viernes, la baja debe presentarse como tarde el lunes. Muchas empresas optan por tramitarla el mismo día del cese, con la fecha real de finalización, para no olvidarla.

¿Se puede anticipar la baja?

Cuando la fecha de cese es conocida (fin de un contrato temporal, preaviso de baja voluntaria), la baja puede comunicarse en los días previos con la fecha real de efectos. Lo que nunca debe hacerse es comunicar una fecha de baja anterior al último día efectivamente trabajado, porque dejaría al trabajador sin cobertura los días restantes.

El Sistema de Remisión Electrónica de Datos (Sistema RED) es el canal por el que empresas, asesorías y profesionales intercambian información con la Tesorería General de la Seguridad Social: afiliación, altas, bajas, variaciones, cotización y comunicaciones relacionadas. La Orden ESS/484/2013 establece la obligación de incorporarse a este sistema para las empresas, con independencia de su tamaño, así como para otros sujetos obligados.

Quién puede operar en RED

Para usar el sistema hay que obtener una autorización RED, que se solicita a la Tesorería y se vincula a los CCC de la empresa. La autorización puede tenerla la propia empresa o un profesional colegiado o entidad que gestione en su nombre, normalmente la asesoría laboral. En la práctica, la mayoría de las pymes delegan estos trámites en su gestoría, que opera con su propia autorización y tiene asignados los CCC de sus clientes. El acceso se hace con certificado electrónico.

La respuesta de RED: no la ignores

Cada movimiento enviado genera una respuesta: aceptado, rechazado o aceptado con avisos. Un alta rechazada por un error en el número de afiliación, en la clave de contrato o en el coeficiente de parcialidad no es un alta. Si nadie revisa la respuesta, la empresa puede creer que el trabajador está dado de alta cuando no lo está. La resolución sobre el reconocimiento del alta queda disponible para su consulta y es el justificante que conviene archivar y entregar al trabajador.

Consultas útiles

• Trabajadores en alta en un CCC: permite verificar periódicamente que la lista de altas coincide con la plantilla real.
• Informe de datos de cotización: comprobar bases, grupos y tipos.
• Vida laboral de la empresa: historial de altas y bajas por CCC, útil en auditorías.
• Consulta de afiliación: obtener o verificar el número de la Seguridad Social del trabajador.

Un alta correcta empieza mucho antes de entrar en RED: con la recogida de los datos necesarios y la decisión sobre el tipo de contrato y las condiciones. Este es el proceso recomendado.

Datos que más errores generan

Para entender cómo cada uno de estos datos afecta a lo que paga la empresa, consulta la guía sobre cotizaciones a la Seguridad Social.

El alta en la Seguridad Social y la comunicación del contrato son dos trámites distintos, ante organismos distintos y con plazos distintos. Confundirlos es una fuente habitual de incumplimientos.

Comunicación del contrato: Contrat@

El artículo 16.1 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a comunicar a la oficina pública de empleo, en el plazo de los diez días siguientes a su concertación, el contenido de los contratos de trabajo que celebre, así como sus prórrogas, se formalicen o no por escrito. La herramienta para hacerlo es Contrat@, la aplicación del Servicio Público de Empleo Estatal que permite comunicar el contenido de los contratos y, en su caso, transmitir copia de ellos de forma telemática.

Copia básica a la representación legal

El artículo 8.4 del Estatuto obliga a entregar a la representación legal de los trabajadores, en un plazo no superior a diez días desde la formalización del contrato, una copia básica de todos los contratos que deban celebrarse por escrito, con excepción de los de relación laboral especial de alta dirección (que solo se notifican). La copia básica contiene todos los datos del contrato salvo los que puedan afectar a la intimidad personal, como el DNI o el domicilio. Después de su entrega, se envía también a la oficina de empleo. Si no hay representación legal, la copia básica igualmente debe remitirse a la oficina de empleo.

Fijos discontinuos: llamamiento y alta

En el contrato fijo discontinuo, la relación laboral se mantiene durante los periodos de inactividad, pero el trabajador está de baja en la Seguridad Social mientras no trabaja. Cada llamamiento implica un alta, y cada fin de periodo de actividad, una baja con la causa específica. El llamamiento debe hacerse por escrito o por otro medio que permita dejar constancia, con la antelación adecuada y conforme a los criterios del convenio. Lo tienes desarrollado en la guía del contrato fijo discontinuo.

El alta no es una foto fija. Cuando cambian las condiciones que se comunicaron, la empresa debe informar a la Tesorería mediante una variación de datos, en el mismo plazo de tres días naturales que la baja. Son trámites menos visibles que el alta, y por eso se olvidan con más facilidad.

Variaciones más frecuentes

Lo que no es una variación de datos

Algunas situaciones tienen su propio cauce y no se comunican como variación. Las bajas médicas por incapacidad temporal se gestionan con los partes médicos que se transmiten electrónicamente, y la empresa comunica los datos que se le requieren a través del Sistema RED en el marco del Sistema de Liquidación Directa. Las suspensiones por ERTE tienen su propio procedimiento de comunicación. Los permisos por nacimiento y cuidado del menor siguen igualmente su tramitación específica. Lo relevante es saber que cada situación tiene su canal y que no basta con no hacer nada.

Un circuito interno para no olvidar las variaciones

• Cualquier cambio de contrato, jornada o categoría se formaliza por escrito antes de aplicarse.
• El documento firmado se envía a quien gestiona RED el mismo día.
• La variación se tramita y se archiva el justificante.
• Se actualizan la nómina, el registro de jornada y, en su caso, el cuadrante de turnos.

La baja cierra la relación con la Seguridad Social, pero sus datos tienen consecuencias que van más allá: determinan si el trabajador puede acceder a la prestación por desempleo, cuántos días se cotizan por vacaciones no disfrutadas y si la empresa sigue o no obligada a cotizar.

Causas de baja y prestación por desempleo

La causa de baja comunicada a la Seguridad Social es uno de los datos que el Servicio Público de Empleo contrasta para reconocer el desempleo. Una baja voluntaria comunicada por error cuando en realidad hubo un despido, o un fin de contrato con una fecha equivocada, puede retrasar o bloquear la prestación del trabajador y obligar a la empresa a rectificar. Los distintos tipos de extinción los repasamos en la guía de tipos de despido.

Baja durante una incapacidad temporal

Si el contrato termina mientras el trabajador está de baja médica, la empresa comunica igualmente la baja en la Seguridad Social con la fecha de extinción. El trabajador seguirá percibiendo la prestación, que pasará a pagarle directamente la entidad gestora o la mutua. Conviene comunicarlo con claridad al trabajador para que sepa que el pago deja de llegar por nómina.

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, Real Decreto Legislativo 5/2000) tipifica los incumplimientos en materia de afiliación, alta y baja. Son de las infracciones que la Inspección de Trabajo detecta con más facilidad, porque basta una visita al centro de trabajo y una consulta en tiempo real a la Tesorería para saber si quien está trabajando está dado de alta.

Las infracciones principales

Cuantías

Las cuantías de las multas se fijan en el artículo 40 de la LISOS, que distingue grados (mínimo, medio y máximo) según criterios como la negligencia, el perjuicio causado o el número de trabajadores afectados. En los últimos años el legislador ha endurecido específicamente las sanciones por falta de alta, que se calculan por cada trabajador afectado, de manera que una sola inspección con varias personas sin alta puede suponer un importe muy elevado. Como estas cuantías se actualizan, consulta siempre la redacción vigente de la LISOS en el BOE antes de hacer cualquier estimación.

Cómo encaja con la inspección

En una visita, el inspector identifica a las personas que están trabajando y comprueba su situación en la Seguridad Social. También puede solicitar el registro de jornada, las nóminas y los contratos. Las incoherencias (personas que fichan sin alta, jornadas a tiempo parcial con registros de jornada completa) son el punto de partida de las actas. Tienes una visión completa del procedimiento en nuestra guía de la Inspección de Trabajo.

Mención aparte merecen los casos de personas que trabajan como autónomas cuando, en realidad, prestan servicios por cuenta ajena: además del alta en el régimen equivocado, la empresa se expone a liquidaciones por todo el periodo. Lo explicamos en la guía sobre falsos autónomos.

Situaciones ficticias pero habituales en pymes, con la forma correcta de resolverlas.

Caso 1: incorporación un lunes

Caso 2: sustitución urgente en hostelería

Caso 3: fin de contrato temporal un viernes

Caso 4: paso de media jornada a jornada completa

Caso 5: el trabajador que no vuelve

Dar de alta y de baja a los trabajadores es un trámite de minutos, pero con plazos que no admiten improvisación: el alta, antes de empezar; la baja y las variaciones, en tres días naturales; el contrato, en diez días ante el Servicio Público de Empleo. Cada uno de esos plazos tiene detrás una infracción tipificada y, en el caso del alta, consecuencias que pueden ir mucho más allá de la multa si ocurre un accidente.

La forma de cumplir no es trabajar más rápido, sino trabajar con método: datos recogidos antes de la incorporación, altas tramitadas con un día de margen, respuestas de RED verificadas, variaciones comunicadas en cuanto se firman, bajas con la causa correcta y un procedimiento previsto para las urgencias de fin de semana. Y, sobre todo, una conexión clara entre quien contrata, quien tramita y quien registra la jornada.

Resumen operativo

• Inscripción de la empresa y CCC antes del primer trabajador.
• Alta en RED antes del inicio, con datos de contrato, jornada y grupo correctos.
• Contrat@ y copia básica en los 10 días siguientes.
• Variaciones en 3 días naturales tras cualquier cambio.
• Baja en 3 días naturales, con causa correcta y vacaciones no disfrutadas.
• Cruce periódico entre altas y personas que fichan.
• Procedimiento de urgencia y persona sustituta para RED.