Certificado de Empresa y Documentación al Terminar un Contrato 2026

El certificado de empresa es el documento en el que la empresa acredita ante el Servicio Público de Empleo Estatal los datos de la relación laboral que acaba de terminar: quién es el trabajador, cuándo empezó y cuándo terminó, por qué causa, con qué jornada y con qué bases de cotización por desempleo en los últimos meses. Con esa información, el SEPE decide si el trabajador está en situación legal de desempleo y calcula la cuantía de la prestación.

Antiguamente era un impreso en papel que la empresa entregaba al trabajador para que lo llevara a la oficina de empleo. Hoy, en la práctica, se envía electrónicamente desde la empresa al SEPE mediante la aplicación Certific@2, y el trabajador no necesita aportarlo físicamente: el SEPE lo recibe directamente.

Cuándo hay que emitirlo

Siempre que se extinga o se suspenda una relación laboral en una situación que pueda dar lugar a una prestación por desempleo: fin de contrato temporal, despido de cualquier tipo, fin del periodo de actividad de un fijo discontinuo, no superación del periodo de prueba a instancia de la empresa, extinción por voluntad del trabajador con causa (arts. 40, 41 y 50 ET), entre otras. También se utiliza, con sus particularidades, en las suspensiones y reducciones de jornada por ERTE.

Tres documentos que no hay que confundir

Los tres se preparan casi a la vez, pero cada uno tiene su canal y su plazo. La baja en la Seguridad Social, que es el primer paso, la explicamos en la guía de alta y baja de trabajadores en la Seguridad Social. El cálculo del finiquito está en la guía del finiquito, y no lo repetiremos aquí.

La obligación de la empresa de facilitar la documentación necesaria para el reconocimiento de la prestación por desempleo se recoge en el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social (Real Decreto Legislativo 8/2015), dentro del título dedicado a la protección por desempleo, y se desarrolla en la normativa reglamentaria de la prestación.

El plazo: 10 días desde la extinción

La normativa de desarrollo fija un plazo de diez días desde la extinción o suspensión de la relación laboral para que la empresa remita el certificado al SEPE. Es un plazo que conviene no apurar: el trabajador puede solicitar la prestación desde el día siguiente al cese, y cuanto antes esté el certificado en el sistema, antes se tramita su expediente.

Medios electrónicos

El SEPE pone a disposición de las empresas la aplicación Certific@2 para comunicar los certificados de empresa por vía telemática. Las empresas que se relacionan electrónicamente con la Seguridad Social a través del Sistema RED, que hoy son prácticamente todas, deben utilizar este cauce electrónico. Las asesorías laborales suelen enviarlo en nombre de sus clientes con su propia autorización.

Consecuencias de no enviarlo

No remitir el certificado o hacerlo fuera de plazo está tipificado como infracción en la LISOS. Además, si el retraso o los errores de la empresa causan un perjuicio al trabajador (por ejemplo, días de prestación perdidos), este podría reclamar. Y en la práctica, un certificado ausente genera llamadas, requerimientos del SEPE y una mala experiencia de salida que afecta a la reputación de la empresa como empleadora.

El certificado recoge los datos que el SEPE necesita para dos decisiones: si hay derecho a la prestación y cuánto debe cobrarse. Cada bloque tiene su importancia, y un error en cualquiera de ellos puede paralizar el expediente.

Las bases de los últimos 180 días

La base reguladora de la prestación contributiva es el promedio de las bases de cotización por la contingencia de desempleo de los últimos 180 días cotizados, excluida la retribución por horas extraordinarias. Por eso el certificado incluye el detalle de esas bases. Si las bases del certificado no coinciden con las que la empresa comunicó a la Seguridad Social en sus liquidaciones, el SEPE detectará la discrepancia y podrá requerir aclaraciones.

Vacaciones no disfrutadas: un dato clave

Si en la liquidación se abonan vacaciones no disfrutadas, el trabajador se encuentra en situación asimilada al alta durante esos días, y la prestación por desempleo no empieza hasta que terminan. Si el certificado no refleja esas vacaciones (o refleja un número distinto del comunicado en la baja de la Seguridad Social), el SEPE tendrá que pedir aclaraciones y el reconocimiento se retrasará.

Jornada parcial

En trabajadores a tiempo parcial, el coeficiente de parcialidad y los días efectivamente cotizados influyen en el cálculo de los periodos de cotización y en la cuantía. Es especialmente importante que la jornada declarada coincida con la que figura en la Seguridad Social y, en caso de cambios recientes de jornada, que estos se hayan comunicado correctamente en su momento.

Certific@2 es la aplicación del SEPE para que las empresas comuniquen por vía electrónica los certificados de empresa y otros datos relacionados con el desempleo, como los periodos de actividad e inactividad en ERTE. Se accede desde la sede electrónica del SEPE con certificado digital, y admite tanto la grabación individual de cada certificado como el envío de ficheros generados por los programas de nóminas.

Rectificaciones

Si después de enviar el certificado detectas un error (una fecha, una causa, una base), Certific@2 permite comunicar correcciones. Hazlo en cuanto lo detectes y avisa al trabajador, porque su expediente puede estar ya en tramitación. Si la causa de la extinción cambia por una conciliación o sentencia (por ejemplo, un despido que se reconoce improcedente), puede ser necesario actualizar la información de acuerdo con el nuevo título.

Si la gestoría lo hace por ti

Lo habitual en pymes es que la asesoría laboral prepare el finiquito, tramite la baja y envíe el certificado. Para que lo haga bien y a tiempo, envíale el mismo día de la decisión de extinción: la causa, la fecha efectiva, la copia de la carta o comunicación, los días de vacaciones pendientes y cualquier incidencia de los últimos meses (cambios de jornada, bajas médicas). Pide el justificante de envío del certificado y archívalo.

No toda pérdida de empleo da derecho a la prestación. El artículo 267 de la Ley General de la Seguridad Social enumera las situaciones que constituyen "situación legal de desempleo". La causa que la empresa declara en el certificado es la que el SEPE utiliza, junto con el resto de la documentación, para comprobar si el trabajador se encuentra en una de ellas.

Las distintas formas de despido y sus requisitos las desarrollamos en la guía de tipos de despido, y las particularidades de la extinción durante el periodo de prueba en la guía del periodo de prueba.

Despidos que luego se reconocen improcedentes

Si la empresa despide y después, en conciliación o en sentencia, se reconoce la improcedencia, el trabajador sigue en situación legal de desempleo y la causa de origen (despido) no cambia. Si hay readmisión, la situación es distinta y puede afectar a la prestación ya percibida, por lo que conviene coordinarse con la asesoría para comunicar lo que corresponda.

El preaviso del fin de contrato

En los contratos temporales de duración superior a un año, el artículo 49.1.c) del Estatuto obliga a la parte que formule la denuncia a notificar el fin del contrato con una antelación mínima de quince días. Si la empresa incumple el preaviso, debe abonar al trabajador una indemnización equivalente al salario de los días de retraso, que se incluirá en la liquidación. El preaviso no cambia la causa (fin de contrato), pero conviene que la fecha de la comunicación y la fecha de efectos sean coherentes con lo que luego se declara.

El certificado de empresa es solo una pieza. Al terminar una relación laboral, la empresa tiene que preparar varios documentos, unos para la Administración y otros para el trabajador. Tenerlos todos listos el último día evita que la persona tenga que volver a pedirlos.

La liquidación y el finiquito

La liquidación recoge el salario de los días trabajados del último mes, las partes proporcionales de pagas extra, las vacaciones devengadas y no disfrutadas y, en su caso, la indemnización. El finiquito es el documento en el que el trabajador reconoce haberla recibido. Ambos están explicados en detalle en nuestra guía del finiquito. Lo que interesa aquí es que los días de vacaciones de la liquidación coincidan con los que se comunican a la Seguridad Social y en el certificado de empresa.

El certificado de retenciones

El artículo 108 del Reglamento del IRPF obliga a la empresa a expedir al trabajador un certificado de las retenciones practicadas y de los demás datos fiscales del año, con anterioridad a la apertura del plazo de declaración. Aunque no es obligatorio entregarlo el último día, muchas empresas lo facilitan con la liquidación final, con los datos hasta la fecha de baja, y después emiten el definitivo. Tienes los detalles sobre la retención en la guía de retenciones de IRPF y modelo 145.

Lista de salida recomendada

• Comunicación escrita de la extinción, firmada como recibí.
• Liquidación calculada y revisada, con vacaciones pendientes del sistema de gestión.
• Baja en RED con la causa y las vacaciones no disfrutadas.
• Certificado de empresa enviado por Certific@2.
• Devolución de material, tarjetas y accesos; cierre de anticipos o gastos pendientes.
• Información al trabajador sobre su certificado de retenciones y sobre cómo solicitar sus registros de jornada.

El SEPE no examina el certificado de empresa de forma aislada. Lo contrasta con la baja comunicada a la Seguridad Social, con las bases de cotización declaradas mes a mes y con la documentación que aporta el trabajador. Cualquier discrepancia entre estas fuentes genera un requerimiento y, mientras se resuelve, la prestación queda en suspenso.

Los cuatro datos que deben coincidir

Discrepancias típicas y cómo evitarlas

Antes de enviar: revisión cruzada

Antes de pulsar "enviar" en Certific@2, dedica dos minutos a comparar el borrador del certificado con la baja tramitada en RED y con la liquidación. Fecha, causa, vacaciones y jornada. Si todo coincide, el expediente del trabajador avanzará sin incidencias. Si algo no cuadra, es mucho más sencillo corregirlo ahora que después de un requerimiento.

Cuando un trabajador llama semanas después de su salida diciendo que "el paro no le sale", la causa suele estar en alguno de estos errores de la empresa.

El coste para la empresa

Además de la posible sanción por no facilitar la documentación en plazo, los errores en el certificado tienen un coste menos visible: tiempo de administración dedicado a rectificar, llamadas de extrabajadores molestos y, en el peor de los casos, reclamaciones por los perjuicios causados. En un mercado laboral en el que la reputación como empleador se comparte en redes y plataformas de opinión, una salida mal gestionada también cuenta.

Situaciones ficticias de fin de contrato y cómo preparar la documentación en cada una.

Caso 1: fin de contrato temporal con vacaciones pendientes

Caso 2: despido objetivo con carta entregada antes

Caso 3: no superación del periodo de prueba

Caso 4: baja voluntaria que el trabajador quiere convertir en despido

Caso 5: error detectado tras el envío

El final de un contrato es un momento sensible para el trabajador, y la documentación que prepara la empresa tiene un impacto directo en sus siguientes semanas. El certificado de empresa, en particular, es el documento del que depende que la prestación por desempleo se reconozca sin demoras y en la cuantía correcta. Enviarlo a tiempo por Certific@2, con la causa real y con datos coherentes con la baja en la Seguridad Social y con la liquidación, es la forma de cumplir con la ley y de cerrar bien la relación.

La clave no está en conocer cada código de la aplicación, sino en tener un procedimiento de salida: una lista de documentos, un orden (comunicación, baja, certificado, liquidación), unos plazos y, sobre todo, una única fuente de datos para fechas, jornada y vacaciones. Con eso, la mayoría de los errores que bloquean el paro desaparecen.

Checklist de fin de contrato

• Comunicación escrita de la extinción con la fecha de efectos correcta.
• Saldo de vacaciones verificado en el sistema de gestión.
• Baja en la Seguridad Social en 3 días naturales, con causa y vacaciones.
• Certificado de empresa por Certific@2 en 10 días, coherente con la baja.
• Liquidación y finiquito, con recibo de salarios.
• Certificado de retenciones disponible antes de la campaña de la renta.
• Justificantes archivados en el expediente del trabajador.