Cómo Contratar a Trabajadores Extranjeros en España: Permisos y Trámites 2026

Cuando un candidato extranjero supera el proceso de selección, lo primero que debe hacer RRHH no es preparar el contrato, sino determinar en qué régimen jurídico se encuentra. En España conviven dos grandes sistemas: el régimen de libre circulación de la Unión Europea, que se aplica a los ciudadanos de los Estados miembros, del Espacio Económico Europeo y de Suiza (y a sus familiares), y el régimen general de extranjería, que se aplica al resto, a quienes solemos llamar extracomunitarios o nacionales de terceros países.

La diferencia práctica es enorme. Un ciudadano francés, rumano o noruego puede ser contratado exactamente igual que un español, con su número de identidad de extranjero (NIE) y su alta en la Seguridad Social. Un ciudadano colombiano, marroquí o indio, en cambio, solo puede trabajar en España si tiene una autorización que lo habilite o si la empresa la obtiene para él antes de que empiece a trabajar.

Tres situaciones típicas de un candidato extracomunitario

Dentro de los nacionales de terceros países, conviene distinguir a su vez tres escenarios, porque cada uno exige un camino distinto:

• Ya tiene autorización para trabajar en España (residencia de larga duración, residencia y trabajo vigente, arraigo, familiar de comunitario, protección internacional con habilitación para trabajar...). La empresa solo debe verificarla y contratar.
• Está en España pero sin autorización para trabajar (por ejemplo, estancia por turismo o situación irregular). No puede empezar a trabajar; en algunos casos podrá acceder a una autorización por arraigo con una oferta de empleo.
• Está en su país de origen. La empresa debe solicitar la autorización inicial de residencia y trabajo, y la persona obtendrá después el visado para entrar.

La libre circulación de trabajadores es uno de los pilares de la Unión Europea. El artículo 45 del Tratado de Funcionamiento de la UE y el Reglamento (UE) 492/2011 garantizan a los ciudadanos de cualquier Estado miembro el derecho a trabajar en otro en igualdad de condiciones con los nacionales. En España, su entrada y residencia se regulan en el Real Decreto 240/2007, que se aplica también a los nacionales de Islandia, Liechtenstein, Noruega y Suiza.

Qué necesita el trabajador

Para estancias superiores a tres meses, el ciudadano comunitario debe solicitar su inscripción en el Registro Central de Extranjeros, que se acredita con el certificado de registro de ciudadano de la Unión, en el que consta su NIE. Para trabajar, la empresa necesitará el NIE (o, en la práctica, el número de afiliación a la Seguridad Social) para darle de alta. No se exige ninguna autorización de trabajo ni procedimiento ante la Oficina de Extranjería por parte de la empresa.

Familiares de ciudadanos de la UE

Los familiares de un ciudadano comunitario (cónyuge o pareja registrada, hijos y, en determinadas condiciones, otros parientes) que tengan nacionalidad de un tercer país obtienen una tarjeta de residencia de familiar de ciudadano de la Unión, que les habilita para trabajar por cuenta ajena o propia sin necesidad de autorización adicional. Si un candidato presenta este documento, la empresa puede contratarlo directamente.

En cuanto a los familiares de ciudadanos españoles, el nuevo Reglamento de Extranjería ha establecido un régimen específico dentro del propio reglamento, separándolo del Real Decreto 240/2007. En la práctica, lo relevante para la empresa sigue siendo comprobar que el documento de residencia que presenta la persona la habilita para trabajar.

El caso de los ciudadanos británicos

Desde la salida del Reino Unido de la UE, los británicos que residían en España antes del final del periodo transitorio (31 de diciembre de 2020) y se acogieron al Acuerdo de Retirada conservan su derecho a trabajar, acreditado normalmente con un TIE específico. Los que han llegado después se rigen por el régimen general de extranjería y necesitan la correspondiente autorización, como cualquier otro nacional de un tercer país.

Particularidades que sí debes tener en cuenta

• Reconocimiento de títulos: en profesiones reguladas (sanidad, ingeniería con atribuciones, abogacía, etc.) se necesita el reconocimiento de la cualificación profesional, aunque la persona sea comunitaria.
• Idioma y PRL: la formación e información en prevención de riesgos debe ser comprensible para el trabajador, lo que puede exigir materiales en su idioma.
• Seguridad Social: si la persona cotizaba en otro Estado miembro, sus periodos se totalizarán a efectos de prestaciones gracias a los Reglamentos de coordinación.
• Fiscalidad: si se traslada a España, conviene informarle sobre su residencia fiscal y, cuando proceda, sobre el régimen especial de trabajadores desplazados a territorio español, sin que la empresa garantice su aplicación.

La norma básica es la Ley Orgánica 4/2000, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social (LOEX). Su artículo 36 establece que los extranjeros mayores de 16 años necesitan, para ejercer cualquier actividad lucrativa, laboral o profesional, la correspondiente autorización administrativa previa para residir y trabajar, y que esta autorización se concede conjuntamente con la de residencia, salvo en los supuestos de penados extranjeros que cumplen condena y otros casos especiales.

El nuevo Reglamento de Extranjería

El Real Decreto 1155/2024, de 19 de noviembre, aprobó un nuevo Reglamento de la LOEX que sustituyó al anterior (Real Decreto 557/2011) y entró en vigor el 20 de mayo de 2025. Es una reforma de calado que, entre otros aspectos, reorganizó las figuras de arraigo, revisó la duración de varias autorizaciones, modificó el régimen de búsqueda de empleo y amplió las posibilidades de trabajo de los estudiantes.

Al tratarse de una norma relativamente reciente, su aplicación práctica todavía se está asentando: las oficinas de extranjería han ido publicando instrucciones y criterios, y algunos aspectos han sido objeto de recursos y de interpretaciones diversas. Por eso, a lo largo de esta guía describimos las líneas generales del sistema y recomendamos comprobar siempre los requisitos concretos, plazos y documentación en la web del Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones o en la propia Oficina de Extranjería de tu provincia antes de iniciar cualquier trámite.

Las piezas del sistema

Para orientarte, estas son las grandes vías por las que un nacional de un tercer país puede llegar a trabajar legalmente por cuenta ajena en tu empresa:

Junto a ellas, hay personas que ya están habilitadas por otros títulos: residentes de larga duración, estudiantes (con límites horarios), solicitantes y beneficiarios de protección internacional, o titulares de autorizaciones de búsqueda de empleo que encuentran trabajo. En todos esos casos el papel de la empresa es verificar el documento y respetar sus límites.

Cuando el candidato está en su país y no tiene ningún título que le permita trabajar en España, la empresa debe solicitar una autorización inicial de residencia temporal y trabajo por cuenta ajena. Es un procedimiento en el que la empresa es la protagonista: presenta la solicitud, acredita sus requisitos y, si se concede, el trabajador obtiene el visado en el consulado y viaja a España.

La situación nacional de empleo

El artículo 38 LOEX condiciona la concesión de la autorización inicial a la situación nacional de empleo: en principio, solo se autoriza la contratación de un extranjero en origen si no hay demandantes de empleo disponibles en España para ese puesto. La empresa lo acredita normalmente presentando una oferta de empleo ante el servicio público de empleo, que certifica si ha habido o no candidatos adecuados.

Este requisito no se aplica en dos grandes grupos de casos:

• Ocupaciones incluidas en el catálogo de ocupaciones de difícil cobertura, que elabora el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) para cada provincia con periodicidad regular (tradicionalmente trimestral). Si el puesto figura en el catálogo de la provincia donde se va a trabajar, se entiende que no hay candidatos suficientes y la empresa no tiene que demostrarlo.
• Supuestos legales específicos, recogidos en la LOEX y su Reglamento, como determinados familiares de residentes, personas que han sido titulares de autorizaciones anteriores o puestos de confianza, entre otros.

Requisitos de la empresa y del puesto

• Estar inscrita en la Seguridad Social y al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
• Disponer de medios económicos, materiales o personales suficientes para el proyecto empresarial y para hacer frente a las obligaciones del contrato.
• Ofrecer un contrato firmado que garantice actividad continuada durante el periodo de la autorización.
• Que las condiciones (salario, jornada, categoría) se ajusten a la normativa y al convenio colectivo aplicable; en jornada completa, el salario no puede ser inferior al salario mínimo interprofesional ni al del convenio.
• Que el trabajador tenga la capacitación y, en su caso, la cualificación legalmente exigida para la profesión.

El procedimiento, paso a paso

La autorización ordinaria no es la única puerta. Según el perfil del candidato y el tipo de necesidad, otras vías pueden ser más rápidas o las únicas posibles.

Profesionales altamente cualificados y movilidad internacional (Ley 14/2013)

La Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, creó un régimen especial de autorizaciones para colectivos considerados de interés económico, que se tramitan ante la Unidad de Grandes Empresas y Colectivos Estratégicos (UGE-CE). Incluye, entre otros, a profesionales altamente cualificados, trabajadores en traslado intraempresarial, investigadores y titulares de la tarjeta azul UE. Sus ventajas principales son que no se aplica la situación nacional de empleo, que la tramitación es electrónica y centralizada, y que los plazos de resolución suelen ser más cortos. Los requisitos (empresa, titulación o experiencia, retribución) están definidos en la propia ley y sus reformas posteriores, por lo que conviene revisar la versión vigente.

Gestión colectiva de contrataciones en origen

Para necesidades estables o estacionales de un número relevante de trabajadores, la gestión colectiva de contrataciones en origen permite a las empresas seleccionar grupos de trabajadores en sus países, con la intervención de las autoridades. Se regula mediante una orden ministerial que fija las previsiones de cada ejercicio y es muy utilizada en las campañas agrícolas. Suele incluir compromisos específicos de la empresa, como facilitar alojamiento adecuado u organizar el viaje de llegada y de retorno.

Estudiantes extranjeros

Los extranjeros con autorización de estancia por estudios pueden trabajar por cuenta ajena siempre que la actividad sea compatible con la realización de sus estudios. El nuevo Reglamento amplió este margen hasta un máximo de 30 horas semanales. Al contratar a un estudiante, la empresa debe controlar que su jornada no supere ese límite, algo especialmente sencillo si la jornada se registra con un sistema de fichaje que permita alertas por exceso de horas.

Solicitantes y beneficiarios de protección internacional

Los beneficiarios de protección internacional (asilo o protección subsidiaria) pueden trabajar. Los solicitantes, por su parte, quedan habilitados para trabajar una vez transcurridos seis meses desde la presentación de su solicitud si ésta no se ha resuelto por causa no imputable a ellos; esa habilitación consta en su documento de solicitante. Si la solicitud se deniega, la habilitación decae, por lo que es importante revisar periódicamente la vigencia del documento.

El arraigo es una autorización de residencia temporal por circunstancias excepcionales que permite regularizar su situación a personas extranjeras que ya viven en España y acreditan vínculos con el país. Para las empresas es relevante por dos motivos: porque una oferta de empleo puede ser la pieza que permite a un candidato obtenerlo, y porque, una vez concedido, en la mayoría de los casos habilita para trabajar.

Las modalidades del nuevo Reglamento

El Real Decreto 1155/2024 reorganizó las figuras de arraigo. Sin entrar en todos los requisitos, que deben consultarse en la normativa vigente, las modalidades son:

Uno de los cambios más comentados de la reforma es la reducción del tiempo de permanencia previa exigido con carácter general para el arraigo, que pasó de tres a dos años. También se modificaron la duración inicial de estas autorizaciones y sus posibilidades de renovación. Insistimos en la recomendación: comprueba los requisitos concretos en fuentes oficiales, porque la información de las guías anteriores a mayo de 2025 ya no es fiable.

El papel de la empresa en el arraigo sociolaboral

Cuando un candidato solicita un arraigo basado en un contrato, la empresa le facilita un contrato firmado cuyas condiciones deben ajustarse a la normativa y al convenio aplicable. Además, la Administración comprueba que la empresa cumple sus obligaciones (inscripción, estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, medios suficientes). Es importante saber que:

• El contrato no puede ejecutarse hasta que se conceda la autorización: la persona no puede empezar a trabajar mientras el expediente está en trámite.
• La concesión suele condicionarse a que la empresa dé de alta al trabajador en la Seguridad Social en un plazo determinado desde la notificación.
• Si la empresa no cumple las condiciones ofrecidas o no da de alta al trabajador, puede incurrir en responsabilidades y perjudicar gravemente a la persona.

Después de la concesión

Una vez concedida la autorización y obtenido el TIE, la persona se incorpora como cualquier otro trabajador. Ten en cuenta que su autorización es temporal: anota la fecha de caducidad y recuerda que su renovación puede depender de que mantenga la actividad, por lo que un despido o un fin de contrato puede tener consecuencias en su situación administrativa que conviene explicarle con transparencia.

La mayoría de sanciones por contratación irregular no se deben a mala fe, sino a una verificación deficiente. Un procedimiento interno sencillo, aplicado a todas las incorporaciones de personas extranjeras, reduce el riesgo casi a cero.

Qué documento acredita qué

El procedimiento recomendado

Igualdad de trato desde el primer día

Una vez contratado, el trabajador extranjero tiene exactamente los mismos derechos que el resto de la plantilla: salario de convenio, jornada, descansos, vacaciones, formación y prevención. Cualquier diferencia de trato por razón de nacionalidad u origen es discriminatoria. Registrar la jornada de todos con el mismo sistema, como permite Ikelma, ayuda a demostrar esa igualdad de condiciones ante cualquier inspección.

El régimen sancionador de la LOEX es especialmente severo con las empresas, y se aplica además de las posibles responsabilidades laborales y de Seguridad Social. Conviene conocer bien sus piezas.

Consecuencias laborales y de Seguridad Social

Recordemos el artículo 36.5 LOEX: la falta de autorización no invalida el contrato respecto a los derechos del trabajador. En la práctica, esto significa que la persona puede reclamar los salarios adeudados, las diferencias de convenio y, si se extingue la relación, las indemnizaciones que correspondan. En materia de accidentes de trabajo, el trabajador está protegido, y la empresa puede ser declarada responsable de las prestaciones por incumplir su obligación de alta. La Inspección de Trabajo, además, puede iniciar actuaciones por falta de alta y de cotización.

Quién detecta estas situaciones

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social es la principal vía de detección, a través de visitas a centros de trabajo, cruces de datos y denuncias. Los sectores con mayor rotación y estacionalidad (hostelería, agricultura, construcción, servicio doméstico, reparto) suelen concentrar más actuaciones, pero cualquier empresa puede ser inspeccionada.

Cómo actuar si detectas una irregularidad

Si descubres que una persona de tu plantilla no tiene autorización vigente (por ejemplo, porque ha caducado sin renovar), lo primero es no seguir ocupándola hasta que la situación se aclare y pedir asesoramiento especializado. Muchas veces se trata de una renovación presentada en plazo, que mantiene la vigencia de la autorización anterior mientras se resuelve; en ese caso basta con documentar la presentación. En otros, habrá que estudiar si existe alguna vía para regularizar su situación. Lo que nunca debes hacer es mirar hacia otro lado.

Los siguientes casos son ficticios y simplificados. Sirven para entrenar el criterio, no sustituyen la revisión de la normativa vigente ni el asesoramiento en cada expediente concreto.

Contratar a personas extranjeras es una oportunidad para cubrir vacantes difíciles, diversificar equipos y crecer. La clave está en entender que el procedimiento depende de quién es el candidato y en qué situación se encuentra: libre circulación para los ciudadanos de la UE, el EEE y Suiza; autorización previa para los nacionales de terceros países, ya sea por la vía ordinaria, por la Ley 14/2013, por la gestión colectiva en origen o por las distintas figuras de arraigo.

El nuevo Reglamento de Extranjería ha introducido cambios relevantes y su aplicación todavía se está consolidando, por lo que la consulta de fuentes oficiales actualizadas es imprescindible antes de cada trámite. Y en el día a día, el gran riesgo no está en la complejidad de la norma, sino en la falta de verificación: un documento mal revisado o una caducidad no controlada pueden convertirse en una infracción muy grave sancionada por cada trabajador.

Con un procedimiento interno claro (verificar, documentar, contratar en las condiciones autorizadas, dar de alta y vigilar las caducidades) y una gestión de personas igual para toda la plantilla, la contratación internacional deja de ser un riesgo y se convierte en una ventaja competitiva.