Gestión de Gastos y Viajes de Empresa: Política y Buenas Prácticas 2026

La gestión de gastos y viajes (en inglés, travel & expense management o T&E) es el conjunto de normas, procesos y herramientas con los que una empresa controla los desembolsos que hace su personal cuando trabaja fuera del centro de trabajo habitual: desplazamientos, alojamiento, manutención, representación y otros gastos menores vinculados a la actividad. Abarca desde el momento en que alguien solicita un viaje hasta que el gasto queda contabilizado, el IVA deducido (si procede) y el trabajador reembolsado.

Aunque individualmente cada ticket parezca insignificante, en conjunto los gastos de viaje suelen ser una de las partidas de gasto operativo más difíciles de controlar. El motivo es estructural: el gasto se decide de forma descentralizada (lo decide quien viaja, en el momento), se documenta con justificantes en papel que se pierden con facilidad y se revisa tarde, cuando el dinero ya se ha gastado.

Las cuatro fases del ciclo de un gasto de viaje

Por qué merece la pena ordenarlo

Una gestión desordenada tiene costes visibles e invisibles. Los visibles son los gastos que nadie revisa, las reservas de última hora más caras de lo necesario o el IVA que se pierde porque el ticket no cumple los requisitos de una factura. Los invisibles son las horas que administración dedica a perseguir justificantes, la frustración del comercial que lleva un mes esperando a que le devuelvan 600 euros y los riesgos fiscales si la Agencia Tributaria cuestiona que determinados importes estén realmente vinculados a la actividad.

También hay una dimensión laboral. Cuando el trabajador adelanta dinero de su bolsillo para trabajar, la empresa tiene la obligación de devolvérselo, y retrasos sistemáticos generan conflictos. Además, los viajes plantean preguntas sobre el tiempo de trabajo (¿cuenta el trayecto?, ¿y la espera en el aeropuerto?) que conviene tener resueltas. En nuestra guía sobre tiempo de desplazamiento y tiempo de trabajo abordamos esa cuestión en detalle.

Quién interviene

En una pyme, el proceso suele implicar a cuatro actores: la persona que viaja, su responsable directo (que aprueba la necesidad y el importe), administración o finanzas (que revisa la documentación, contabiliza y paga) y RRHH (que define la política, la integra con el convenio y gestiona las consecuencias disciplinarias si hay abusos). En empresas mayores aparecen además el departamento de compras, una agencia de viajes corporativa y, a veces, auditoría interna. Cuanto más claro esté el papel de cada uno, menos fricción habrá.

No existe una ley específica que regule la política de viajes de las empresas: cada organización decide qué gastos asume y con qué límites. Pero ese margen se mueve dentro de varias normas laborales, fiscales y mercantiles que conviene conocer antes de redactar nada.

Ámbito laboral: los gastos de viaje no son salario

El artículo 26.2 del Estatuto de los Trabajadores excluye del concepto de salario las cantidades que recibe el trabajador "en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral". Es decir, cuando la empresa devuelve al trabajador lo que ha pagado por un hotel o un billete, no le está pagando un salario, sino compensándole un gasto que en realidad era de la empresa.

Esta distinción tiene consecuencias prácticas: los suplidos no forman parte de la base para calcular indemnizaciones y, con los límites que marca la normativa de cotización y de IRPF, no cotizan ni tributan. Por eso es tan importante que el reembolso responda a gastos reales y justificados. Si una "dieta" se paga siempre igual, sin viaje real, la Inspección de Trabajo o la Seguridad Social pueden considerarla salario encubierto y exigir las cotizaciones correspondientes.

Muchos convenios colectivos regulan además dietas, kilometraje o condiciones de los desplazamientos (tipo de transporte, categoría de hotel, compensación del tiempo de viaje). La política interna nunca puede empeorar lo que fije el convenio aplicable, así que revisa el tuyo antes de fijar importes. Si no tienes claro qué convenio se aplica, consulta nuestra guía de convenios colectivos.

Ámbito fiscal: IRPF, IVA e Impuesto sobre Sociedades

Para el Impuesto sobre Sociedades, un gasto es deducible si está contabilizado, imputado al ejercicio correcto, justificado documentalmente y vinculado a la actividad. El artículo 15.e de la Ley 27/2014 excluye los donativos y liberalidades, pero admite los gastos de relaciones públicas con clientes o proveedores, los que se hagan para promocionar ventas y los habituales con el personal. Las atenciones a clientes o proveedores (comidas, regalos) solo son deducibles hasta el 1% del importe neto de la cifra de negocios del periodo.

En IVA, el artículo 96 de la Ley 37/1992 limita la deducción de las cuotas soportadas en servicios de desplazamiento, hostelería y restauración: solo son deducibles si el gasto tiene la consideración de deducible en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades. Y el artículo 97 exige estar en posesión de la factura original o de un documento equivalente con los requisitos legales. Lo vemos con detalle en el apartado de digitalización.

Ámbito mercantil: conservar la documentación

El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento. A efectos tributarios, el plazo de prescripción general es de cuatro años (art. 66 LGT), pero puede ampliarse cuando se compensan bases imponibles negativas o se aplican deducciones pendientes, porque Hacienda puede pedir que se acrediten los gastos de ejercicios antiguos. Regla práctica: guarda los justificantes de viaje al menos seis años, en papel o mediante digitalización certificada.

La política de viajes es el documento que dice, por escrito, qué paga la empresa, cómo y con qué límites. Su objetivo no es desconfiar del personal, sino dar certeza: quien viaja sabe de antemano qué gastos se le reembolsarán, el responsable sabe qué puede aprobar y administración tiene un criterio objetivo para revisar. Una política clara reduce las discusiones a casi cero.

Contenido mínimo de la política

Dieta fija o gasto real: el gran dilema

Hay dos formas de compensar la manutención. Con el sistema de dieta fija, la empresa paga una cantidad por día de viaje (por ejemplo, media dieta si no hay pernocta y dieta completa si la hay) sin pedir justificante de cada comida. Es sencillo de gestionar, pero la parte que supere los límites exentos tributa en el IRPF del trabajador y el gasto no siempre permite deducir IVA. Con el sistema de gasto real, se reembolsa exactamente lo pagado, con un tope por comida o por día, contra factura. Es más preciso y permite deducir el IVA, pero exige más papeleo.

Muchas empresas combinan ambos: gasto real para hotel y transporte, y dieta fija para la manutención del personal que viaja con mucha frecuencia. Lo importante es que el sistema esté escrito y se aplique igual a todos.

Topes razonables y diferenciados

Un error frecuente es fijar un único precio máximo de hotel para todo el país. Una noche en el centro de Madrid o Barcelona en temporada alta no cuesta lo mismo que en una capital de provincia pequeña. Es preferible establecer dos o tres franjas por tipo de destino, o un precio de referencia con una tolerancia (por ejemplo, un 15% de margen si no hay disponibilidad), y revisar los importes al menos una vez al año. Los topes demasiado bajos se acaban incumpliendo de forma sistemática y pierden toda autoridad.

Cómo implantarla

La política es una instrucción empresarial dictada en ejercicio del poder de dirección (art. 20 ET), por lo que no necesita la firma de cada trabajador, aunque sí debe comunicarse de forma que quede constancia. Si existe representación legal de los trabajadores, es buena práctica informarla antes de aprobarla; y si la política modifica condiciones que se venían disfrutando (por ejemplo, reduce una dieta pagada durante años), conviene analizar si estamos ante una modificación sustancial de condiciones de trabajo, que tiene su propio procedimiento.

La mayor parte del ahorro en viajes se decide antes de salir, no al revisar la nota de gastos. Un billete de tren comprado con tres semanas de antelación suele costar bastante menos que el mismo trayecto reservado la víspera, y un hotel elegido entre los concertados evita sorpresas. Por eso la fase de solicitud y aprobación es la más rentable de ordenar.

La solicitud de viaje

Para viajes de cierto importe (por ejemplo, los que incluyen avión o pernocta), pide una solicitud previa breve con: motivo del viaje y cliente o proyecto al que se imputa, fechas y destino, medio de transporte y alojamiento previstos, coste estimado y si se necesita anticipo. Para desplazamientos cortos y recurrentes (visitas comerciales en la misma provincia) basta con una autorización genérica anual y el control posterior.

Niveles de aprobación

Una regla útil: nadie aprueba sus propios gastos. Los gastos de un responsable los aprueba su superior y los de la dirección general, otra persona designada (por ejemplo, el responsable financiero o un consejero). Es un control básico que evita muchos problemas.

Canales de reserva

Las opciones habituales son tres: que cada trabajador reserve por su cuenta y luego lo justifique; que reserve una persona centralizada (administración, una asistente) o una agencia de viajes corporativa; o que se use una herramienta de autoreserva con la política integrada, que solo deja elegir opciones dentro de los límites. La reserva centralizada tiene una ventaja fiscal clara: la factura se emite directamente a nombre de la empresa, con todos sus datos, lo que facilita deducir el IVA y evita que el trabajador adelante dinero.

Viajes internacionales: lo que no puede faltar

Si el desplazamiento es a otro país, además del billete hay trámites laborales y de Seguridad Social: el certificado A1 en desplazamientos dentro de la UE, la posible comunicación de desplazamiento en el país de destino, seguros de asistencia y, en estancias largas, implicaciones fiscales. Lo explicamos en la guía sobre el desplazamiento de trabajadores al extranjero y el certificado A1. La política de viajes debería incluir una lista de comprobación para que nadie salga sin estos documentos.

¿Quién pone el dinero mientras dura el viaje? Es una pregunta que la política debe responder, porque de ella depende cuánto se arriesga el trabajador y cuánto trabajo administrativo genera cada desplazamiento. Hay tres modelos, combinables entre sí.

El anticipo de viaje no es un anticipo de nómina

Conviene no confundir conceptos. El anticipo de viaje es una entrega de fondos para cubrir gastos que son de la empresa: el trabajador actúa como mero intermediario y debe rendir cuentas de en qué los ha empleado. No es salario ni un adelanto del salario. El anticipo de nómina, en cambio, es un adelanto de la retribución por el trabajo ya realizado, regulado en el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores, y se descuenta del salario del mes. Son cosas distintas, se contabilizan en cuentas distintas y no deben mezclarse en la nómina.

Buenas prácticas con los anticipos

• Entrega el anticipo mediante transferencia y no en efectivo, para que quede rastro.
• Calcula su importe sobre el coste estimado de la solicitud de viaje, sin redondeos generosos.
• No concedas un nuevo anticipo a quien tenga otro sin liquidar.
• Fija un plazo de liquidación (por ejemplo, 10 días tras el regreso).
• Lleva un registro de anticipos pendientes por persona, revisado al cierre de cada mes.

Tarjetas corporativas: normas de uso

La tarjeta corporativa, sea de débito, de crédito o prepago, es hoy la forma más cómoda de evitar que el trabajador adelante dinero. Pero exige un documento de entrega firmado en el que la persona reconozca que la tarjeta es solo para gastos de empresa, conozca los límites (diarios, por comercio, por categoría) y se comprometa a aportar justificante de cada cargo. Si se produce un cargo personal por error, la política debe prever cómo se devuelve: lo habitual es una transferencia del trabajador o, si este lo autoriza por escrito, una compensación en la siguiente liquidación.

Al terminar la relación laboral

Cuando un trabajador causa baja, la liquidación de anticipos de viaje pendientes y la devolución de la tarjeta corporativa deben formar parte de la lista de salida. Lo recomendable es cerrar las notas de gastos pendientes antes de calcular el finiquito, de modo que en el documento final quede claro si la empresa debe reembolsar algún gasto o si existe un saldo a favor de la empresa, y bloquear la tarjeta el mismo día de la baja.

La liquidación (o nota de gastos) es el documento en el que el trabajador relaciona los gastos de un viaje o de un periodo, aporta los justificantes y obtiene el reembolso. Es el momento crítico del proceso: si está bien diseñado, se resuelve en minutos; si no, se convierte en un cuello de botella mensual.

¿En nómina o por transferencia aparte?

Las dos opciones son válidas. Incluir los gastos en la nómina, en el apartado de percepciones no salariales, tiene la ventaja de que queda todo documentado en el recibo de salarios y que la parte sujeta a IRPF se trata automáticamente. La transferencia aparte permite reembolsar más rápido, sin esperar al cierre de nómina. Si optas por esta segunda vía, asegúrate de que el departamento que hace las nóminas recibe la información de dietas y kilometraje, porque esas cantidades deben declararse en el modelo 190 aunque estén exentas cuando así lo exija la normativa. En la guía de nóminas tienes la estructura del recibo.

Plazos: ni eternos ni imposibles

Fija dos plazos en la política: el del trabajador para presentar la nota (por ejemplo, dentro del mes siguiente al viaje o antes del día 5 del mes siguiente) y el de la empresa para pagar (por ejemplo, con la nómina del mes en que se aprueba). Presentar notas de gastos con seis meses de retraso complica la contabilidad y el cierre del ejercicio; reembolsar con tres meses de retraso deteriora la confianza.

Fotografiar los tickets con el móvil es cómodo, pero una foto no sustituye automáticamente al original en papel ante Hacienda. Para poder destruir el papel y conservar solo la imagen hay que cumplir los requisitos de la digitalización certificada. Y para deducir el IVA, además, el justificante tiene que ser el adecuado.

Ticket, factura simplificada y factura completa

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) permite expedir factura simplificada (lo que coloquialmente llamamos "ticket") cuando el importe no supera 400 euros, IVA incluido, y en ciertos sectores (como hostelería y restauración o el comercio minorista) hasta 3.000 euros. La factura simplificada básica no identifica al cliente, por lo que no sirve para deducir el IVA. Sin embargo, el artículo 7.2 del Reglamento permite que el empresario destinatario pida que consten su NIF y su domicilio y la cuota de IVA repercutida por separado. Esa factura simplificada "cualificada" sí permite la deducción.

¿Qué es la digitalización certificada?

La Orden EHA/962/2007, que desarrolla la normativa de facturación telemática y conservación electrónica, regula en su artículo 7 la digitalización certificada de facturas y justificantes en papel. Si se digitalizan con un software homologado por la Agencia Tributaria, el documento digital tiene la misma validez que el original y el papel puede destruirse. El procedimiento de homologación de estos programas lo fijó la AEAT mediante resolución de 24 de octubre de 2007, y la propia Agencia publica en su sede electrónica la relación de software homologado.

En términos generales, el proceso de digitalización certificada exige que la imagen reproduzca fielmente el original (con una resolución mínima y sin manipulación), que se firme electrónicamente con un certificado reconocido para garantizar su integridad, que se generen metadatos de búsqueda y que exista una base de datos que permita a Hacienda acceder a las imágenes. Los proveedores de software de gastos que cuentan con la homologación suelen indicarlo de forma destacada; pide siempre que lo acrediten.

Facturas electrónicas de origen

Cada vez más proveedores (aerolíneas, plataformas de reserva, compañías de tren, cadenas hoteleras) emiten la factura directamente en PDF o en formato electrónico. Estas facturas ya son digitales de origen y no necesitan digitalización: basta con conservarlas de forma que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Es otro argumento para centralizar reservas: la factura llega a la empresa sin pasar por el bolsillo del trabajador.

Lectura automática (OCR) y su límite

Las herramientas actuales extraen automáticamente fecha, comercio, importe y tipo de IVA del ticket mediante reconocimiento óptico. Ahorra mucho tiempo, pero los errores de lectura existen (un 1 que se lee como 7, un IVA mal desglosado). La revisión de administración sigue siendo necesaria, aunque pase de teclear a validar. Para profundizar en cómo encaja esto en una estrategia global, consulta nuestra hoja de ruta de digitalización de RRHH.

La inmensa mayoría de las notas de gastos son correctas. Pero precisamente porque el proceso se basa en la confianza, una pequeña parte de abusos puede pasar desapercibida durante años. El objetivo del control no es sospechar de todos, sino tener mecanismos proporcionados que detecten lo anómalo sin entorpecer lo normal.

Las formas más habituales de fraude

Controles proporcionados

• Controles automáticos: detección de duplicados por importe, fecha y comercio; alertas cuando se superan topes; gastos en fin de semana o festivo sin viaje asociado.
• Cruce con otras fuentes: fechas del viaje frente al registro de jornada y a las reservas; kilómetros declarados frente a la distancia real entre origen y destino calculada con un mapa.
• Revisión por muestreo: además de revisar todo lo que salta en las alertas, revisa a fondo un porcentaje aleatorio de notas cada mes.
• Análisis de tendencias: comparar el gasto medio por viaje entre personas con funciones similares ayuda a detectar patrones anómalos.
• Segregación de funciones: quien aprueba no paga, y nadie aprueba sus propios gastos.

Límites al control: privacidad y proporcionalidad

El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores permite a la empresa adoptar medidas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, con respeto a la dignidad del trabajador. El cruce de datos que la empresa ya tiene (reservas, fichajes, tarjeta corporativa) suele ser proporcionado. Otras medidas más intensas, como la geolocalización del vehículo, requieren información previa y una justificación específica; lo analizamos en la guía sobre videovigilancia y geolocalización de trabajadores.

Consecuencias disciplinarias

Los errores involuntarios se corrigen y, como mucho, se recuerda la norma. Pero el fraude deliberado en los gastos es una de las conductas que con más frecuencia se encuadran en la transgresión de la buena fe contractual y el abuso de confianza del artículo 54.2.d del Estatuto de los Trabajadores, que puede justificar el despido disciplinario. La valoración depende de las circunstancias (importe, reiteración, intencionalidad, cargo de confianza), por lo que conviene documentar bien los hechos: qué gastos, qué justificantes, qué incoherencias y qué explicación dio el trabajador.

Si el convenio colectivo tipifica faltas relacionadas con la falsedad de documentos o el uso indebido de bienes de la empresa, habrá que seguir su graduación y procedimiento. Tienes más detalle en nuestra guía del régimen disciplinario de los trabajadores.

Por último, la tolerancia también comunica. Si la empresa conoce abusos y no actúa, será más difícil sancionarlos después y el resto de la plantilla entenderá que la política es papel mojado. Un sistema de control visible y aplicado con coherencia es el mejor disuasorio. Si la empresa tiene un programa de compliance laboral, la política de gastos debería formar parte de él.

La herramienta adecuada depende del volumen. Una empresa con dos personas que viajan una vez al mes no necesita lo mismo que una con un equipo comercial de treinta personas en la carretera. Lo importante es que el sistema elegido cubra el ciclo completo (captura, aprobación, liquidación, contabilización y archivo) sin pasos manuales innecesarios.

Qué pedir a un software de gastos

• App móvil sencilla para capturar tickets en el momento, incluso sin conexión.
• Homologación AEAT para digitalización certificada si quieres prescindir del papel.
• Reglas de la política configurables: topes por categoría, por destino y por perfil.
• Flujos de aprobación con varios niveles y sustituciones durante ausencias.
• Conciliación con tarjetas corporativas y gestión de anticipos.
• Cálculo de kilometraje a partir de origen y destino.
• Exportación contable compatible con tu programa de contabilidad y de nóminas.
• Cumplimiento RGPD: servidores en la UE, contrato de encargo de tratamiento y control de accesos.

Encaje con el resto del ecosistema de RRHH

La gestión de gastos no vive aislada. Los datos de viajes se relacionan con el registro de jornada (horas trabajadas durante el desplazamiento), con la gestión de vacaciones y ausencias (para validar fechas), con las nóminas (para la parte sujeta a tributación) y con la contabilidad. Cuantas más conexiones automáticas haya, menos datos se teclean dos veces. A la hora de elegir, revisa qué integraciones ofrece cada herramienta; nuestra guía de software de recursos humanos para pymes te ayuda a plantear el mapa completo.

Los siguientes ejemplos son ficticios y utilizan importes de política interna inventados con fines ilustrativos. Los límites exentos de IRPF para dietas y kilometraje se tratan en su guía específica; aquí nos fijamos en la mecánica de la liquidación.

Caso 1: viaje de dos días con anticipo

Caso 2: comercial con coche propio

Caso 3: comida con clientes y el IVA

Caso 4: tarjeta corporativa con un cargo personal

Estos son los fallos que más se repiten en pymes y que, en su mayoría, se corrigen con una política escrita y un poco de disciplina.

La gestión de gastos y viajes es uno de esos procesos que nadie valora cuando funciona y que todo el mundo sufre cuando falla. La buena noticia es que no hace falta una gran inversión para ordenarlo: basta con una política escrita, clara y realista; un circuito de aprobación que no dependa de que alguien se acuerde; reglas sencillas sobre anticipos y tarjetas; y una forma ágil de capturar los justificantes desde el primer minuto.

Sobre esa base, la digitalización aporta lo demás: lectura automática de tickets, alertas cuando algo se sale de la norma, liquidaciones en minutos y, con software homologado por la Agencia Tributaria, la posibilidad de olvidarse definitivamente de las cajas de tickets. Y el control deja de ser una auditoría desconfiada para convertirse en algo automático y proporcionado, apoyado en datos que la empresa ya tiene, como las reservas, los movimientos de tarjeta o el registro de jornada.

Tu lista de acciones

• Revisa qué dice tu convenio sobre dietas, kilometraje y desplazamientos.
• Redacta o actualiza la política de viajes con importes realistas y un anexo revisable.
• Define niveles de aprobación y asegúrate de que nadie aprueba sus propios gastos.
• Ordena los anticipos: registro, plazo de liquidación y autorización de compensación.
• Forma a la plantilla para pedir siempre factura a nombre de la empresa.
• Comprueba si tu herramienta está homologada antes de destruir papel.
• Cruza viajes, gastos y registro de jornada para tener una imagen coherente.